Het is tijd om het proces van budgetplanning en prognoses eens helemaal opnieuw uit te vinden

Als je ook maar een beetje op mij lijkt, dan zorgen de termen ‘budgettering’ of ‘prognoses’ ervoor dat je ofwel meteen in slaap valt, ofwel gretig op zoek gaat naar iets anders, wat dan ook, om te doen. “Wat zeg je nou? Moeten we het budget voor volgend jaar plannen? Niet zolang er nog ramen zijn die schoongemaakt moeten worden, nee hoor!”

Geloof het of niet, maar in elke organisatie zijn er mensen – meestal mensen met het woord ‘financiën’ in hun functietitel – die het leuk vinden om budgetten op te stellen en prognoses te maken. Wat nog moeilijker te geloven is, is dat deze mensen gelijk hebben. Hoewel het voor velen van ons elk kwartaal of elk jaar een flinke last kan zijn, vormen gedegen budgettering en prognoses het raamwerk voor de toekomst van alle bedrijven.

Maar wat houdt budgetplanning en -prognose (of BP&F, zoals die financiële types het graag noemen) nou precies in? Hoe verschilt een budget van een plan of een prognose?

• Planning is het hoogste niveau van al deze processen. Het is eigenlijk een gestructureerd overzicht van de financiële doelstellingen van een organisatie voor de komende jaren.

• Het volgende niveau daaronder is budgettering – een gedetailleerder overzicht van hoe het bedrijf het plan over een kortere periode gaat uitvoeren. Bedrijven stellen hun budget meestal jaarlijks vast, afgestemd op hun boekjaar. Maar budgetten worden vaak per kwartaal of zelfs per maand bijgehouden en aangepast, afhankelijk van hoe het bedrijf presteert ten opzichte van zijn doelen. Budgetten omvatten zaken als inkomsten, uitgaven, cashflow en schuldafbouw.

• Bij prognoses worden planning en budgettering gecombineerd met historische resultaten en de huidige economische en marktomstandigheden om een financiële voorspelling te maken van de prestaties van een bedrijf voor de komende kwartalen of jaren.

De oude zijn niet altijd de beste

Excel bestaat dit jaar 35 jaar. In de drieënhalf decennia sinds Microsoft het voor het eerst uitbracht voor de Macintosh (Windows volgde pas twee jaar later), heeft Excel ongetwijfeld zijn reputatie als een van de allerbeste zakelijke tools en software aller tijden opgebouwd en versterkt. Maar dat is nog steeds geen excuus om Excel nog steeds te gebruiken voor al je budgettering, planning en prognoses.

Hoewel cloudgebaseerde SaaS-oplossingen de efficiëntie in de hele organisatie hebben verbeterd, 70 procent van de bedrijven geeft nog steeds toe dat ze voor BP&F sterk leunen op rapportages via spreadsheets, waarbij 40% uitsluitend spreadsheets gebruikt. Vervang de monitor door boekhoudpapier, en die bedrijven beheren hun financiën op precies dezelfde manier als managers dat meer dan 100 jaar geleden deden.

“Als het niet kapot is, hoef je het niet te repareren,” zou je kunnen zeggen. Maar alleen omdat iets niet kapot is, wil dat nog niet zeggen dat het niet enorm verbeterd kan worden. Het grootste probleem met BP&F via spreadsheets is dat het enorm statisch en reactief is. Hoewel jaarlijkse rapportages, planning en prognoses decennia geleden misschien nog volstonden, zijn ze tegenwoordig simpelweg niet meer geschikt voor het huidige VUCA-bedrijfslandschap. Markten, concurrentie, trends en sociaal-politieke omstandigheden veranderen tegenwoordig razendsnel en onvoorspelbaar.

Met moderne cloudgebaseerde systemen kunnen organisaties hun budgetten, plannen en prognoses bijna in realtime bijwerken en controleren, in plaats van te vertrouwen op rapporten die al enkele kwartalen geleden zijn gemaakt, toen de wereld er nog heel anders uitzag. Neem bijvoorbeeld een heel recent voorbeeld: denk maar eens aan organisaties die hun plannen en strategieën baseren op gegevens van vóór de coronacrisis en zich vervolgens afvragen waarom hun voorspellingen zo ver afwijken van hun huidige omzet.

De voordelen van moderne BP&F-software gaan verder dan doorlopende prognoses, actuele begrotingen en continue planning; voeg daar nog wat andere geavanceerde oplossingen aan toe en je zult zien dat je hele financiële beheer veiliger, flexibeler en mogelijk zelfs voordeliger wordt.

• Apps zoals Wave, Expensify, Spendesk of Rydoo maken het bijhouden van onkosten en het scannen van bonnetjes sneller en automatiseren dit proces, zowel voor medewerkers als voor financiële afdelingen.

• Oplossingen zoals LivePlan en Aha! helpen gebruikers om betere en flexibelere bedrijfsplannen op te stellen

• BP&F-projecten zijn ingewikkeld en hebben veel facetten – projectmanagementtools zoals Asana, Trello en Monday.com kunnen helpen om de voortgang bij te houden en problemen te verminderen.

• BP&F-processen gaan vaak gepaard met veel vergaderingen, omdat de financiële en strategische afdelingen doorgaans regelmatig met alle begrotingsverantwoordelijken of afdelingshoofden om de tafel moeten zitten. Met behulp van planningssoftware voor bedrijven, zoals Doodle bespaart je uren aan zoekwerk, en bovendien Slack en Zoom Integraties zorgen ervoor dat het proces nog sneller verloopt.

• Er zijn ook tal van branchespecifieke apps, zoals Restaurateur of InventoryTracker, die BP&F-professionals inzicht geven in de voorraad, de toeleveringsketen en de logistiek.

Als je niet plant, plan je om te falen

Moderne cloudgebaseerde BP&F-oplossingen versnellen niet alleen het hele proces, maar geven organisaties – in combinatie met andere bedrijfsapplicaties – ook toegang tot enorme hoeveelheden gegevens die geanalyseerd kunnen worden om nauwkeurigere en strategischere beslissingen te nemen. Processen worden meer op samenwerking gericht en transparanter, terwijl er een duidelijk controlespoor is voor het geval beslissingen of wijzigingen opnieuw moeten worden bekeken.

Van Kodak en Blockbuster tot Toys R Us: op de begraafplaatsen van het bedrijfsleven spoken grote bedrijven rond die net iets te traag waren om te beseffen dat de wind was gedraaid. Welke stappen kan jouw bedrijf nemen om ervoor te zorgen dat je niet hetzelfde lot ondergaat?

• BP&F moet op bestuursniveau een absolute prioriteit zijn, waarbij de hele organisatie zich inzet om een duurzaam en stabiel groeimodel te vinden.

• Te beginnen bij het topmanagement moet de organisatie ook duidelijke afspraken hebben over de besluitvorming in reactie op BP&F. Alle bedrijven zouden er goed aan doen om de banden tussen hun operationele, financiële en strategische afdelingen te versterken, maar er moet ook duidelijkheid komen over verantwoordelijkheid en eigenaarschap.

• Kies prognoseperiodes die aansluiten bij de specifieke bedrijfscycli van je bedrijf en je branche. Plan analyses en updates rond belangrijke momenten in de kalender.

• Zie BP&F als een bedrijfsbrede competentie en verantwoordelijkheid en betrek daarbij ook andere financiële gegevens, zoals jaarrekeningen, jaarverslagen en doorwerkende KPI’s.

• Kies voor BP&F-software die zoveel mogelijk van de handmatige processen die je nu gebruikt automatiseert, zodat je tijd en geld bespaart, minder middelen nodig hebt en relevantere en bruikbaardere gegevens krijgt.

• Gebruik software om meer ‘wat-als’-analyses uit te voeren. Hoewel de huidige zakelijke omgeving misschien onvoorspelbaar is, kunnen organisaties zich toch tot op zekere hoogte voorbereiden op het onverwachte.

Tot slot hebben bedrijven budgetplanning en -prognoses van oudsher altijd behandeld als een soort zwarte magie die alleen door een selecte groep achter gesloten deuren wordt beoefend. Door meer te communiceren over BP&F en rapporten toegankelijker te maken, zullen alle belanghebbenden zich meer bij het proces betrokken voelen. En als er duidelijk wordt uitgelegd hoe belangrijk gedegen budgettering en planning zijn voor de toekomst van de organisatie, zullen zelfs financiële leken zoals ik misschien wel even opletten als de begroting voor volgend jaar moet worden ingediend.

Als je wilt weten hoe Doodle het plannen van belangrijke bestuursvergaderingen soepel en moeiteloos kan maken, lees dan hier meer over hoe ons product werkt.