Faciliter les réunions de groupe 101

Les réunions de groupe sont un élément essentiel de tout groupe, entreprise ou organisation qui implique plus de deux personnes. S'assurer que votre équipe travaille d'un commun accord, lancer de nouvelles idées et renforcer les pratiques de l'entreprise ne sont que quelques-unes des raisons pour lesquelles les réunions sont un élément important des opérations. Voyons comment vous pouvez animer avec succès des réunions pour des groupes de toute taille.

Coordonner un moment idéal

Coordonner un moment parfait pour accueillir votre réunion est la première étape de notre liste de réunions 101, car laisser les plateformes de réunion choisir un moment qui leur convient le mieux est un excellent moyen de s'assurer que vous avez une réunion de groupe productive. Faites un sondage pour savoir à quelle heure votre réunion doit avoir lieu. En faisant cela, vous n'aurez pas à vous inquiéter que quelqu'un ne puisse pas venir parce qu'il doit faire le ramassage scolaire ou qu'une autre personne soit retenue par un engagement précédent. En donnant aux plateformes de réunion le choix de l'heure, vous leur donnez également le sentiment d'être respectées et de contrôler la situation. Un geste simple et poli comme l'organisation d'un sondage peut grandement contribuer au succès de votre réunion.

Check-In avec les participants

Commencez votre réunion de groupe par une rapide prise de contact afin d'encourager vos participants à se détendre et à se concentrer. Demandez simplement à chacun comment il va ou s'il a quelque chose en tête avant d'aborder l'ordre du jour de la réunion. Commencez par un brise-glace pour briser la glace, mais aussi pour que vos participants se sentent importants et pris en charge. Les réunions sont plus productives lorsque tous les participants se sentent appréciés et utiles.

Assigner des rôles

Lorsque vous animez des réunions, vous devez attribuer des rôles importants aux participants afin de créer une responsabilité commune au sein de votre réunion de groupe. L'animateur peut demander aux participants de prendre des notes ou de surveiller l'heure. Un autre rôle simple et peu contraignant consiste à demander aux participants d'imaginer un mot de bienvenue ou de départ unique pour la réunion. Faites tourner les rôles pour les réunions récurrentes et permettez aux autres de participer à votre réunion, aussi souvent que possible. Après tout, si vous organisez une réunion de groupe, cela signifie que vous avez besoin de la participation totale du groupe pour atteindre un objectif final réussi.

Écoutez attentivement

Lors d'une réunion de groupe, l'animateur ne doit jamais être la seule personne à parler pendant toute la session. Pratiquez l'écoute active avec vos plateformes de réunion et absorbez soigneusement leurs paroles. Après avoir écouté attentivement, donnez un retour et une confirmation à l'orateur et assurez-lui que vous avez compris ce qu'il a dit ou demandez-lui une clarification si ce n'est pas le cas.

Si vous voulez réussir une réunion, l'écoute est une étape extrêmement importante de notre liste de réunions 101. Si vos participants ne se sentent pas écoutés, il est plus que probable qu'ils se désintéresseront de la question, ce qui rendra la réunion improductive pour toutes les personnes concernées. Les réunions de groupe ne doivent pas être des séances de dictature, mais des expériences d'apprentissage où les participants ont la possibilité d'exprimer des opinions différentes.

Take Turns

En lien avec le point 4, vous devez également prendre la parole à tour de rôle lorsque vous animez une réunion. Si plusieurs participants veulent s'exprimer en même temps, notez rapidement leurs noms et donnez la parole à chacun, un par un. Si vous organisez une réunion virtuelle, la plupart des plateformes disposent d'une fonction "lever la main". En encourageant les participants à utiliser cette fonction, vous aurez rapidement accès aux noms de tous ceux qui souhaitent s'exprimer.

Réduire la liste

Au cours des interactions humaines naturelles, nous avons tendance à dévier sans effort d'un point à l'autre d'une conversation. Si cela ne pose pas de problème lors d'un brunch ou d'un moment passé avec des amis, c'est totalement contre-productif lors d'une réunion de groupe.

Évitez les temps d'attente en gardant vos sujets de réunion bien définis. Précisez vos sujets au tout début de la réunion et annoncez quand vous passez d'un point à l'autre. Vous pouvez rendre votre réunion inclusive en faisant un sondage et en demandant aux participants d'exprimer les sujets qu'ils pensent devoir être discutés.

Planifier à l'avance

En lien avec le point numéro six, il est fortement recommandé d'avoir un ordre du jour écrit avant le début de votre réunion de groupe. Même si vous avez une mémoire exceptionnelle et que vous pensez ne pas avoir besoin d'un ordre du jour physique, nous vous recommandons d'en avoir un. Un ordre du jour vous permettra de rester concentré pendant votre réunion de groupe.

Avoir un ordre du jour physique ou numérique est également un excellent outil à distribuer à toutes vos plateformes de réunion. Chacun connaîtra à l'avance tous les points de discussion et aura l'occasion de préparer ses arguments à l'avance.

Pause

Faites une pause et donnez-vous, ainsi qu'aux participants à la réunion, la possibilité de réfléchir à tout ce qui vient d'être discuté. Pendant les réunions de groupe, beaucoup d'informations sont diffusées. Donnez au cerveau un moment pour digérer et traiter tout ce qu'il vient de recevoir.

Après une réflexion silencieuse, encouragez vos participants à écrire leurs pensées, à identifier leurs préoccupations ou à poser des questions. Ce simple exercice vous aidera, ainsi que les participants, à intérioriser tous vos sujets, ainsi que la cause globale de la réunion elle-même.

Encourager la participation

Même si certains membres du groupe sont moins loquaces que d'autres, leurs voix sont tout aussi importantes. En tant qu'animateur, vous devez encourager la participation de tous les participants à votre réunion. Créez un espace sûr et faites sortir les gens de leur coquille en posant des questions à faible pression telles que "Qu'en pensez-vous ?" Ou "Envisagez-vous d'autres idées ?"

Diviser les plateformes de réunion en petits groupes est un autre moyen d'encourager la participation des membres timides de l'équipe. Un groupe plus petit peut leur permettre de se détendre un peu. Après avoir divisé les participants en petits groupes, ramenez tout le monde dans le groupe entier et demandez à un chef d'équipe de vous faire part des points saillants de la conversation. De cette façon, les membres les plus timides de l'équipe pourront quand même être entendus, sans l'anxiété de devoir s'exprimer devant un grand groupe.

Conclusion

Nous espérons que nos points de réunion 101 vous aideront à animer avec succès votre réunion de groupe. Consultez notre site Check out our site pour en savoir plus sur la réalisation de sondages pour tous vos besoins en matière de réunions. Santé à la productivité, à l'atteinte des objectifs et aux nouvelles idées brillantes !