Il libro delle riunioni degli educatori

Le più grandi sfide di programmazione all'università e al college

Poche professioni vivono e muoiono in base al calendario e alle scadenze come il settore dell'istruzione. Le classi, i trimestri, i semestri e gli anni accademici hanno tutti una durata definita, con un lavoro specifico richiesto tra le date di inizio e fine. Gli studenti sono continuamente impegnati a rispettare le scadenze di valutazione, mentre i professori e gli assistenti di ricerca hanno le loro scadenze per la pubblicazione di studi o testi. E poi ci sono quelle fastidiose riunioni.

Quando parliamo con gli educatori, una delle cose più comuni che dicono è quanto sia gratificante insegnare. Ma cosa succede quando non si ha abbastanza tempo per tutti gli studenti? O peggio, si passa così tanto tempo a organizzare riunioni che non si ha il tempo di aiutare davvero gli studenti.

• *Trovare il tempo per incontrare tutti gli studenti.** *Chiedete a chiunque lavori nel campo dell'istruzione come si svolge la sua giornata e la risposta sarà probabilmente "occupato". Anche se c'è poco consenso su questo punto, i professori riferiscono di lavorare in media circa 60 ore alla settimana. La maggior parte dei professori e dei docenti ammette che insegnare e fare ricerca su una passione è piacevole e non sembra un lavoro, ma trascorrono anche il 30% della loro settimana in riunioni o rispondendo a e-mail. Queste esigenze aggiuntive possono rendere estremamente difficile trovare e programmare orari di ricevimento regolari e prevedibili per incontrare gli studenti. Ciò è particolarmente preoccupante se si considera che gli studenti considerano il feedback dei professori come fondamentale per il raggiungimento dei loro obiettivi accademici. Ciononostante, quasi la metà degli studenti si incontra con i professori solo mensilmente o meno.

• *L'insegnante con molti cappelli.** *I membri della facoltà devono spesso fare molti mestieri nell'arco della stessa giornata. Senza un approccio organizzato alla programmazione, diventa impossibile bloccare fasce orarie e compiti specifici. Le giornate si trasformano rapidamente in una marcia zombie dalla lezione alla riunione di facoltà all'orario d'ufficio. Dopo una lunga giornata, c'è poi la correzione, la preparazione e, infine, qualche ricerca personale da fare, se si è fortunati.

• *L'infinito scambio di e-mail.** *A parte i presidi, i direttori e forse qualche capo dipartimento nelle istituzioni scolastiche più grandi, i dipendenti accademici e di supporto non hanno assistenti a cui appoggiarsi e che si assumano la responsabilità della loro programmazione. Per una forza lavoro già molto limitata, l'ulteriore scambio di e-mail quando si cerca di organizzare una riunione è una criminale perdita di tempo che fa crollare i livelli di produttività e di impegno. Dopo tutto, una riunione media richiede circa 30 minuti di tempo lavorativo per essere programmata. Le ore trascorse a svolgere attività amministrative ripetitive e dispendiose come la programmazione delle riunioni sottraggono tempo prezioso alla ricerca, alla scrittura o alla preparazione. Inoltre, aumentano la probabilità che l'insoddisfazione dei dipendenti sul posto di lavoro cresca, portando al burnout, a un maggior numero di assenze per malattia o a un maggiore turnover.

Il ruolo che può svolgere la tecnologia di pianificazione

• *Gestire la quotidianità.** *Oggi le migliori tecnologie di schedulazione sono sicure, private, completamente integrate nell'infrastruttura IT complessiva e consentono a docenti, personale non docente e studenti di programmare le proprie riunioni in modo rapido e semplice, risparmiando migliaia di ore sprecate. È probabile che i vostri docenti collaborino con colleghi di altre istituzioni e persino di altri Paesi. Il vostro personale amministrativo dovrà incontrare una vasta gamma di partner, agenzie e fornitori. Per questo motivo, cercate uno strumento di pianificazione indipendente dalla piattaforma, che vi aiuti a programmare in modo efficiente le riunioni con persone che utilizzano software di posta elettronica e agenda completamente diversi. Alcune soluzioni all'avanguardia hanno anche la regolazione del fuso orario incorporata nel prodotto, il che è particolarmente utile quando si collabora con colleghi in altri Stati o Paesi o addirittura si coordina con campus gemelli all'estero.

• Gestione efficace del tempo. La tecnologia di programmazione è incredibilmente potente se abbinata al blocco del tempo. Ad esempio, un professore può creare una pagina di prenotazione che gli studenti laureati possono utilizzare per programmare incontri individuali, ma solo durante gli orari di ricevimento preassegnati. I migliori strumenti di pianificazione utilizzano anche l'apprendimento automatico per imparare dalle abitudini degli utenti. Un insegnante potrebbe ritagliare un'ora al giorno per assicurarsi di avere il tempo di pranzare in modo sano; l'intelligenza artificiale conserverà quel blocco di tempo in circostanze normali e utilizzerà la fascia oraria solo in caso di emergenza o se arriva una richiesta dell'ultimo minuto. Allo stesso modo, l'IA potrebbe imparare che il vostro abituale orario d'ufficio 9-5 può estendersi alle 7 o alle 21 una volta alla settimana per le chiamate con i colleghi di ricerca in fusi orari diversi.

• *Potenziare l'apprendimento a distanza.** *Quando i numeri di COVID-19 hanno subito un'impennata che ha costretto milioni di persone a chiudersi in casa, le istituzioni scolastiche hanno dovuto cambiare rotta da un giorno all'altro e trasformare le consuete esperienze di insegnamento faccia a faccia in un ambiente online. Gli addetti ai lavori hanno ipotizzato che questo potrebbe essere un punto di svolta per l'apprendimento a distanza. Molti insegnanti e studenti hanno scoperto di apprezzare l'esperienza più del previsto. Questo cambiamento forzato ha anche messo in luce i precedenti stigmi legati alla classe virtuale e ha messo in discussione questi atteggiamenti. Non essendo più limitati dalla disponibilità di aule o sale, i professori possono far scegliere agli studenti il momento più conveniente per tenere le lezioni o le conferenze. Il tempo che i professori risparmiano, non dovendo più camminare da un'aula all'altra o imbarcarsi su un aereo per tenere un discorso o una lezione ospite in un'altra università, offre l'opportunità di trascorrere più tempo di qualità con i laureandi. Inoltre, gli incontri one-to-one condotti tramite software di conferenza offrono maggiore disponibilità e flessibilità sia ai docenti che agli studenti.

Se siete educatori interessati a recuperare la vostra giornata, consultate il libro completo Educator's Meeting Playbook.