¿Qué son las herramientas de reprogramación de reuniones?

Las reuniones son una parte fundamental de los negocios. Sirven para colaborar con los compañeros, compartir información y tomar decisiones. A veces parece (y es el caso) que tenemos demasiadas, pero sin ellas es poco probable que las cosas avancen.

Pero las reuniones también pueden ser un incordio. Sobre todo cuando se tiene una agenda apretada y la disponibilidad de cada uno es diferente.

Ahí es donde entran en juego las herramientas de reprogramación de reuniones. Son una forma de automatizar el proceso y liberarte de rondas de correos electrónicos de ida y vuelta. En su lugar, resulta fácil encontrar una hora que funcione para todos.

Veamos qué puede hacer por ti una herramienta de reprogramación de reuniones.

¿Por qué necesitas una herramienta de reprogramación de reuniones?

Además de liberarte de tu calendario, hay muchas razones para utilizar una herramienta de reprogramación. Éstas son sólo algunas:

Tu agenda está muy apretada. Si tienes una reunión tras otra y tus colegas hacen lo mismo, puede ser difícil encontrar una hora que funcione para todos. Una herramienta de reprogramación de reuniones puede ayudarte sin tener que pasar horas intentando coordinarte.

La gente no está disponible. A veces, simplemente sucede y la gente no tiene tiempo para una reunión. Puede que estén fuera de la oficina, de vacaciones o tengan un conflicto. Una herramienta de reprogramación de reuniones puede ayudarte a encontrar un momento que funcione para todos.

Quieres ahorrar tiempo. Enviar correos electrónicos o llamar por teléfono para reprogramar una reunión puede llevar mucho tiempo, por no hablar de lo agotador que puede llegar a ser. Una herramienta de reprogramación de reuniones puede ayudarte a ahorrar tiempo automatizando el proceso.

¿Cómo funcionan las herramientas de reprogramación de reuniones?

Las herramientas de reprogramación de reuniones se encargan de encontrar una nueva hora para las personas que no pueden asistir al evento.

En lugar de volver a empezar desde cero y enviar correos electrónicos a todo el mundo para averiguar si hay una nueva hora a la que puedan asistir, estas herramientas le permiten crear una encuesta e invitar a sus asistentes a votar sobre su hora preferida.

La herramienta recomendará automáticamente una hora que funcione para la mayoría.

Cómo elegir la herramienta de reprogramación de reuniones adecuada

A la hora de elegir una herramienta, debes tener en cuenta varias cosas:

Funciones: Algunas herramientas de reprogramación de reuniones tienen más funciones que otras. Asegúrate de elegir una herramienta que tenga las funciones que necesitas.

Precio: Puede haber una amplia gama de precios, así que elige una herramienta que se ajuste a tu presupuesto.

Facilidad de uso: Algunas herramientas son sencillas y otras parece que necesiten un título universitario para funcionar. Elige una herramienta que sea fácil de configurar y utilizar.

Si buscas una herramienta que cumpla todos estos requisitos, Doodle puede ser la tuya.

Como una de las herramientas de programación favoritas del mundo, puedes encontrar una hora para reunirte fácilmente y automatizar tu proceso de reserva de reuniones. Cuando necesites reunir a mucha gente, Group Poll puede encontrar una hora fácilmente y también reprogramar una reunión en sólo unos clics.

La Página de reservas te permite reservar una reunión enviando un enlace. Si alguien no puede llegar a la hora que ha reservado, todo lo que tiene que hacer es volver a tu página y seleccionar una nueva hora. Muy sencillo.

Doodle 1:1 te permite reunirte con alguien en persona o virtualmente. Selecciona las horas que tienes libres y envíaselas a tu invitado. Ellos deciden lo que les viene bien y, una vez que eligen una hora, se añade a los calendarios de ambos.

Por término medio, la gente ahorra unos 45 minutos a la semana en comparación con la organización manual de reuniones. Es tiempo que puedes dedicar a cosas más importantes.

Algunos consejos adicionales para utilizar las herramientas de reprogramación de reuniones

A veces es imprescindible reprogramar una reunión, pero si quieres evitar confusiones, prueba a seguir estos consejos:

Deje claro el propósito de la reunión. Cuando crees una encuesta, asegúrate de incluir una breve descripción del evento y de por qué es importante. Esto ayudará a sus asistentes a tomar una decisión informada sobre la hora que prefieren.

Deja a los asistentes tiempo suficiente para responder. No cierre la encuesta demasiado pronto. Si necesita una respuesta y no la obtiene, intente enviar un recordatorio.

Sé flexible. Si no hay horarios que funcionen, esté dispuesto a llegar a un acuerdo. Puede que tengas que reprogramar la reunión para una fecha u hora posteriores.