È ora di reinventare il processo di pianificazione e previsione del bilancio

Se siete come me, i termini "budgeting" o "forecasting" vi manderanno direttamente a dormire o vi faranno guardare intorno con ansia alla ricerca di qualcos'altro, qualsiasi cosa, da fare. "Che cos'è? Dobbiamo pianificare il bilancio del prossimo anno? Non finché ci sono finestre da pulire, no!".

Che ci crediate o no, in tutte le organizzazioni ci sono persone - in genere con la parola "finanza" nel loro titolo di lavoro - che amano la pianificazione e le previsioni di bilancio. Ciò che è ancora più difficile da credere è che queste persone sono nel giusto. Anche se per molti di noi può essere un inconveniente trimestrale o annuale, una solida pianificazione e previsione del budget costituisce il quadro di riferimento per il futuro di tutte le aziende.

Ma in che cosa consistono esattamente la pianificazione e la previsione del budget (o BP&F, come amano chiamarla quelli che si occupano di finanza)? In cosa si differenzia un budget da un piano o da una previsione?

I vecchi non sono sempre i migliori

Quest'anno Excel compie 35 anni. Nei tre decenni e mezzo trascorsi da quando Microsoft lo lanciò per la prima volta per Macintosh (Windows lo seguì solo due anni dopo), Excel si è indubbiamente affermato e consolidato come uno dei migliori strumenti e software aziendali di tutti i tempi. Ma questa non è una scusa per continuare a usare Excel per tutti i vostri bilanci, pianificazioni e previsioni.

Sebbene le soluzioni SAAS basate sul cloud abbiano migliorato l'efficienza in tutte le organizzazioni, il 70% delle aziende confessa di affidarsi ancora pesantemente ai fogli di calcolo per la BP&F, con il 40% che utilizza esclusivamente fogli di calcolo. Sostituendo il monitor con la carta intestata, queste aziende gestiscono le loro finanze nello stesso modo in cui lo facevano i manager più di 100 anni fa.

"Se non è rotto, non aggiustarlo", si potrebbe dire. Solo perché qualcosa non è difettoso, non significa che non possa essere ampiamente migliorato. Il problema principale della BP&F su fogli di calcolo è che è estremamente statica e reattiva. Se decenni fa il reporting, la pianificazione e la previsione annuali potevano andare bene, oggi non sono più adatti allo scopo nel panorama aziendale VUCA di oggi. I mercati, la concorrenza, le tendenze e gli ambienti sociopolitici cambiano in modo rapido e imprevedibile.

I moderni sistemi basati su cloud consentono alle organizzazioni di aggiornare e rivedere bilanci, piani e previsioni quasi in tempo reale, anziché affidarsi a rapporti generati diversi trimestri prima, quando il mondo sembrava molto diverso. Per fare un esempio fin troppo recente, basti pensare alle organizzazioni di oggi, che basano i loro piani e le loro strategie sui dati generati prima di COVID e si chiedono perché le loro previsioni erano così lontane dalle entrate attuali.

I vantaggi di un moderno software BP&F vanno oltre le previsioni a rotazione, i budget attuali e la pianificazione continua; aggiungete altre soluzioni avanzate e osservate come l'intera gestione finanziaria diventi più sicura, flessibile e potenzialmente anche più economica.

Non pianificare e pianificare il fallimento

Oltre a velocizzare l'intero processo, le moderne soluzioni BP&F basate sul cloud, abbinate ad altre applicazioni aziendali, consentono alle organizzazioni di accedere a una mole di dati che possono essere analizzati per fornire capacità decisionali più accurate e strategiche. I processi diventano più collaborativi e trasparenti, mentre è disponibile una chiara traccia di audit nel caso in cui le decisioni o le modifiche debbano essere riviste.

Da Kodak e Blockbuster a Toys R Us, i cimiteri aziendali sono infestati da grandi aziende che sono state solo un po' troppo lente per capire che la corrente aveva cambiato direzione. Quali misure può adottare la vostra azienda per assicurarsi di non farne parte?

Infine, le aziende hanno tradizionalmente trattato la pianificazione e la previsione del budget come arti oscure da praticare a porte chiuse da parte di una cerchia ristretta. Aumentando la comunicazione sulla BP&F e rendendo i report più accessibili, tutti gli stakeholder saranno maggiormente coinvolti nel processo. Inoltre, con una spiegazione chiara dell'importanza di un budgeting e di una pianificazione solidi per il futuro dell'organizzazione, gli ignoranti in materia finanziaria come me potrebbero persino prestare attenzione quando si dovrà presentare il budget del prossimo anno.

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