Cómo una mala priorización de tareas hace perder tiempo

¿Alguna vez ha sentido que trabaja todo el día sin llegar a ninguna parte? No es el único. No priorizar bien las tareas es una de las principales razones por las que la gente pierde el tiempo. En lugar de centrarte en lo que realmente mueve la aguja, puede que te encuentres ahogado en correos electrónicos, apagando fuegos o abordando tareas pequeñas y de bajo impacto sólo para sentirte productivo. ¿La buena noticia? Hay formas sencillas y eficaces de solucionarlo.

Por qué es un problema priorizar mal las tareas

Cuando no tienes un sistema claro para decidir en qué trabajar, todo parece urgente. Esto provoca estrés, pérdida de esfuerzos y un ciclo interminable de ajetreo sin progreso real. El problema es que no todas las tareas son iguales. Algunas impulsan tu negocio, mientras que otras simplemente te roban tiempo. Te arriesgas a quedarte atascado en la maleza sin una estrategia que te permita distinguirlas.

Estrategias de priorización de tareas que realmente funcionan

Una de las mejores formas de dejar de perder el tiempo es utilizar técnicas de priorización de tareas de eficacia probada. He aquí algunas que pueden marcar una gran diferencia.

El principio de Pareto: Céntrese en el 20% que importa

El principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, afirma que el 80% de los resultados se obtienen con sólo el 20% de los esfuerzos. En lugar de tratar todas las tareas por igual, identifica el puñado de cosas que aportan más valor.

Si eres autónomo, eso puede significar centrarte en clientes que pagan mucho en lugar de responder a todos los correos de inmediato. Si diriges una empresa, podría tratarse de priorizar la estrategia sobre el trabajo administrativo.

La matriz de Eisenhower: Lo urgente frente a lo importante

Una matriz de priorización de tareas es una forma estupenda de ver tu carga de trabajo de un vistazo. Te ayuda a clasificar las tareas en función de su valor y esfuerzo, para que no pierdas el tiempo en tareas de escaso impacto. Si te sientes abrumado, trazar un mapa visual de tus tareas puede aportarte claridad al instante.

La Matriz de Eisenhower es una forma sencilla de clasificar las tareas en función de su urgencia e importancia. Las tareas urgentes e importantes deben hacerse de inmediato, como la gestión de la crisis de un cliente. Las tareas importantes pero no urgentes, como el desarrollo empresarial, deben programarse. Las tareas urgentes pero no importantes deben delegarse, como responder a correos electrónicos rutinarios.

Las tareas que no son ni urgentes ni importantes deben eliminarse, como el desplazamiento interminable por las redes sociales. Con este método, te aseguras de que tu tiempo se dedica a lo que realmente importa.

Cómo dejar de perder el tiempo y tomar el control de tu día

Ahora que sabes lo que funciona, el siguiente paso es aplicar estas técnicas a tu rutina diaria. Tómate unos minutos cada mañana para hacer una lista de tus tareas y decidir qué es lo verdaderamente importante. Utiliza el Principio de Pareto para centrarte en las tareas de mayor impacto. Ordena tus tareas utilizando la Matriz de Eisenhower para evitar las pérdidas de tiempo. Considera la posibilidad de utilizar una matriz de priorización de tareas para planificar tu semana.

Facilita la planificación con Doodle

La priorización de tareas no es sólo cuestión de en qué trabajas, sino también de cuándo. Si programar reuniones te consume demasiado tiempo, Doodle puede ayudarte. Con funciones como las encuestas de grupo, las hojas de inscripción y las páginas de reservas, puedes ahorrarte las idas y venidas y centrarte en lo importante. Prueba Doodle y toma el control de tu tiempo hoy mismo.