Come la città di Arvada ha migliorato il coordinamento delle riunioni per servire una città in crescita

Uno studio sull'esperienza utente con Doodle

Il piccolo team del Comune di Arvada, Colorado, ha il compito di soddisfare le diverse esigenze municipali degli oltre 100.000 residenti di Arvada, occupandosi di tutto, dai servizi di polizia alle iniziative di sostenibilità. Quando abbiamo parlato con Charise Canales, responsabile del coinvolgimento dei quartieri nell'ufficio del City Manager di Arvada, ci ha detto chiaramente che le riunioni hanno un ruolo importante nella sua vita quotidiana.

Ci ha detto che il suo ruolo "comporta tipicamente il coordinamento di molte riunioni, come in ogni lavoro comunale". Inoltre, molte di queste riunioni sono con interlocutori esterni, siano essi collaboratori aziendali o privati cittadini.

Organizzare riunioni frequenti con gruppi diversi di invitati esterni può causare rapidamente problemi di programmazione. Ma la città di Arvada ottimizza la programmazione con Doodle Premium: "Usiamo Doodle costantemente", ha detto Charise.

Doodle permette di programmare senza problemi le riunioni esterne attraverso il software di calendario.

Le riunioni interne della città di Arvada sono facili da programmare perché tutti gli uffici utilizzano lo stesso calendario. Spiega Charise: "Possiamo semplicemente consultare i calendari di tutti e trovare uno spazio vuoto". Le riunioni con gli stakeholder esterni erano invece più impegnative.

Charise ricorda di aver cercato di organizzare grandi riunioni esterne via e-mail: 'c'era un sacco di tira e molla, del tipo: questo orario va bene per me, ma non per questa persona. Erano i tempi bui". Ora? "Se si tratta di stakeholder esterni", dice Charise, "usiamo Doodle".

Con Doodle Premium, dopo che un rapido sondaggio Doodle ha deciso l'orario della riunione, questo viene automaticamente inserito nei calendari dei partecipanti. Charise stima che il suo team risparmi 3 ore a settimana da quando è passato a programmare le riunioni esterne attraverso un piano di squadra Doodle.

Il Kickoff del Censimento 2020

Più il progetto è grande, più la pianificazione delle riunioni può essere un grattacapo. E i progetti non sono molto più grandi di un censimento cittadino! Nell'ufficio del City Manager, il personale si sta preparando per il censimento del 2020. Per iniziare, stanno formando un Comitato per il Conteggio Completo, composto da circa 70 leader della comunità, per aumentare la consapevolezza del censimento ad Arvada.

Come ammette Charise, "riunire così tante persone in una stanza è una sfida". Ma Doodle Premium ha permesso loro di avviare rapidamente l'iniziativa e hanno già programmato e organizzato con successo la prima sessione di formazione del Comitato. Quando sarà il momento di fare il check-in con il Comitato per il Conteggio Completo, non ci saranno dubbi: useranno di nuovo Doodle.

I promemoria cambiano le carte in tavola

Quando i partecipanti non rispondono alle richieste di invito alle riunioni, è molto faticoso rintracciarli individualmente. Per Charise, ricordare alle persone di confermare la loro disponibilità per una riunione era un compito frustrante che richiedeva molto tempo.

Soprattutto quando le riunioni erano molto numerose e riuscivo a convincere solo un paio di persone a rispondere". Con Doodle Premium, invece, può impostare delle scadenze per ogni richiesta di invito a una riunione e inviare promemoria automatici a tutti coloro che non hanno compilato il sondaggio, senza alcun lavoro aggiuntivo da parte sua.

Casi d'uso: Riunioni di team, stakeholder esterni, incontri individuali, sessioni di formazione