Cómo una organización médica sin ánimo de lucro alcanzó sus objetivos y se mantuvo ágil utilizando Doodle

Un estudio de la experiencia de usuario de Doodle

Doodle habló con una organización médica sin ánimo de lucro centrada en conectar la investigación y la innovación en la atención oncológica con los médicos de la comunidad de todo el país, ofreciendo sesiones y eventos de formación médica continuada en todas las sedes de su red. Es un trabajo importante, y nada de ello puede llevarse a cabo sin una programación precisa y eficaz.

Hablamos con el enlace de la red externa de la organización sin ánimo de lucro, Erik Frederick, sobre cómo Doodle Premium ha simplificado su programación.

Gestiona las reuniones a través de diferentes calendarios y software, sin problemas.

Erik se enfrenta a un reto típico de las organizaciones sin ánimo de lucro que trabajan con diversas partes interesadas externas: el acceso al calendario. Programar eventos significa reunir a médicos y educadores de varias instituciones en sedes de la red en seis estados diferentes: ¡suele haber muchos calendarios y software incompatible en juego! Antes de Doodle, la única forma de encontrar una hora de reunión era un largo intercambio de correos electrónicos.

Erik lo describió como "...un malabarismo de calendarios... cambiando de horarios". Doodle permite a Erik evitar las idas y venidas por correo electrónico. Y, una vez confirmada la hora, la reunión se sincroniza automáticamente con los calendarios de todos los participantes.

Doodle elimina el dolor de la programación médica

Como enlace en una organización médica sin ánimo de lucro, Erik tiene que enfrentarse a otro reto de programación: trabajar con los calendarios de los médicos, que son notoriamente apretados. Los calendarios de la mayoría de los médicos están repletos de días de clínica; es más, es imposible reprogramar cualquier día de clínica en un plazo de tres meses. Como resultado, la mayoría de las reuniones se organizan con mucho tiempo de antelación. Las encuestas de Doodle han facilitado el proceso de planificación de reuniones con hasta 9 meses de antelación; el tablero de Doodle proporciona un resumen de un vistazo de todas las reuniones futuras, no sólo de las programadas para la semana o el mes siguientes.

"Porque muchos médicos, al menos aquí, no deben programar nada para dentro de 3 meses... Ese es un gran componente de por qué yo también uso esto".

Integrar Doodle perfectamente en la metodología lean.

Doodle ha demostrado ser totalmente compatible con el compromiso interno de la organización sin ánimo de lucro con la metodología lean, una metodología empresarial dirigida a mejorar el valor para los clientes mediante la optimización continua de los procesos en el lugar de trabajo.

Antes de Doodle, dice Erik, programar "...era una de las cosas más dolorosas para el grupo, ver este calendario, programar esto y ejecutar estas piezas educativas, así que ahora mismo es una de las grandes mejoras que elimina muchos residuos y añade valor al proceso".

Casos de uso: reuniones de equipo, partes interesadas externas, sesiones individuales, sesiones de formación, reservas de citas.