3 plekken waar je microvergaderingen houdt, zonder dat je het doorhebt

Wat zijn microvergaderingen?

Vergaderingen krijgen veel slechte pers. Ze kunnen geld verspillen, de productiviteit om zeep helpen, en over het algemeen lijken medewerkers er niet zo dol op te zijn. Het terugdringen van onnodige vergaderingen is een nobel doel, maar al te vaak ontaardt onze terughoudendheid om vergaderingen te houden in goede, ouderwetse vermijdingsangst. En dat vermijden brengt zijn eigen tijdrovende en geldverspillende gevaren met zich mee.

Een goed voorbeeld hiervan zijn microvergaderingen. Kort gezegd gebruik ik de term ‘microvergaderingen’ om de virtuele ruimtes te beschrijven waar we ideeën uitwerken of problemen oplossen – maar waar digitale ruis ervoor zorgt dat deze gesprekken minder productief en tijdrovender zijn dan gewoon even bellen of een persoonlijk gesprek voeren. Hier zijn bijvoorbeeld drie situaties waarin je waarschijnlijk microvergaderingen houdt zonder dat je het doorhebt, en hoe je die kunt vermijden.

Jouw Work Chat-app

Of je team nu Slack, Telegram of GChat gebruikt, de meeste organisaties hebben een speciale chatdienst. Hoewel deze kanalen van onschatbare waarde kunnen zijn om direct antwoord te krijgen op makkelijk op te lossen vragen (of om het team moreel op te krikken met hilarische memes), zijn er veel discussies waarvoor ze simpelweg niet geschikt zijn. Zodra er een groter probleem in de chat ter sprake komt en alle betrokkenen zich ermee gaan bemoeien, zit je in de problemen. Plotseling staat de chat vol met tegenstrijdige meningen en verschijnt die gevreesde melding: “Meerdere mensen zijn aan het typen…”. Gefeliciteerd, je zit midden in een microvergadering.

Hoe je dit kunt voorkomen: Houd het in de app bij gezellige praatjes en snelle vragen. Het oplossen van problemen en creatieve oplossingen horen thuis in de vergaderzaal. Plan een vergadering en wijs een specifieke belanghebbende aan die naar verschillende benaderingen luistert en beslist hoe verder te gaan.

Aantekeningen bij documenten

Met software zoals Google Docs is het makkelijker dan ooit om nauwkeurige, regel-voor-regel feedback te geven op de communicatie van je bedrijf. Aantekeningen besparen vaak veel tijd, waardoor medewerkers vragen en opmerkingen snel kunnen doornemen en oplossen. Er zijn drie belangrijke punten waarop we hier de plank misslaan: slecht geformuleerde of te vage feedback, open vragen en het betrekken van te veel belanghebbenden. Je bent maar één notitie verwijderd van het op gang brengen van een hele discussie, bijvoorbeeld: “Wat vinden we qua uitstraling van deze tekst? Suggesties zijn welkom!” of “@George @Susan, kan een van jullie hier even naar kijken?”. En voor je het weet heeft die aantekening vijf reacties. Ta-da: een mini-vergadering!

Hoe kun je dit voorkomen?: Maak je feedback zo duidelijk en zo concreet mogelijk, en geef aan wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering als dat niet meteen duidelijk is. Als je commentaarreeks langer wordt dan één of twee reacties, maak het dan even duidelijk via een kort gesprekje.

E-mails

Microvergaderingen via e-mail zijn misschien wel het lastigst te herkennen, omdat er situaties zijn waarin problemen kunnen worden opgelost en algemene feedback kan worden gegeven in een korte e-mailwisseling. Problemen ontstaan vaak als e-mails worden verstuurd zonder duidelijk doel, en als ze naar te veel mensen worden gestuurd. Velen van ons (vooral in de contentmarketing!) hebben wel eens e-mails geopend waarin om feedback wordt gevraagd over een document of presentatie, gericht aan ons hele team. We vragen dan om wat meer duidelijkheid over de opdracht of de doelgroep. We krijgen een antwoord. We maken wat tijd vrij, geven onze feedback, maar dan mengt een van onze andere teamgenoten zich twee minuten later in de discussie met zijn of haar feedback. We zijn het over veel algemene punten eens, maar op een of twee punten hebben we tegenstrijdige adviezen gegeven. Dit moet dan worden uitgepraat en opgelost. Een uur later begint de onderwerpregel van de e-mail met „RE: RE: RE: RE: FWD: RE:“. Je raadt het al: microvergadering!

Hoe kun je dit voorkomen?: We denken vaak dat die e-mailketens minder tijd kosten, omdat iedereen die even tijd heeft er wel even aan mee kan doen, maar te veel betrokkenen maken die ketens juist tijdrovender (en dan heb ik het nog niet eens over het feit dat iedereen in CC de nieuwe e-mails nog steeds krijgt, ook al doen ze niet mee). Doe in plaats daarvan het volgende: vraag aan één persoon of hij of zij tijd heeft. Zo niet, vraag het dan aan iemand anders. Beperk het aantal deelnemers tot een minimum en zorg ervoor dat ze in de eerste e-mail al over de belangrijkste informatie beschikken (deadlines, opdrachtomschrijvingen). Geef één persoon de juiste hoeveelheid informatie in plaats van vaag te blijven tegenover het hele team.