Come una scarsa definizione delle priorità fa perdere tempo

Vi siete mai sentiti come se steste lavorando tutto il giorno senza ottenere nulla? Non siete soli. Una scarsa definizione delle priorità dei compiti è uno dei motivi principali per cui le persone perdono tempo. Invece di concentrarvi su ciò che fa davvero muovere l'ago della bilancia, potreste ritrovarvi ad affogare nelle e-mail, a spegnere incendi o ad affrontare piccoli compiti a basso impatto solo per sentirvi produttivi. La buona notizia? Ci sono modi semplici ed efficaci per risolvere questo problema.

Perché la scarsa definizione delle priorità dei compiti è un problema

Quando non si ha un sistema chiaro per decidere su cosa lavorare, tutto sembra urgente. Questo porta a stress, sforzi sprecati e a un ciclo infinito di impegni senza reali progressi. Il problema è che non tutti i compiti sono uguali. Alcune fanno progredire l'attività, mentre altre fanno solo perdere tempo. Rischiate di rimanere impantanati senza una strategia che vi permetta di distinguere.

Strategie di prioritizzazione delle attività che funzionano davvero

Uno dei modi migliori per smettere di perdere tempo è quello di utilizzare tecniche collaudate per stabilire le priorità delle attività. Eccone alcune che possono fare una grande differenza.

Il principio di Pareto: Concentrarsi sul 20% che conta

Il principio di Pareto, noto anche come regola dell'80/20, afferma che l'80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi. Invece di trattare tutti i compiti allo stesso modo, identificate la manciata di cose che portano il maggior valore.

Se siete un libero professionista, questo potrebbe significare concentrarsi sui clienti più pagati piuttosto che rispondere subito a tutte le e-mail. Se gestite un'azienda, potreste dare priorità alla strategia rispetto al lavoro amministrativo.

La matrice di Eisenhower: Urgente vs. importante

Una matrice di priorità dei compiti è un ottimo modo per vedere il vostro carico di lavoro a colpo d'occhio. Vi aiuta a classificare i compiti in base al valore e all'impegno, in modo da non sprecare tempo in lavori di scarso impatto. Se vi sentite sopraffatti, una mappatura visiva dei vostri compiti può portare immediatamente chiarezza.

La Matrice di Eisenhower è un modo semplice per ordinare le attività in base all'urgenza e all'importanza. I compiti urgenti e importanti devono essere svolti subito, come la gestione di una crisi con un cliente. I compiti importanti ma non urgenti, come lo sviluppo del business, devono essere programmati. I compiti urgenti ma non importanti dovrebbero essere delegati, come rispondere alle e-mail di routine.

I compiti che non sono né urgenti né importanti devono essere eliminati, come lo scrolling infinito dei social media. Utilizzando questo metodo, vi assicurerete che il vostro tempo sia destinato a ciò che conta davvero.

Come smettere di perdere tempo e prendere il controllo della giornata

Ora che sapete cosa funziona, il passo successivo è applicare queste tecniche alla vostra routine quotidiana. Prendetevi qualche minuto ogni mattina per elencare i vostri compiti e decidere cosa è veramente importante. Utilizzate il Principio di Pareto per concentrarvi sul lavoro ad alto impatto. Ordinate i vostri compiti usando la Matrice di Eisenhower per evitare le perdite di tempo. Considerate l'uso di una matrice di priorità per pianificare la vostra settimana.

Semplificare la pianificazione con Doodle

La prioritizzazione delle attività non riguarda solo il lavoro da svolgere, ma anche il momento. Se la programmazione delle riunioni vi ruba troppo tempo, Doodle può aiutarvi. Grazie a funzioni come i sondaggi di gruppo, le schede di iscrizione e le pagine di prenotazione, potete eliminare il tira e molla e concentrarvi su ciò che conta. Provate Doodle e prendete il controllo del vostro tempo oggi stesso.