E-Mail vs. Online-Terminplanung: Die große Debatte

Zivilisierte Menschen diskutieren nie über Religion oder Politik... so sagt man. Aber wir alle wissen, dass es Themen gibt, die noch umstrittener sind. Große Debatten, die einen Raum oder sogar eine Familie in zwei Hälften teilen können. Sie drehen sich um die großen Themen unserer Zeit. Die Beatles oder die Rolling Stones, zum Beispiel. Batman oder Superman? Harry oder William? Die Lakers oder die Celtics? Es kann keinen Mittelweg geben. Niemand "mag" Real Madrid und Barcelona.

Kratzen Sie jedoch an der Oberfläche, und diese heiß umstrittenen Diskussionen sind nur dem Namen nach Debatten. Jeder vernünftig denkende Mensch weiß, dass die Stones nur ein Abklatsch dessen waren, was die Beatles Jahre zuvor waren, als sie in den Hamburger Kneipen spielten. Batman, Pizza, Harry und, dank Magic und Kobe, die Lakers sind die richtige Antwort auf diese Frage.

In IT-Abteilungen, Personalbüros und auf Produktivitätskonferenzen auf der ganzen Welt tobt eine ebenso heftige Debatte: E-Mail oder Online-Terminplanung. Wie bei den vorangegangenen Beispielen handelt es sich nicht einmal um einen fairen Kampf.

Die E-Mail ist unser treuer und zuverlässiger Begleiter. Seit einem Vierteljahrhundert leistet sie uns allen gute Dienste und ist für so viele Dinge hervorragend geeignet. Aber das Planen von Besprechungen gehört nicht dazu.

Tennis gegen Bogenschießen

Wie viele E-Mails brauchen Sie, um ein Treffen mit Kunden, potenziellen Kunden oder sogar Bewerbern für eine Stelle zu vereinbaren? Wenn ich mich an meinem eigenen Posteingang orientiere, würde ich sagen, dass etwa 157 E-Mails pro Termin ungefähr richtig sind, wobei jeder Versuch, einen Termin zu vereinbaren, zu einer Runde E-Mail-Tennis führt, die in etwa so abläuft:

So, wann sind Sie verfügbar?

*Ich habe nächsten Dienstagmorgen 20 Minuten Zeit, ich kann es auf Mittwochnachmittag verschieben und vielleicht wird am Freitag etwas frei. Ansonsten ist nächsten Donnerstag in drei Wochen Schluss.

Hmmm, die arbeiten nicht für mich. Haben Sie in vier Wochen etwas frei?

Ja, irgendwann am Dienstag.

10:30?

Oh nein, eine ganztägige Veranstaltung wurde gerade geplant.

Der folgende Freitag?

Nein, Urlaub.

*Mittags am 17.

Ja! Das ist perfekt.

Großartig, ich schicke dir eine Einladung. Ist es die .com- oder die .co.uk-E-Mail-Adresse?

(3 Wochen später) Tut mir wirklich leid, ich muss den Termin verschieben...

Kein Wunder, dass E-Mails oft als Produktivitätskiller wahrgenommen werden. Das ständige Hin und Her ist nicht nur ineffizient, sondern lenkt die Mitarbeiter auch von ihren anderen Aufgaben ab.

Vergleichen Sie das mit der Kim Soo-Nyung-ähnlichen unfehlbaren Genauigkeit eines Online-Terminplanungswerkzeugs. Senden Sie eine Umfrage, um die Verfügbarkeit aller Teilnehmer für eine Gruppenbesprechung zu ermitteln. Noch einfacher ist das Versenden eines buchbaren Kalenders, der mit Ihrem Zeitplan und Ihrer Verfügbarkeit vorausgefüllt ist und es den Eingeladenen ermöglicht, aus den verfügbaren Terminen auszuwählen.

Diese Funktionen sind sogar noch praktischer, wenn Ihre Kunden, Kollegen oder Berater über mehrere Länder und Kontinente verstreut sind. Statt des üblichen Googelns nach Zeitzonen und des Kopfrechnens (Ist es GMT oder EST? Und gilt die Sommerzeit?) haben Terminplanungstools die Zeitzonen bereits integriert, so dass die Technologie das Denken übernimmt.

Beschäftigt vs. produktiv

Es hat sich herausgestellt, dass wir alle - und mit "wir" meine ich Angestellte und nicht Männer - schlecht im Multitasking sind. Wenn wir zwischen der Strategiekarte und dem Posteingang hin- und herblättern, um eine neue E-Mail zu beantworten, denken wir gerne, dass wir Multitasking betreiben, aber in Wirklichkeit wechseln wir die Aufgaben. Und das Wechseln von Aufgaben ist nicht konstruktiv; es ist sogar unproduktiv und kostet 40 % (https://www.psychologytoday.com/us/blog/brain-wise/201209/the-true-cost-of-multi-tasking) unserer Gesamtproduktion.

Die gute Nachricht ist, dass jede unterbrochene Aufgabe, sei es durch einen unangekündigten Anruf eines Kunden oder durch eine weitere E-Mail, die uns serviert wird, in der Regel noch am selben Arbeitstag erledigt wird. Aber nicht sofort. Im Durchschnitt dauert es mehr als 23 Minuten, bis ein unterbrochener Mitarbeiter wieder mit seiner Aufgabe beginnen kann. Noch länger dauert es, bis er wieder das gleiche Produktivitätsniveau erreicht hat.

Die Produktivitätskosten und die Erkenntnis, dass E-Mail eine veraltete und ineffiziente Kommunikationsmethode ist, haben Unternehmen dazu veranlasst, sich nach Alternativen umzusehen. Die beliebteste, insbesondere in der Kreativbranche, bei SAAS, in der Entwicklung, in Beratungsunternehmen und bei der Personalbeschaffung, ist zweifellos Slack. Kollaborationsplattformen wie Slack ermöglichen es den Nutzern, einen Großteil ihrer Arbeit auf einer einzigen Plattform zu erledigen, wodurch das Wechseln von Aufgaben und die damit verbundenen Produktivitätsverluste reduziert werden. Das ist sicherlich der Fall mit dem Doodle-Slack-Bot, der es den Nutzern ermöglicht, die beste Zeit für ein Meeting zu finden und es dann direkt in der Slack-Umgebung zu planen.

Für Unternehmen, die noch an traditionelle Tools wie Outlook gebunden sind, gibt es auch Hoffnung. Unsere Doodle-Outlook-Integration ermöglicht es den Nutzern, auf ihre buchbaren Kalender zuzugreifen und Meeting-Links direkt aus Outlook heraus zu generieren, so dass die Nutzer nicht wie üblich zwischen E-Mail, Kalender und Planungstool hin- und herwechseln müssen.

Die Zukunft vs. Die Gegenwart

Wir sind nicht nur schlechte Multitasking-Talente, wir können auch nicht gut warten. Wir hassen es. Aber es ist nicht unsere Schuld - unsere Gehirne sind mit der Veranlagung vorprogrammiert, Verzögerungen zu verabscheuen. Diese Abneigung gegen Intervalle ist auch bei Kunden im Spiel, deren Meinung über Ihr Unternehmen oder Ihre Agentur jedes Mal ein wenig negativ beeinflusst wird, wenn der Prozess ins Stocken gerät.

Die E-Mail ist für diese Art von Ungeduld einfach nicht geeignet. E-Mails verzögern oft Vorgänge, die genau dann passieren könnten, wenn das Eisen am heißesten und das Interesse am größten ist.

Personalvermittler könnten zum Beispiel gleich in der ersten Nachricht an einen Bewerber einen Link zu ihrer Buchungsseite einfügen und ihm mitteilen, dass er ein tolles Profil hat und Sie gerne mit ihm chatten würden. Auf diese Weise kann der Kandidat sofort und proaktiv einen Termin für das Erstgespräch vereinbaren, was ihm ein gutes Gefühl vermittelt. Gleichzeitig nimmt der gesamte Terminplanungsprozess dem Personalverantwortlichen so gut wie keine Zeit und Energie ab, so dass er sich auf dringendere Aufgaben konzentrieren kann, bis das Treffen vereinbart ist.

Die meisten Unternehmen, die Dienstleistungen, Lösungen und Software-Tools anbieten, haben ein Kontaktformular auf ihrer Website. Wenn also ein potenzieller Kunde, der recherchiert hat, auf Ihrer Website gelandet ist, dem das Gelesene gefallen hat und der so beeindruckt war, dass er Kontakt aufnehmen möchte, hinterlässt er seine Daten in diesem Formular. Ein Mitglied des Verkaufsteams wird sich darum kümmern, vielleicht schon am nächsten Tag oder nach dem Wochenende, je nachdem, wann der Kontakt zustande kam, und dann beginnt der E-Mail-Verkehr. Die Alternative ist, Ihre Buchungsseite direkt auf Ihrer Website einzubinden, damit die Interessenten einen Termin vereinbaren können, solange ihr Interesse noch groß ist. Dies vermittelt potenziellen Kunden auch das Gefühl, die Kontrolle zu haben, anstatt dass ihnen etwas verkauft wird, was sie empfänglicher macht.

Ponys und Einhörner vs. ins Gesicht geschlagen werden

Manche Vergleiche sind gar keine Vergleiche.

Wir alle waren schon einmal in einer miesen Besprechung. Nicht nur ein "nicht gutes" Meeting, sondern die Art von Meeting, die sich anfühlt, als würde man ständig mit den bloßen Füßen auf ein Lego-Stück treten. Die Art von Meeting, bei der man innerlich mit dem Universum paktiert, damit es ein Ende hat.

Etwa 70 % von uns haben das Gefühl, dass wir regelmäßig Zeit durch schlecht organisierte Meetings verlieren, wobei das Fehlen einer klaren Tagesordnung und die mangelnde Vorbereitung der Teilnehmer ganz oben auf der Liste der Gründe stehen, warum diese Meetings überhaupt stattfinden.

Aus diesem Grund haben Terminplanungs-Tools wie Doodle Produkte wie den Bookable Calendar um eine Funktion für individuelle Fragen erweitert. Wenn ein neuer Kunde oder ein Kandidat für eine neue Stelle sein Meeting direkt bei Ihnen bucht, können Sie sicherstellen, dass er die sehr nützliche FAQ-Seite oder die Präsentation durchgelesen hat, um sicherzustellen, dass jedes geplante Meeting so produktiv wie möglich ist.

Ha, mal sehen, ob Sie damit mithalten können, E-Mail!

Menschen gegen Roboter

Nein, das ist nicht der Aufzug Pitch für eine Netflix Sci-Fi-Serie. Oder eine Drohung, dass die Maschinen kommen, um unsere Jobs zu übernehmen.

Es gibt einige Dinge, die Menschen viel besser können als Maschinen, z. B. Beziehungen aufbauen, Empathie zeigen und kreativ sein. Wir sind auch besser darin, neue und unstrukturierte Informationen zu verarbeiten und unstrukturierte Problemlösungsaufgaben zu bewältigen. Wir sind in einer Weise flexibel und unberechenbar, wie es Computer nicht annähernd sind.

Allerdings sind Computer dem Menschen bei der Ausführung grundlegender, regelbasierter Aufgaben, die Schnelligkeit und Genauigkeit erfordern, weit überlegen. Wie zum Beispiel die Suche nach dem schnellsten Weg ins Büro zu dieser Tageszeit. Wie die Bezahlung der neuen Turnschuhe, auf die Sie schon lange ein Auge geworfen haben. Wie das Planen von Besprechungen.

Natürlich ist E-Mail eine Technologie, aber die Planung von Besprechungen per E-Mail ist letztlich ein sehr menschlicher Prozess. Wir wissen das, weil es oft einen Schrei der Frustration auslöst. Im Gegensatz dazu wird bei der Planung über ein Online-Terminplanungs-Tool KI eingesetzt, die Ihnen die ganze Arbeit abnimmt.

Wenn es um Terminplanung geht, sollten wir die Roboter einsetzen, sage ich. Natürlich mögen einige Leute anderer Meinung sein. Manche Leute bevorzugen vielleicht E-Mails. Genauso wie manche Leute die Stones, Prinz William und die Celtics bevorzugen. Aber wir alle wissen, dass diese Menschen im Unrecht sind. Keine Diskussion.

Automatisierung kann mehr als nur planen. Welche Rolle sie im Verkaufsprozess spielt, erfahren Sie hier.