Che cos'è una chiamata di comitato?

La convocazione di una commissione è più o meno quello che sembra. Si tratta di una riunione di un gruppo incaricato di svolgere un compito specifico, ad esempio per completare un progetto. Le chiamate di comitato sono un po' diverse: probabilmente saranno brevi e fungeranno più da check-in che da riunione formale.

Anche se possono essere di persona, è molto più probabile che siano virtuali. Al giorno d'oggi, le riunioni di commissione online si tengono utilizzando software di videoconferenza, come Zoom o Google Meet.

Come pianificare una riunione di commissione

Se queste riunioni sono brevi per natura, è importante ottenere il massimo da esse. Ecco alcuni consigli per gestire una sessione efficace:

Stabilite uno scopo chiaro per la riunione. Cosa volete ottenere? Prendetevi un po' di tempo per pensarci e, quando lo sapete, iniziate a sviluppare un ordine del giorno.

Invitate le persone giuste. Queste chiamate sono brevi per natura, quindi non invitate persone che non vi servono. Cercate di capire chi è essenziale per portare avanti il compito del vostro comitato. Più persone si invitano, più lunga sarà la telefonata.

Stabilite un'ora e una data. Scegliete una data che vada bene per tutti i membri del comitato. È possibile creare un sondaggio per trovare rapidamente l'orario migliore.

Inviate l'ordine del giorno in anticipo. In questo modo tutti avranno la possibilità di prepararsi per la riunione.

Iniziate e terminate la telefonata in orario. Sappiamo tutti quanto velocemente le nostre agende si riempiono, quindi rispettate il tempo di tutti.

Prendete appunti. Questo vi aiuterà a ricordare ciò che è stato discusso e renderà possibile l'invio di una email di follow-up su eventuali punti di azione.

Ecco altri suggerimenti per rendere più piacevoli le riunioni della commissione:

Mantenere un tono leggero. Le riunioni di commissione possono essere un affare serio, ma questo non significa che debbano essere tutto lavoro e niente divertimento. Prendetevi qualche minuto per rompere il ghiaccio e divertirvi un po'.

Siate voi stessi. Non cercate di essere qualcuno che non siete. Le persone capiscono quando siete falsi, quindi rilassatevi e siate chi siete.

Siate positivi. Un atteggiamento positivo può essere di grande aiuto. Se siete positivi, anche le persone intorno a voi saranno più propense a esserlo.

Come Doodle può aiutare

Con molti interlocutori diversi a cui pensare, cercare di organizzare un orario per tutti per una telefonata via e-mail sarà impossibile. Doodle rende tutto più semplice.

Utilizzando Group Poll è possibile inviare una selezione di orari ai partecipanti e trovare il momento migliore per incontrarsi in pochi minuti.

Se la riunione si tiene virtualmente, i link per le videoconferenze vengono aggiunti automaticamente all'e-mail inviata quando si seleziona un orario. Inoltre, se si collega il calendario, l'evento viene aggiunto automaticamente, in modo da non avere mai una doppia prenotazione.

Doodle consente di organizzare facilmente le riunioni di comitato in pochi minuti, senza dover inviare e-mail a ripetizione. Non importa se la riunione è per cinque o per 500 persone: troverete facilmente un orario per tutti. Provatelo gratuitamente oggi stesso, senza bisogno di carta di credito.