Guía completa de plataformas tecnológicas de programación

La programación resuelve problemas empresariales críticos

¿Cómo se gestionan las reuniones en su organización? ¿Cada uno se encarga de las suyas? ¿O la planificación la llevan a cabo equipos cuya única responsabilidad es supervisar la gestión de reuniones para ejecutivos o grupos selectos? Si la programación no la gestiona el personal administrativo, es posible que se espere que cada empleado gestione su propio calendario. Lo más probable es que quien gestione la programación de reuniones recurra a herramientas digitales para realizar su trabajo. Y si depende de herramientas digitales básicas, como el calendario y el correo electrónico, sin duda está dedicando una cantidad de tiempo desmesurada a intentar programar estas reuniones.

Encontrar un momento para reunirse para un grupo de cualquier tamaño es todo un reto. Programar reuniones en toda una organización con herramientas inadecuadas para el trabajo no es solo una pérdida de tiempo; también puede resultar en una menor productividad y una disminución de la moral de los empleados. Según nuestro Informe sobre el estado de las reuniones 2019, ir y venir por correo electrónico para encontrar una hora para programar una reunión puede llevar hasta 30 minutos. Las reuniones complejas con asistentes de varias organizaciones diferentes plantean un desafío aún mayor. Cuando las ineficiencias en la programación de reuniones se multiplican por el número de empleados que trabajan en la empresa, el drenaje de recursos de la empresa puede ser abrumador.

Las herramientas de calendario y correo electrónico simplemente no son adecuadas para gestionar las necesidades de programación de la compleja empresa moderna. Esto ha provocado un aumento de la demanda de plataformas tecnológicas de programación más sofisticadas que permitan a las empresas -y a sus empleados- ser más productivas, colaborativas y eficientes en sus reuniones. El resultado final será la innovación sostenible y el crecimiento empresarial.

¿Qué es una plataforma tecnológica de programación?

Una plataforma tecnológica de programación, o STP, es una plataforma de software empaquetada que permite a las empresas programar reuniones de manera eficiente y eficaz en todas sus organizaciones. Una STP se adapta a las entradas de reunión únicas de su organización. Esto puede incluir los participantes necesarios para la reunión (tanto si tiene acceso a los calendarios de los participantes como si no), el tipo de reunión y los posibles días y horas de la reunión. Básicamente, las entradas de la reunión son el quién, el qué, el cuándo y el dónde de la reunión programada.

Un STP también debe funcionar a través de una variedad de puntos de contacto donde las personas puedan acceder e interactuar con el STP. Pueden ser aplicaciones nativas (iOS, Android), aplicaciones de escritorio, navegadores web, extensiones de navegador, etc. Además, estos STP pueden tener la capacidad de alojar aplicaciones o productos externos que permitan diferentes casos de uso utilizando o construidos con el mismo marco tecnológico. Los STP pueden dividirse en tres categorías en función de sus características, complejidad y capacidad para gestionar distintos casos de uso.

Tres niveles de plataformas tecnológicas de programación

Nivel 1: Tipos de reuniones únicas Las STP de nivel 1 están limitadas en cuanto a funcionalidad y capacidad de integración con otras herramientas. Funcionalmente, sólo suelen programar un tipo de reunión: reuniones individuales, reuniones de grupo (para más de dos personas) o citas (programación pasiva de reuniones). Los STP de nivel 1 se integran con el calendario en dos frentes distintos. Permiten ver las citas mientras se programan las próximas reuniones. También permiten sincronizar las reuniones finalizadas con el calendario conectado. A menudo, estas integraciones se establecen directamente con los servicios de Microsoft o Google. También se pueden gestionar indirectamente a través de la función básica de exportación de un calendario en línea: el feed ICS.

Nivel 2: Múltiples tipos de reuniones + integraciones Cuando un STP puede ayudar a una organización a programar más de un tipo de reunión - o puede integrarse con herramientas más allá de un calendario - se considera un STP de nivel 2. Los STP de nivel 2 pueden conectarse a los calendarios de los empleados a nivel de toda la organización. Pueden organizar eficazmente reuniones de grupos grandes (como juntas directivas o reuniones de equipo), así como programar reuniones individuales entre miembros de un equipo. Las reuniones de grupo y las reuniones individuales programadas con un STP de nivel 2 se sincronizarán automáticamente con los calendarios conectados de los miembros participantes.

Los STP de nivel 2 pueden integrarse de forma nativa con otro software, a un CRM (como Salesforce) por ejemplo, o pueden integrarse con otro software empresarial a través de una herramienta de terceros como Zapier. La mayoría de los STP actualmente en el mercado son STP de nivel 2.

Nivel 3: Programación integrada, flexible y segura para la empresa moderna. ¿Qué diferencia a los STP de nivel 3 de los STP de nivel 2? Recursos, inversión y características de seguridad que añaden aún más valor organizativo.

Los STP de nivel 3 pueden programar múltiples tipos de reuniones, integrarse con otras herramientas empresariales, permitir la creación de aplicaciones dentro de su marco tecnológico de programación y ofrecer soporte de programación a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API). Los STP de esta categoría también son compatibles con las necesidades de seguridad, privacidad y escalabilidad de las grandes empresas.

Las reuniones se crean eficientemente con el marco de programación subyacente del STP. Se asignan las entradas, se eligen las posibles opciones de día y hora (o se identifican automáticamente en los STP más avanzados) y, a continuación, se añade el evento final a los calendarios de los participantes. Los STP de nivel 3 pueden utilizar este marco, u ofrecerlo a otros, para crear productos que satisfagan más casos de uso o resuelvan problemas de programación exclusivos de empresas concretas. También pueden permitir a las empresas acceder a determinadas funciones y datos, o programar reuniones a través de una API.

Las empresas modernas con miles de empleados tienen necesidades complejas, no sólo en términos de eficiencia organizativa (por ejemplo, planificar reuniones entre miles de empleados), sino también en términos de seguridad, ya que es vital garantizar que cada una de las aplicaciones utilizadas por esos miles de empleados sea segura. Los STP de este nivel admiten el inicio de sesión único (SSO), un mecanismo de autenticación seguro basado en web que minimiza las amenazas externas a la infraestructura informática de una organización. Los STP de este nivel también son lo suficientemente flexibles como para escalar con su empresa a medida que crece para dar soporte a las necesidades de programación diaria de decenas de miles de empleados, que ahora trabajan de forma remota.

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