Planifier des réunions dans un lieu de travail international

Notre façon de travailler a changé et ce n'est pas seulement à cause de COVID-19. Au cours de la dernière décennie, les progrès technologiques - tels que l'amélioration des vidéoconférences et des applications de planification - ont rendu plus facile que jamais le travail avec des collègues du monde entier.

Cette facilité, cependant, s'accompagne de ses propres défis. Comment planifier des rendez-vous avec un grand groupe de personnes lorsqu'elles sont basées aux quatre coins du monde ? Ou éviter d'offenser quelqu'un parce que sa façon de travailler est différente de celle des autres ? Examinons certains problèmes liés au travail dans un bureau international et la façon dont nous pouvons les surmonter.

Planification du fuseau horaire des réunions

Si vous avez déjà travaillé dans un bureau international, vous savez que la gestion des réunions sur différents fuseaux horaires peut être un véritable casse-tête. Que vous essayiez de planifier un appel avec un collègue à Londres ou de joindre un client à Sydney, trouver le meilleur moment pour tout le monde peut sembler plus compliqué que la raison pour laquelle vous vous réunissez en premier lieu.

Mais ne stressez pas, ne paniquez pas et ne jetez pas votre ordinateur portable contre le mur le plus proche. Avec un peu de planification et les bons outils, gérer les fuseaux horaires peut être un jeu d'enfant. Voici quelques conseils pour vous aider :

Soyez attentif. Souvenez-vous toujours que ce qui fonctionne pour vous, ne fonctionne pas forcément pour tout le monde. Assurez-vous de planifier à l'avance et de penser aux personnes dont vous avez besoin pour assister à votre réunion. Une fois que vous le savez, vous pouvez faire un sondage qui prend en compte les différents fuseaux horaires. Proposez de nombreuses options et vous serez sûr de trouver le moment idéal.

Définissez des attentes claires. Si vous vous assurez que tout le monde sait ce que vous voulez atteindre lors de la réunion, y compris sa durée, cela permettra à chacun de planifier à l'avance et d'adapter ses journées en conséquence. Si vous êtes à Los Angeles, il est probable qu'une réunion avec des collègues à Berlin doive empiéter sur leur soirée, donc le fait de leur faire savoir combien de temps vous avez besoin et quels sujets vous voulez aborder leur permettra de savoir combien de temps ils doivent réserver dans cette soirée.

N'oubliez pas de prendre des pauses. Il est important d'être conscient des pauses en général, mais encore plus lorsqu'il s'agit de rencontrer des personnes venant du monde entier. Ce qui pourrait être une réunion matinale pour vous pourrait être tardif pour quelqu'un d'autre. Ils peuvent être déjà plus fatigués et moins capables de se concentrer pendant de longues périodes. Encouragez chacun à s'exprimer et, si les choses vont trop vite pour lui, demandez une pause. Utilisées à bon escient, les pauses permettent de rendre la réunion plus productive.

Effets culturels

La technologie nous a peut-être permis de nous réunir n'importe où, mais la culture d'entreprise varie considérablement d'Asie en Europe et en Amérique du Nord.

Pour les Cadres d'entreprise et PDG qui travaillent à l'international, il existe un champ de mines d'obstacles, de la communication à l'étiquette, qu'il est important de maîtriser si vous voulez renforcer les liens avec vos collègues et vos clients.

Avant la réunion, prenez le temps de comprendre en quoi la culture des personnes que vous allez rencontrer est différente de la vôtre. Il peut s'agir de faire des recherches sur les coutumes ou les traditions propres à une région particulière, d'adapter votre style et votre ton de communication ou d'organiser une réunion 1:1 avec une personne de votre bureau qui a une expérience de vie pertinente. Considérez cela comme un excellent moyen d'élargir votre base de connaissances et votre développement personnel.

Pendant la réunion, ne gaspillez pas toute l'énergie que vous avez utilisée pour vous préparer. Il est important de faire preuve de respect et d'être ouvert aux différentes façons de travailler. Évitez les stéréotypes et les suppositions et soyez patient si des barrières linguistiques apparaissent. Certains outils de vidéoconférence proposent une traduction en direct mais, à leurs débuts, ils n'offrent peut-être pas la solution. Si vous pensez que la communication pourrait poser problème, envisagez d'engager un interprète professionnel pour faciliter la réunion.

Il est important de se rappeler que les différences culturelles peuvent être un défi, mais qu'elles sont aussi une excellente occasion d'apprendre et de se développer. Soyez attentif et faites un effort pour comprendre que tout le monde ne va pas travailler et vivre comme vous.

Après la réunion, n'oubliez pas ces différences. La façon dont vous suivez vos collègues ou vos clients pourrait être différente. Assurez-vous de comprendre leurs pratiques de travail et adaptez votre suivi en conséquence.

Utiliser les bons outils

Une bonne maîtrise de la technologie à votre disposition et une connexion Internet solide sont essentielles pour maîtriser les réunions mondiales.

Que vous soyez un chef d'entreprise ou un entrepreneur, le temps dont vous disposez est limité et vous devez en tirer le meilleur parti. L'utilisation des bons outils vous permettra de changer la donne.

Les logiciels de planification. Des outils comme Doodle facilitent la gestion des réunions, où que se trouvent vos participants. Les logiciels Booking Page et Group Polls, par exemple, permettent d'automatiser les fuseaux horaires, d'envoyer des invitations et des rappels et de transformer un processus qui pourrait facilement vous prendre toute la journée en un processus qui ne prend que quelques minutes.

Vidéoconférence. Il existe un certain nombre d'options différentes, mais l'astuce consiste à trouver celle qui fonctionne le mieux pour vous et qui s'intègre dans votre flux de travail en douceur.

Collaboration. Si vous avez des équipes dans le monde entier, trouver un moyen de travailler ensemble peut être un défi. Des outils comme Slack peuvent contribuer à maintenir la pertinence des communications et faciliter la collaboration, même si vous n'êtes pas dans la même pièce.

Translations. Ils ne sont peut-être pas adaptés à la production de textes, mais pour aider lors d'une réunion, des outils comme Deepl peuvent aider à surmonter les barrières linguistiques et faire en sorte que la réunion se termine par des résultats exploitables.