5 manieren waarop data je kan helpen om slimmere beslissingen te nemen bij het opstellen van roosters

Planning lijkt misschien simpel, maar het is vaak tijdrovend en ingewikkeld. Of je nu een freelance ontwerper bent die klanten telefoontjes moet afhandelen of een schoolbestuurder die personeelsvergaderingen organiseert: je agenda is meer dan alleen blokken met tijd. Het is meer een soort routekaart van hoe je dag verloopt. En als je die beslissingen neemt zonder gegevens, vlieg je in feite blind.

1. Let goed op wat er al gebeurd is

Sarah is freelance illustratrice en begon last te krijgen van stress op maandagen. Ze merkte dat veel afspraken met klanten die voor maandagochtend waren ingepland, werden uitgesteld of afgezegd. Dus keek ze terug naar de afspraken van de afgelopen maanden en zag ze duidelijk het patroon. Nu plant ze afspraken in voor dinsdagmiddag, en dat gaat een stuk beter. Minder no-shows en betere gesprekken.

Als je in het onderwijs werkt, merk je misschien iets soortgelijks bij bezoeken van medewerkers of sessies met studenten. Even terugkijken kan je later veel tijd besparen.

2. Gebruik boekingstrends om je week in te delen

Mario, een jonge bedrijfscoach, merkte een interessant patroon op: de meeste van zijn kennismakingsgesprekken vonden plaats op woensdag en donderdag. In plaats van ze over de hele week te verspreiden, groepeert hij ze nu op die twee dagen en reserveert hij maandag en vrijdag voor strategisch werk en het maken van content. Deze verandering is rechtstreeks ingegeven door de boekingsgegevens.

Leraren en begeleiders kunnen hetzelfde doen door in de gaten te houden wanneer leerlingen vaak hulpafspraken boeken of wanneer ouders eerder geneigd zijn om op uitnodigingen voor een gesprek te reageren.

3. Signaleer kleine problemen met de planning zo vroeg mogelijk

Als je ze op tijd opmerkt, lopen ze niet uit de hand. Emily runt bijvoorbeeld een kleine non-profitorganisatie en had helaas vaak te maken met last-minute afzeggingen. Na wat onderzoek naar boekingsgegevens kwam ze erachter dat mensen veel vaker afzeggen als de afspraak te ver van tevoren is gepland. Dus heeft ze de marge verkleind en mensen de mogelijkheid gegeven om minder ver van tevoren te boeken. Het loste niet alles op, maar het aantal no-shows daalde flink en haar agenda werd een stuk overzichtelijker.

Coaches, consultants of tech-oprichters die veel back-to-back-gesprekken voeren, kunnen van dit soort ideeën profiteren, vooral als er chaos in je agenda begint te ontstaan.

4. Zoek uit waar je je tijd aan besteedt

Een simpel overzicht kan je ogen openen en je kijk op je tijd veranderen; je hebt niets bijzonders nodig. Als softwareontwikkelaar en oprichter van een start-up begon Ryan bij te houden hoeveel tijd hij in vergaderingen doorbracht en hoeveel tijd hij aan programmeren besteedde. De cijfers verrasten hem. Hij bracht 60% van zijn week door in vergaderingen. Hij gebruikte die informatie om een aantal terugkerende vergaderingen te schrappen en meer tijd te besteden aan creatief werk.

Onderwijzers, vooral degenen met een leidinggevende functie, kunnen de gegevens gebruiken om te kijken of vergaderingen tijd opslokken die beter besteed zou kunnen worden aan lesvoorbereiding of individuele begeleiding van leerlingen.

5. Gebruik de gegevens om je manier van omgaan met mensen te verbeteren

Zodra je die informatie hebt, kun je slimmere beslissingen nemen. Als loopbaancoach merkte Layla dat haar energie (en de betrokkenheid van haar cliënten) in de vroege namiddag het hoogst was. Ze verplaatste alle vroege sessies naar dat tijdstip en de feedback van haar cliënten verbeterde enorm. Hij veranderde zijn schema niet, maar vertrouwde in plaats daarvan op wat zijn agenda hem al vertelde. Je hoeft niet elke functie te gebruiken of van je agenda een wetenschappelijk project te maken. Het is veel beter om kleine veranderingen door te voeren die ineens een groot verschil maken.

Laat de gegevens het zware werk doen

Bij slim plannen gaat het niet om de perfecte agenda. Het is belangrijker om te leren van wat er al is gebeurd en dat te gebruiken om in de toekomst betere beslissingen te nemen. En dat is precies waar data echt tot zijn recht komt. Als je klaar bent om je tijd beter in de hand te krijgen en planning voor je te laten werken, dan is Doodle er om je daarbij te helpen. Het is simpel, intuïtief en ontworpen om bij jouw manier van werken te passen.