5 façons pour les PDG de gérer efficacement leurs agendas

Il est juste de dire que les PDG sont des personnes très occupées. Selon la Harvard Business Review, la gestion du temps est souvent citée comme l'un de leurs plus grands défis. Il est facile de comprendre pourquoi. S'il ne s'agit pas d'équilibrer les réunions avec les autres dirigeants, il s'agit de traiter avec les parties prenantes, de rencontrer le conseil d'administration ou de donner une vue d'ensemble stratégique sur une variété de questions différentes.

Il y a beaucoup à faire et ce, avant même de prendre en compte toutes les réunions interminables. Il n'est pas étonnant que 70 % des cadres aient ouvertement parlé de quitter leur emploi pour cause d'épuisement professionnel.

Les réunions étant un facteur si important dans l'emploi du temps d'un PDG, il semble évident qu'il faut y remédier afin de réduire le stress et de rendre le dirigeant plus heureux et plus productif. Que vous planifiiez vous-même vos réunions ou que vous fassiez appel à une assistante de direction, il existe un certain nombre d'outils d'efficacité pour vous aider. Voici nos cinq conseils pour maîtriser la gestion du temps des cadres.

Créer une page de réservation

Une Page de réservation est un outil puissant pour la gestion du calendrier des PDG. En termes simples, une page de réservation automatise votre calendrier pour faciliter la recherche d'un moment de rencontre. Pour un PDG, c'est essentiel pour rationaliser les réunions et éliminer les interminables courriels.

Que vous organisiez une réunion vous-même ou que votre assistant le fasse en votre nom, il vous suffit de définir votre disponibilité, de partager votre lien et la page de réservation s'occupe du reste. Sur un plan professionnel Doodle, vous pouvez créer autant de pages que vous le souhaitez - ce qui signifie qu'il est facile de segmenter différentes pages pour différentes choses. Ainsi, si vous voulez toujours avoir du temps pour le conseil d'administration mais restreindre la disponibilité à une partie prenante externe, vous pouvez le faire.

Une page de réservation est excellente, mais une page avec des paramètres de puissance finement ajustés est la meilleure. L'ajout d'un plafond au nombre de réunions tenues dans une journée ou de périodes tampon pour éviter qu'elles ne se suivent est essentiel pour la gestion du calendrier des cadres.

De plus, le fait d'être lié à votre calendrier signifie que la Page de Réservation peut également tenir compte de votre disponibilité - ainsi, si vous ajoutez quelque chose, votre Page de Réservation supprimera automatiquement cette disponibilité de tout lien que vous partagez. Vous n'aurez jamais à vous soucier des doubles réservations !

Envoyer des rappels de réunion

Il n'y a rien de plus exaspérant que de se préparer à une réunion importante et de constater que personne ne s'y présente. La gestion du temps des PDG est déjà assez difficile sans qu'ils aient à perdre du temps à préparer et à assister à des réunions auxquelles personne ne participe.

L'utilisation de rappels de réunion, que l'heure ait été convenue par le biais d'un sondage de groupe ou d'une page de réservation, réduit le nombre d'absences. Les participants recevront un e-mail avant la réunion pour leur rappeler qu'elle est imminente.

Obtenez les informations importantes dès le départ

Les meilleures réunions sont celles qui sont bien préparées. C'est encore plus vrai pour les cadres occupés qui peuvent facilement être débordés d'une semaine à l'autre. Selon Entrepreneur, les événements dont l'ordre du jour est clairement défini ont beaucoup plus de chances d'être efficaces que ceux qui ne le sont pas.

Des réunions plus réussies signifient moins de suivi pour un PDG. C'est essentiel pour vous permettre de vous consacrer aux autres tâches importantes liées à la gestion de votre entreprise.

Des outils, comme Doodle, permettent d'ajouter des questions personnalisées ou des champs d'invitation. Cela vous permet de demander toutes les informations nécessaires à l'avance, ce qui signifie que vous saurez exactement quel est le sujet de la réunion et comment vous y préparer.

Programmer du temps pour les tâches essentielles

Si vous êtes comme la plupart des cadres, vous avez l'impression que votre journée se résume à sauter d'une réunion à l'autre, avec peut-être quelques minutes pour prendre un café entre les deux. C'est un miracle que l'on puisse faire quoi que ce soit dans une entreprise... sans parler du temps passé avec vos amis et votre famille.

En automatisant la planification, les cadres peuvent consacrer plus de temps à la gestion de leur entreprise. Même ceux qui ont des assistants n'ont plus besoin qu'on leur demande constamment quand ils sont libres, car les réunions sont réservées automatiquement.

Il faut également prendre l'habitude de prévoir systématiquement du temps pour les tâches importantes. Si vous devez revoir un rapport ou prendre le temps de donner un feedback à une équipe, bloquez le temps dans votre calendrier. Ainsi, une solution de planification automatisée sera encore plus efficace pour gérer votre journée.

Ajouter de la flexibilité aux réunions grâce à la vidéoconférence

Si libérer votre emploi du temps chargé de PDG en automatisant votre calendrier est un moyen de gagner du temps, la vidéoconférence en est un autre.

En intégrant des outils tels que Zoom ou Microsoft Teams, même les PDG les plus occupés n'ont plus à se soucier de courir d'une salle de réunion à l'autre ou d'un client à l'autre. Au lieu de cela, vous pouvez planifier votre journée autour d'une variété de réunions en personne et virtuelles ou même les faire toutes en ligne si nécessaire.

En outre, pour ceux qui sont à la tête d'une organisation internationale, la vidéoconférence intégrée dans votre planning signifie qu'il n'est plus nécessaire de parcourir le monde pour faire le point sur les différents sites. Au lieu de cela, les équipes peuvent présenter virtuellement ce qu'elles sont en train de faire. En réduisant les déplacements sur de longues distances, les PDG, comme vous, pourront non seulement se concentrer sur la gestion de leur entreprise, mais aussi bénéficier d'autres avantages, tels que davantage de temps pour les amis et la famille et moins de risques d'épuisement professionnel.

Gérer son emploi du temps. C'est peut-être ce que la plupart des PDG affirment être le plus difficile dans leur travail, mais avec quelques ajustements, vous pouvez faire en sorte que cela devienne l'un des plus faciles.

L'automatisation de votre calendrier permet de fixer un rendez-vous avec quelqu'un aussi facilement que l'envoi d'un lien. L'ajout de la vidéoconférence et des rappels par e-mail offre une plus grande flexibilité pour se rencontrer au moment qui vous convient et faire en sorte que les absences fassent partie du passé. En demandant d'abord les informations essentielles, les réunions peuvent être bien préparées et faire un usage efficace de votre temps.

Une telle rationalisation de la gestion du calendrier permet aux cadres d'avoir des journées plus productives. Cela signifie plus de temps consacré aux tâches importantes pour le développement de votre entreprise, moins de risques d'épuisement professionnel ou de stress et, sur le plan personnel, plus de temps pour la famille et les amis.

Vous pouvez créer votre propre page de réservation gratuitement avec Doodle. Cliquez ici pour commencer dès aujourd'hui.