Abbiamo bisogno di una riunione per questo? Una lista di controllo per evitare riunioni inutili

Ricordate l'ultima volta che avete partecipato a una riunione davvero importante? Quella in cui il team era pieno di energia, si condividevano informazioni importanti e si prendevano decisioni critiche? Più probabilmente, ricordate quelle terribili: quelle a cui non c'era davvero bisogno di partecipare, in cui tutti erano mentalmente spenti o in cui quel collega (sapete di chi parlo) continuava a fare domande, ben oltre il punto in cui tutti gli altri erano pronti ad andare. Certo, a volte una riunione è proprio quello che ci vuole: un'occasione per riunire tutti nella stessa stanza e far accadere la magia. Ma altre volte può bastare un'e-mail ben formulata o una chat di gruppo. Quindi, prima di prenotare la sala conferenze, date un'occhiata alla nostra lista di controllo e chiedetevi: avete davvero bisogno di quella riunione?

Ho un ordine del giorno?

Prima di chiedere a tutti i colleghi di smettere di fare quello che stanno facendo, assicuratevi di sapere perché avete bisogno di una riunione. Avete un'agenda chiara delle cose da sollevare o discutere? In caso contrario, prendetevi un po' di tempo per pensare strategicamente a ciò che volete ottenere con la riunione. Poi scrivete un vero e proprio ordine del giorno con i punti da affrontare. In questo modo potrete condividerlo con il team in anticipo, loro potranno arrivare preparati e voi potrete assicurarvi che nessuno faccia deragliare la riunione da altre preoccupazioni.

È questo il lavoro più importante in questo momento?

Il nostro grande Rapporto sullo stato delle riunioni sottolinea che le riunioni hanno un costo in termini di produttività, in termini di tempo sottratto ad altre attività. Prima di distogliere le persone dal loro lavoro, assicuratevi che la riunione abbia un valore strategico per l'azienda. Allo stesso modo, chiedetevi se si tratta del lavoro più importante che le persone devono svolgere in questo momento. Ci sono scadenze contrastanti o c'è fretta? Sarebbe meglio aspettare un giorno o due, in modo che le persone possano concludere gli impegni in corso? Un buon modo per verificare se una riunione è davvero fondamentale è chiedersi: "Cosa succederebbe se non la facessimo?".

Ho tutte le informazioni necessarie?

Chiedetevi di cosa avete bisogno per fare progressi. Non c'è niente di peggio che introdurre una questione per poi rendersi conto di non avere abbastanza informazioni per prendere una decisione. Prendetevi un po' di tempo per mettere insieme i pezzi critici del puzzle prima di pensare di prenotare il tempo delle persone.

Sono informazioni che devono essere conosciute?

Chiedetevi chi ha davvero bisogno di sapere. È una questione che riguarda tutto l'ufficio o è rilevante per pochi eletti? A volte potrebbe essere più efficace passare dalle scrivanie delle persone giuste per una rapida chiacchierata a tu per tu. Se invece si tratta di un evento che riguarda un gruppo più ampio, verificate se tutti i membri del team possono partecipare. Se dovrete comunque fare una sintesi per alcune persone, forse potete saltare la riunione e inviare semplicemente una sintesi del problema a tutti. Infine, prendete un po' di tempo per controllare gli orari delle persone, in modo da sapere che le persone con le informazioni chiave o con il potere decisionale saranno disponibili.

Quali altri canali potrei utilizzare?

Oggi abbiamo a disposizione un numero di strumenti di comunicazione sul posto di lavoro mai visto prima. Questi strumenti possono essere molto efficaci per mantenere le persone nel giro o per raggiungere un consenso. Avete bisogno di un feedback su un'idea? L'e-mail consente alle persone di dedicare più tempo alla lettura di una presentazione e di fornire un feedback ponderato. In più, si evita il rischio del pensiero di gruppo e si permette alle persone di esprimere le proprie opinioni in modo discreto. Volete una decisione? Utilizzate uno strumento come Slack per avviare una discussione o chiedere alle persone di votare le opzioni. Inoltre, non c'è bisogno di tenere un verbale: tutto è già scritto, ben conservato nella discussione. Avete bisogno di aggiornamenti? Utilizzate le bacheche per la gestione dei progetti, come Trello, dove le persone possono aggiungere aggiornamenti regolari sui progetti per farli vedere a tutto il team. Inoltre, è possibile utilizzare le bacheche per delegare compiti o monitorare i progressi.

È sensibile al tempo?

Non c'è niente di peggio che inviare un'e-mail urgente e ricevere una risposta negativa. Le chat di gruppo possono essere una buona opzione per ottenere un feedback urgente, ma in questo caso una riunione è il modo più rapido per ottenere una risposta immediata.

Wrike ha creato una comoda infografica per aiutarvi a decidere se una riunione è davvero necessaria. Perché a volte lo è, ovviamente. Quindi, se dopo aver esaminato la nostra lista di controllo decidete che è davvero necessario riunire tutti nella stanza, assicuratevi che sia la migliore riunione possibile. Con un ordine del giorno chiaro, tutti i preparativi necessari e le persone giuste riunite. E poi chiedetevi ancora una volta: siete sicuri di non poterlo fare via e-mail?