6 क्लाइंट मीटिंग्स जिन्हें डिजिटल एजेंसियों को सही तरीके से संभालना चाहिए

एक गलत कदम से व्यापार खो सकता है, जो कुछ मामलों में अरबों डॉलर के राजस्व के नुकसान के बराबर हो सकता है। उस राजस्व के नुकसान का आपकी एजेंसी पर तरंग प्रभाव पड़ सकता है, जिससे पुनर्गठन, छंटनी, बजट में कटौती (या स्थगन) और अन्य उपाय किए जा सकते हैं।

एक ऐसे व्यक्ति के रूप में जिसने एजेंसी के अंदर काम किया है और पीआर, डिजिटल मार्केटिंग तथा अन्य आवश्यकताओं के लिए एजेंसियों को हायर भी किया है, हम अच्छी तरह जानते हैं कि व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने में कुछ प्रकार की बैठकें कितनी आवश्यक और मूल्यवान होती हैं। प्रत्येक प्रकार की बैठक, निश्चित रूप से, इच्छित उद्देश्य, लक्ष्यों और परिणामों के आधार पर भिन्न होती है। और उन ग्राहकों के लिए जिन्होंने डिजिटल एजेंसियों को काम पर रखा है, बैठकें अभियानों की वास्तविक सफलता में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकती हैं और एजेंसी की परिणाम देने की क्षमता में उनके विश्वास और भरोसे के स्तर को प्रभावित कर सकती हैं।

और विशेष रूप से, अभियान के लक्ष्यों को सही दिशा में बनाए रखने, ग्राहक संबंधों को पोषित करने और ग्राहक पलायन को कम करने के लिए छह प्रकार की ग्राहक बैठकें अत्यंत महत्वपूर्ण हैं। इन प्रत्येक ग्राहक बैठक को सही ढंग से आयोजित करना डिजिटल एजेंसियों के लिए सर्वोच्च प्राथमिकता होनी चाहिए।

#1: नया व्यापार पिच मीटिंग

नए व्यवसाय पिच डिजिटल एजेंसियों के संचालन का एक अनिवार्य हिस्सा हैं। ये ग्राहक पोर्टफोलियो बढ़ाने और दीर्घकालिक राजस्व वृद्धि सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण हैं। लेकिन ये अक्सर छह से नौ महीने तक लंबी अवधि तक खिंच जाते हैं, जिनमें बहुत से लोग शामिल होते हैं, पुरातन प्रक्रियाओं (जैसे पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन) का उपयोग होता है और कई मामलों में ये काफी अप्रभावी होते हैं।

अगर आपने कभी Mad Men देखा है, तो आप जानते होंगे कि नए व्यवसाय की बैठकें सर्वोच्च प्राथमिकता मानी जाती हैं। इसलिए केवल कुछ ही विशेषाधिकार प्राप्त लोग (जो एजेंसी में वरिष्ठ पदों पर हैं) को नए व्यवसाय की पिच बैठकों में भाग लेने के लिए आमंत्रित और अनुमति दी जाती है। हालाँकि यह Mad Men के युग में काम कर सकता था, कई ब्रांड्स इस बात को समझते हैं और यह मांग कर रहे हैं कि जो कोई भी उनके अभियानों पर काम करेगा, चाहे वह कितना भी जूनियर क्यों न हो, पिच मीटिंग में शामिल हो। यह बिल्कुल वही है जो डोमिनोज़ पिज़्ज़ा ने ऐसा किया जब उसने एक हिस्पैनिक मार्केटिंग एजेंसी की तलाश शुरू की।डोमिनोज़ में फरवरी 2018 में सेवानिवृत्त होने से पहले राष्ट्रीय विज्ञापन की उपाध्यक्ष कैरन कैसर के अनुसार, "मुझे इस बात की परवाह नहीं कि वे कितने जूनियर हैं। अगर वे मेरे व्यवसाय पर काम कर रहे हैं, तो मैं उनसे मिलना चाहती हूँ।"

वास्तव में, डोमिनोज़ के व्यवसाय में शामिल हर व्यक्ति को नए व्यवसाय पिच में शामिल करने पर एजेंसी के 100 से अधिक कर्मचारी हो सकते हैं, जिनमें अकाउंट डायरेक्टर्स, अकाउंट प्लानर्स, मीडिया बायर्स, कॉपीराइटर्स, डिजाइनर्स और अन्य शामिल हैं। संभावना है कि डोमिनोज़ के व्यवसाय में शामिल हर एजेंसी कर्मचारी एक ही कार्यालय या स्थान पर नहीं है। वे दर्जनों शहरों और देशों में फैले हुए होंगे। और डोमिनोज़ के अधिकारियों के साथ नए व्यवसाय पिच में शारीरिक रूप से उपस्थित होने के लिए हर एक कर्मचारी को हवाई यात्रा कराना निश्चित रूप से लागत-प्रभावी नहीं होगा। एजेंसी के कई कर्मचारियों को वास्तविक बैठक के लिए वर्चुअल रूप से जुड़ना होगा। क्या आप कल्पना कर सकते हैं कि यह शेड्यूलिंग का कितना बड़ा दुःस्वप्न हो सकता है? और प्रक्रिया की उन अक्षमताओं के लिए कोई गुंजाइश नहीं है जो बैठक में देरी कर सकती हैं या संभावित ग्राहक को आपकी एजेंसी के बारे में नकारात्मक धारणा दे सकती हैं।

तो आपकी एजेंसी शेड्यूलिंग प्रक्रिया को सही रास्ते पर बनाए रखने के लिए क्या कर सकती है? सबसे पहले, बड़ी पिच मीटिंग में शामिल होने वाले हर व्यक्ति को 50 से अधिक ईमेल न भेजें। इससे सभी से प्रतिक्रियाएं आने में हफ्ते लग सकते हैं, और फिर 10 अलग-अलग टाइम ज़ोन में सबसे अच्छा समय ढूंढना चीज़ों को दस गुना और खराब बना सकता है। इसके बजाय, एक शेड्यूलिंग तकनीकी प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करें जो सभी को सबसे अच्छा समय चुनने की अनुमति देता है (और कैलेंडर के आधार पर समय क्षेत्रों के साथ स्वचालित रूप से सिंक हो जाता है)।

यदि आप एजेंसी के कर्मचारियों को वीडियो कॉन्फ्रेंस के माध्यम से उपस्थित रहने की योजना बना रहे हैं, तो आप बिल्कुल नहीं चाहेंगे कि बैठक शुरू होने में 10 मिनट शेष रहते आपको यह एहसास हो ज़ूम लिंक सभी के कैलेंडर निमंत्रणों में यह गायब रहता है। मैन्युअल रूप से ज़ूम लिंक बनाने और फिर उसे कैलेंडर निमंत्रण में कॉपी और पेस्ट करने के बजाय, एक ऐसा शेड्यूलिंग टूल उपयोग करें जो वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल्स के साथ एकीकृत हो और स्वचालित रूप से कैलेंडर निमंत्रणों में ज़ूम लिंक जोड़ दे। इसका मतलब है कि कर्मचारियों के महत्वपूर्ण नई व्यावसायिक पिच बैठकों में अनुपस्थित रहने की संभावना कम हो जाती है और इससे भी बेहतर, कि बैठक समय पर शुरू होती है और आपके संभावित नए ग्राहक पर आपकी एजेंसी का अच्छा प्रभाव पड़ता है।

#2: रणनीति आरंभिक बैठक

एक बार जब आपकी एजेंसी ने नया व्यवसाय जीत लिया है, तो करने के लिए बहुत काम बाकी है। लेकिन इससे पहले कि आपकी टीमें तुरंत काम में जुट सकें, एक किक-ऑफ मीटिंग बेहद महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करती है कि आपकी एजेंसी और क्लाइंट की टीम दोनों ही रणनीति, कार्यप्रणाली, अपेक्षाओं, डिलीवेरेबल्स और केपीआई को लेकर एक ही पृष्ठ पर हों।

इस बैठक के लिए सुनिश्चित करें कि आवश्यक तैयारी पहले से ही की जा चुकी हो। यदि ऐसी कोई विशिष्ट सामग्री है जिसे आप चाहते हैं कि हर कोई बैठक से पहले पढ़े, तो बैठक से कम से कम कुछ दिन पहले उसे सभी को भेज दें। सभी को जानकारी आत्मसात करने और बैठक के दौरान प्रासंगिक प्रश्न या विचार प्रस्तुत करने के लिए पर्याप्त समय दें।

चूंकि यह आपकी टीम की आपके नए क्लाइंट के साथ पहली वास्तविक बैठक है, इसलिए चर्चा किए जाने वाले विषयों की संरचना को रेखांकित करने वाला एक एजेंडा भेजें और एक बैठक नेता नियुक्त करें जो चीजों को सही रास्ते पर रखेगा। बड़ी संख्या में प्रतिभागियों वाली समूह बैठकों में, लोगों का विषय से भटकना या ध्यान खो देना आसान और आम बात है। बैठक प्रक्रिया की जिम्मेदारी खुद लें। ऐसा करने से आप न केवल बैठक में फोकस और स्पष्टता लाएंगे, बल्कि अपने नए क्लाइंट पर सकारात्मक प्रभाव भी डालेंगे। इससे आपकी एजेंसी के प्रति अधिक विश्वास, आत्मविश्वास और सम्मान पैदा होगा।

#3: साप्ताहिक स्थिति अपडेट बैठक

अब जब आपके कार्य संबंध की नींव और मूलभूत तत्व स्थापित हो चुके हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आपकी टीम नियमित रूप से आपके क्लाइंट के साथ संवाद करे। यह अक्सर स्थिति अपडेट और डिलीवेरेबल्स पर चर्चा करने के लिए होने वाली साप्ताहिक पुनरावर्ती बैठक के रूप में किया जाता है।

हमारी पीआर एजेंसी का वर्तमान में प्रबंधन करने वाले व्यक्ति के रूप में, मुझे यह अत्यंत उपयोगी लगता है कि एजेंसी बैठक से पहले एक स्थिति अपडेट दस्तावेज़ (वर्ड, एक्सेल या आपका पसंदीदा कोई भी प्रारूप) तैयार करे और भेजे। यह एक जीवंत और सक्रिय दस्तावेज़ होना चाहिए जिसे एजेंसी द्वारा प्रत्येक सप्ताह अपडेट किया जाए। उदाहरण के लिए, इसमें चर्चा के विषय, सक्रिय मीडिया अवसर, नवीनतम मीडिया कवरेज, लंबित मीडिया कवरेज और सक्रिय आउटरीच अवसर शामिल हो सकते हैं।

जबकि इन साप्ताहिक स्थिति-अपडेट बैठकों में निरंतरता महत्वपूर्ण है, यह भी आवश्यक है कि चीजों में बदलाव किया जाए ताकि वे एकरूप या अप्रभावी न हो जाएँ। इन बैठकों का उपयोग नए विचार सामने लाने, ली जा रही दिशाओं पर प्रतिक्रिया मांगने और आगामी अभियानों की लॉन्च समय-सीमाओं की पुष्टि करने के लिए करें। साथ ही, ऐसी नई कहानी रेखाएँ और थीम प्रस्तुत करें जो आपको लगता है कि क्लाइंट के लक्षित दर्शकों के साथ प्रतिध्वनित होंगी। यह क्लाइंट के प्रदर्शन मेट्रिक्स पर अपडेट देने का भी एक अवसर है – और यह बताने का कि आप उन KPIs को प्राप्त करने में कितने करीब या दूर हैं।

#4: ओह-ओह, हमें एक समस्या बैठक है

जीवन में किसी भी चीज़ की तरह, कुछ भी कभी भी परिपूर्ण नहीं होता। चीजें गलत हो जाती हैं। गलत संचार और गलतफहमियों के कारण रिश्तों में ठंड पड़ जाती है। यह आमतौर पर उस बैठक की ओर ले जाता है जिसे कई लोग 'उह-ओह' बैठक कहते हैं। मूल रूप से, ये बैठकें अक्सर एजेंसी के एक वरिष्ठ-स्तरीय कर्मचारी और क्लाइंट के मुख्य संपर्क के बीच एक-से-एक बैठक के रूप में आयोजित की जाती हैं। इस बैठक का वर्तमान परियोजनाओं या प्रदर्शन मेट्रिक्स पर चर्चा करने से कोई लेना-देना नहीं है। बल्कि, इसका उद्देश्य किसी समस्या की पहचान करना (चाहे वह अभियान-विशिष्ट हो, परिचालन संबंधी हो या केवल संबंध पर केंद्रित हो) और उस समस्या को हल करने के लिए समाधान निकालना है।

क्योंकि यह बैठक संभवतः तनाव और निराशा से भरी होगी, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आपकी एजेंसी ग्राहक के लिए शेड्यूलिंग प्रक्रिया को यथासंभव त्वरित और आसान बनाए। चूंकि आप दोनों ही हैं, आप बस अपने ग्राहक को अपना व्यक्तिगत बुकिंग पेज एक लिंक जो आपके कैलेंडर में सभी उपलब्ध समय दिखाता है और वे तुरंत मीटिंग बुक कर सकते हैं। सरल, बिना किसी झंझट के, और आप और आपका क्लाइंट अपने रिश्ते को फिर से बनाने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

#5: मासिक प्रदर्शन पुनरावलोकन बैठक

प्रदर्शन और मेट्रिक्स मायने रखते हैं। डिजिटल एजेंसियों को नियुक्त करने और प्रबंधित करने वाले ग्राहकों के लिए, केपीआई (KPIs) किसी एजेंसी के मूल्य को मापने और परिभाषित करने की आधारशिला हैं। एजेंसियों के लिए अपने ग्राहकों के लिए मासिक प्रदर्शन रिपोर्ट बनाना आम बात है। लेकिन केवल मासिक प्रदर्शन मेट्रिक्स की रूपरेखा वाली पावरपॉइंट प्रस्तुति या दस्तावेज़ भेजने के बजाय, यह एजेंसियों के लिए मासिक प्रदर्शन पुनरावलोकन बैठक में ग्राहकों को परिणामों से अवगत कराने का अवसर है। आँकड़े तो बस आँकड़े होते हैं। मेट्रिक्स से संदर्भ और गहरी सीख प्रदान करना कहीं अधिक जानकारीपूर्ण हो सकता है, ताकि आपकी एजेंसी आने वाले महीनों में परिणामों को और बेहतर बनाने के लिए अपनी रणनीति और युक्तियों को परिष्कृत और अनुकूलित कर सके।

#6: त्रैमासिक व्यापार समीक्षा बैठक

जैसे-जैसे आप अपने ग्राहकों के साथ अपने संबंधों को आगे बढ़ाते हैं, आप अनिवार्य रूप से उस बिंदु पर पहुँचेंगे जहाँ त्रैमासिक व्यावसायिक समीक्षा (QBR) आयोजित करनी होगी। यह आपके ग्राहक के साथ एक बैठक है, जिसमें आप व्यवसाय पर चर्चा करते हैं और यह विचार करते हैं कि आप उन्हें बेहतर कैसे समर्थन दे सकते हैं।

अन्य बैठकों के विपरीत, यह बैठक स्वभाव से रणनीतिक होनी चाहिए – न कि सामरिक। यह समर्थन संबंधी प्रश्नों या अतिरिक्त प्रशिक्षण की योजनाओं पर चर्चा करने का समय या स्थान नहीं है। इसके बजाय, यह आपके लिए क्लाइंट के व्यवसाय और भविष्य की योजनाओं को बेहतर ढंग से समझने का अवसर है – और फिर मिलकर रणनीति बनाने का कि आपकी एजेंसी और अधिक मूल्य कैसे प्रदान कर सकती है। आम 'विक्रेता' संबंध से हटकर और एक विश्वसनीय सलाहकार की तरह कार्य करके, आप अपने संबंध को मजबूत कर पाएंगे और अपने ग्राहक का सम्मान और वफादारी अर्जित कर पाएंगे। इसका मतलब है ग्राहक को बनाए रखना और साल-दर-साल राजस्व वृद्धि।

यह जानने के लिए कि एक शेड्यूलिंग तकनीक प्लेटफ़ॉर्म कैसे काम करता है – और यह आपके व्यवसाय को बढ़ाने में कैसे मदद कर सकता है – हमारा श्वेत पत्र डाउनलोड करें, "प्रौद्योगिकी प्लेटफ़ॉर्मों के शेड्यूलिंग के लिए व्यापक मार्गदर्शिका।"