È ora di reinventare il processo di pianificazione e previsione del bilancio

Se siete come me, i termini "budgeting" o "forecasting" vi manderanno direttamente a dormire o vi faranno guardare intorno con ansia alla ricerca di qualcos'altro, qualsiasi cosa, da fare. "Che cos'è? Dobbiamo pianificare il bilancio del prossimo anno? Non finché ci sono finestre da pulire, no!".

Che ci crediate o no, in tutte le organizzazioni ci sono persone - in genere con la parola "finanza" nel loro titolo di lavoro - che amano la pianificazione e le previsioni di bilancio. Ciò che è ancora più difficile da credere è che queste persone sono nel giusto. Anche se per molti di noi può essere un inconveniente trimestrale o annuale, una solida pianificazione e previsione del budget costituisce il quadro di riferimento per il futuro di tutte le aziende.

Ma in che cosa consistono esattamente la pianificazione e la previsione del budget (o BP&F, come amano chiamarla quelli che si occupano di finanza)? In cosa si differenzia un budget da un piano o da una previsione?

• La pianificazione è il livello più alto di tutti questi processi. Si tratta per lo più di una panoramica strutturata degli obiettivi finanziari di un'organizzazione per i prossimi anni.

• Il livello successivo è il budgeting, un'analisi più dettagliata di come l'azienda eseguirà il piano in un periodo più breve. Le aziende tendono a stanziare il budget annualmente, in base all'anno fiscale. Tuttavia, i budget sono spesso monitorati e modificati trimestralmente o addirittura mensilmente, a seconda dell'andamento dell'azienda rispetto ai suoi obiettivi. I budget comprendono voci come le entrate, le spese, il flusso di cassa e la riduzione del debito.

• Il forecasting combina la pianificazione e il budgeting con i risultati storici e le attuali condizioni economiche e di mercato per fornire una previsione finanziaria dei risultati dell'azienda nei prossimi trimestri o anni.

I vecchi non sono sempre i migliori

Quest'anno Excel compie 35 anni. Nei tre decenni e mezzo trascorsi da quando Microsoft lo lanciò per la prima volta per Macintosh (Windows lo seguì solo due anni dopo), Excel si è indubbiamente affermato e consolidato come uno dei migliori strumenti e software aziendali di tutti i tempi. Ma questa non è una scusa per continuare a usare Excel per tutti i vostri bilanci, pianificazioni e previsioni.

Sebbene le soluzioni SAAS basate sul cloud abbiano migliorato l'efficienza in tutte le organizzazioni, il 70% delle aziende confessa di affidarsi ancora pesantemente ai fogli di calcolo per la BP&F, con il 40% che utilizza esclusivamente fogli di calcolo. Sostituendo il monitor con la carta intestata, queste aziende gestiscono le loro finanze nello stesso modo in cui lo facevano i manager più di 100 anni fa.

"Se non è rotto, non aggiustarlo", si potrebbe dire. Solo perché qualcosa non è difettoso, non significa che non possa essere ampiamente migliorato. Il problema principale della BP&F su fogli di calcolo è che è estremamente statica e reattiva. Se decenni fa il reporting, la pianificazione e la previsione annuali potevano andare bene, oggi non sono più adatti allo scopo nel panorama aziendale VUCA di oggi. I mercati, la concorrenza, le tendenze e gli ambienti sociopolitici cambiano in modo rapido e imprevedibile.

I moderni sistemi basati su cloud consentono alle organizzazioni di aggiornare e rivedere bilanci, piani e previsioni quasi in tempo reale, anziché affidarsi a rapporti generati diversi trimestri prima, quando il mondo sembrava molto diverso. Per fare un esempio fin troppo recente, basti pensare alle organizzazioni di oggi, che basano i loro piani e le loro strategie sui dati generati prima di COVID e si chiedono perché le loro previsioni erano così lontane dalle entrate attuali.

I vantaggi di un moderno software BP&F vanno oltre le previsioni a rotazione, i budget attuali e la pianificazione continua; aggiungete altre soluzioni avanzate e osservate come l'intera gestione finanziaria diventi più sicura, flessibile e potenzialmente anche più economica.

• Applicazioni come Wave, Expensify, Spendesk o Rydoo velocizzano e automatizzano il processo di tracciamento delle spese e di scansione delle ricevute sia per i dipendenti che per i reparti finanziari.

• Soluzioni come LivePlan e Aha! aiutano gli utenti a creare piani aziendali migliori e più agili.

• I BP&F sono progetti complicati e sfaccettati: strumenti di gestione dei progetti come Asana, Trello e Monday.com possono aiutare a tracciare e ridurre gli attriti.

• I BP&F tendono anche a essere processi che richiedono molte riunioni, in quanto la finanza e la strategia hanno bisogno di riunirsi regolarmente con tutti i titolari di budget o con i responsabili dei dipartimenti. L'utilizzo di software di pianificazione aziendale come Doodle vi farà risparmiare ore di lavoro, mentre le integrazioni con Slack e Zoom velocizzano ulteriormente il processo.

• Esistono anche numerose app specifiche per il settore, come Restaurateur o InventoryTracker, che consentono ai professionisti della BP&F di avere una visione d'insieme dell'inventario, della catena di approvvigionamento e della logistica.

Non pianificare e pianificare il fallimento

Oltre a velocizzare l'intero processo, le moderne soluzioni BP&F basate sul cloud, abbinate ad altre applicazioni aziendali, consentono alle organizzazioni di accedere a una mole di dati che possono essere analizzati per fornire capacità decisionali più accurate e strategiche. I processi diventano più collaborativi e trasparenti, mentre è disponibile una chiara traccia di audit nel caso in cui le decisioni o le modifiche debbano essere riviste.

Da Kodak e Blockbuster a Toys R Us, i cimiteri aziendali sono infestati da grandi aziende che sono state solo un po' troppo lente per capire che la corrente aveva cambiato direzione. Quali misure può adottare la vostra azienda per assicurarsi di non farne parte?

• La BP&F deve essere una priorità assoluta a livello di consiglio di amministrazione, con l'intera organizzazione impegnata a trovare un modello di crescita sostenibile e costante.

• A partire dall'alta dirigenza, l'organizzazione deve anche avere accordi chiari sul processo decisionale in risposta alla BP&F. Tutte le aziende farebbero bene a creare legami più forti tra i loro dipartimenti operativi, finanziari e strategici, ma è anche necessario stabilire una chiara responsabilità e proprietà.

• Scegliete periodi di previsione che si adattino ai cicli di business specifici della vostra azienda e del vostro settore. Pianificate l'analisi e gli aggiornamenti in base ai periodi critici del calendario.

• Considerate la BP&F come una competenza e una responsabilità a livello aziendale e incorporate altri dati finanziari, come i bilanci, le relazioni annuali e i KPI di tipo trickle-down.

• Scegliete un software BP&F che automatizzi il maggior numero di processi manuali attualmente in uso per risparmiare tempo e denaro, ridurre le risorse e ottenere dati più pertinenti e fruibili.

• Usate il software per condurre più analisi "what-if". Anche se l'ambiente aziendale odierno può essere imprevedibile, le organizzazioni possono comunque prepararsi all'imprevisto.

Infine, le aziende hanno tradizionalmente trattato la pianificazione e la previsione del budget come arti oscure da praticare a porte chiuse da parte di una cerchia ristretta. Aumentando la comunicazione sulla BP&F e rendendo i report più accessibili, tutti gli stakeholder saranno maggiormente coinvolti nel processo. Inoltre, con una spiegazione chiara dell'importanza di un budgeting e di una pianificazione solidi per il futuro dell'organizzazione, gli ignoranti in materia finanziaria come me potrebbero persino prestare attenzione quando si dovrà presentare il budget del prossimo anno.

**Per capire come Doodle può rendere agevole e senza problemi la programmazione di importanti riunioni a livello di consiglio di amministrazione, scoprite di più su come funziona il nostro prodotto.