6 Gründe für Pädagogen, an die Leistungsfähigkeit von Online-Terminplanungs-Tools zu glauben

Jeder, der im akademischen Bereich gearbeitet hat, weiß: Sitzungen sind ein wesentlicher Bestandteil des akademischen Lebens. Sie erleichtern die direkte Interaktion mit Studierenden und anderen Fakultätsmitgliedern. Sie sind auch notwendig, um die vielen administrativen Aktivitäten zu organisieren, die das akademische Leben untermauern. Und natürlich sind sie integraler Bestandteil der verschiedenen Ebenen der Entscheidungsfindung in den Gremien, die an den Universitäten stattfinden.

Untersuchungen zeigen, dass Lehrkräfte bis zu 30 Prozent ihrer Zeit in Sitzungen verbringen. Die jüngste Umstellung vieler akademischer Einrichtungen auf Online-Kurse ist ein weiterer Grund dafür, dass eine schnelle und effiziente Planung von Einzel- und Gruppensitzungen gerade jetzt so wichtig ist.

Obwohl Besprechungen ein wesentlicher Bestandteil des akademischen Lebens sind, kann der Prozess der Planung von Besprechungen ein sehr mühsamer Prozess sein. Ich weiß das aus eigener Erfahrung, denn als Universitätsdozent habe ich manchmal mehrere Tage gebraucht, um eine einzige Sitzung zu buchen.

Doch während Lehrkräfte oft den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben beklagen, muss das Vereinbaren von Terminen gar nicht so kompliziert sein. Online-Terminplanungstools können den gesamten Prozess rationalisieren und die Buchung eines Termins in wenigen Minuten ermöglichen.

Da ich ein aktiver Nutzer von Doodle bin, dachte ich, es wäre hilfreich, sechs Gründe zu nennen, warum Pädagogen, mich eingeschlossen, an die Macht von Online-Terminplanungsprogrammen glauben sollten.

Grund Nr. 1: Reduzieren Sie den Bedarf an zahllosen Hin- und Her-E-Mails

Ein Grund, warum Pädagogen (auf allen Ebenen) auf Online-Terminplanungssoftware zurückgreifen, ist die Reduzierung des ständigen Stroms von E-Mails, der mit der Planung und häufigen Neuplanung von Sitzungen verbunden ist. Die Feststellung der Verfügbarkeit, die Auswahl eines Termins und die Bestätigung der Details nehmen zwangsläufig mehr Zeit in Anspruch als erwartet.

Die zahllosen E-Mails, die hin und her geschickt werden, belasten nicht nur die Lehrkräfte und Mitarbeiter, sondern auch die Studierenden. Die Zeit, die für vermeidbare administrative Aufgaben verschwendet wird, ist für alle Beteiligten ermüdend und erhöht das Risiko von Missverständnissen. Den Überblick über die Antworten aller Beteiligten per E-Mail zu behalten, ist ein langwieriger und psychisch anstrengender Prozess.

Da physische Anmeldeformulare bei Online-Kursen nicht mehr möglich sind, lernen die Lehrkräfte schnell, dass E-Mail-Ketten bei der Koordination von Terminen im Stil einer "Sprechstunde" nicht ausreichen (https://doodle.com/en/resources/). Die Möglichkeit, mit einem Online-Planungstool Kalendereinladungen an die gesamte Klasse zu senden und so Besprechungen zu ermöglichen, ohne dass E-Mails ausgetauscht werden müssen oder das Risiko besteht, dass ein Zeitfenster doppelt belegt wird, kann den gesamten Planungsprozess verändern.

Grund #2: Planen Sie Besprechungen zu Ihren eigenen Bedingungen

Der nächste große Vorteil eines zentralen Terminplanungstools ist die Möglichkeit, bestimmte Zeiträume in Ihrem Kalender für Besprechungen mit Studenten zu reservieren. Ohne feste Sprechstundenzeiten besteht die Gefahr, dass sich einzelne Termine schnell in Ihrem Kalender festsetzen und über die ganze Woche verstreut sind, so dass nur wenige, wenn überhaupt, feste Zeitspannen für die Vorbereitung von Lehrveranstaltungen oder andere Forschungsaufgaben übrig bleiben.

Eine der größten Herausforderungen bei der Bewältigung anderer akademischer Aufgaben und der Forschung während der Lehrtätigkeit ist weniger die Gesamtzeit, die für die Treffen mit den Studierenden aufgewendet werden muss, sondern vielmehr die ständigen Unterbrechungen, um auf individuelle Probleme der Studierenden einzugehen. Wenn Sie bestimmte Zeiten für Studententreffen vorsehen, können Sie Ihre Zeit besser einteilen und Ihren Kalender aufräumen, so dass Sie mehr Zeit haben, sich auf die Fragen der Studenten zu konzentrieren. Außerdem können Sie sich so die Zeit nehmen, sich auf andere Aktivitäten zu konzentrieren, z. B. auf die Vorbereitung des Unterrichts und die Recherche.

Grund #3: Verhindern Sie, dass Sitzungen andere Verpflichtungen beeinträchtigen

Eine weitere Möglichkeit, mit der Terminplanungs-Tools verhindern, dass Besprechungen andere Verpflichtungen beeinträchtigen, ist die Möglichkeit, Anfangs- und Endzeiten festzulegen. Wenn im Voraus klar festgelegt wird, dass die Besprechung nur eine bestimmte Dauer haben wird (z. B. 30 Minuten oder 15 Minuten), können Situationen vermieden werden, in denen sich Gespräche über die festgelegte Dauer der Besprechung hinaus hinziehen, in denen tangentiale Themen besprochen werden oder in denen wiederholt Fragen gestellt werden, auf die die Teilnehmer mit geringem Aufwand selbst eine Antwort hätten finden können.

Durch vorher festgelegte Zeitfenster wird eine Erwartung an die Dauer der Sitzung geweckt, was dazu beiträgt, dass die Studierenden vorbereitet in die Sitzung kommen, um zu besprechen, womit sie Schwierigkeiten haben oder was sie im Kursmaterial nicht verstehen. Vordefinierte Zeitfenster schaffen auch ein gemeinsames Verständnis dafür, dass die Lehrkräfte wahrscheinlich direkt im Anschluss eine weitere Besprechung haben, was dazu beiträgt, dass sich eine Besprechung nicht unnötig in die Länge zieht.

Die festen Zeitfenster können auch dazu beitragen, dass die Studierenden pünktlich sind und Ihre Zeit respektieren. Auch wenn fünf Minuten Verspätung sich nicht wie eine wesentliche Abweichung von der vereinbarten Zeit anfühlen, so ist es doch eine zusätzliche Motivation, pünktlich zu erscheinen, wenn man die feste Endzeit im Voraus kennt.

Grund #4: Informieren Sie sich im Voraus über das Thema der Sitzung

Eine der historischen Herausforderungen bei Treffen mit Studenten ist die Vielzahl möglicher Fragen, die gestellt werden können und auf die man sofort eine Antwort erwartet. Während viele Fragen der Schüler Routine sind, gibt es zwangsläufig einige Themen, die selbst einen erfahrenen Pädagogen unvorbereitet treffen können. Anfragen zu bestimmten Aspekten des Lehrplans oder zu den Feinheiten von Kurskonzepten können im Moment schwer zu beantworten sein.

Ein entscheidender Vorteil der Verwendung von Online-Terminplanungswerkzeugen ist die Möglichkeit, ein Textfeld einzufügen, um im Voraus festzuhalten, wonach die Studierenden speziell fragen. Wenn man weiß, welche Themen in der Besprechung behandelt werden, hat man nicht nur die Möglichkeit, sich im Voraus vorzubereiten, sondern man muss sich auch weniger Gedanken darüber machen, wie die Besprechungen ablaufen werden.

Grund #5: Sie erhalten einen klaren Überblick über Ihre Besprechungen und müssen nicht befürchten, einen Termin zu vergessen

Eines der Risiken bei der Planung von Besprechungen per E-Mail ist das Vergessen eines Termins. Bei Terminen, die über verschiedene E-Mail-Ketten verstreut sind, kann es leicht passieren, dass man einen Termin übersieht, mehrere Termine gleichzeitig vereinbart oder viel Zeit und geistige Energie darauf verwendet, den Überblick über verschiedene Verpflichtungen zu behalten. Wenn Sie Ihre Termine an einem zentralen Ort vereinbaren, können Sie diese Probleme vermeiden.

Mit einem Online-Terminplanungsprogramm können Sie alle Ihre Termine an einem Ort einsehen, den Tagesplan schnell überprüfen, um sicherzustellen, dass keine Termine vergessen wurden, und so vermeiden, dass Sie Zeit darauf verwenden müssen, sich im Voraus an Ihren Terminplan zu erinnern. [Durch die Integration mit anderer Kalendersoftware (https://assets.ctfassets.net/p24lh3qexxeo/tF9h8cOWBtMQk7LDJSJo4/ec860d4c037b7fd67207510293056756/Reasons_to_Connect_Your_Calendar.pdf) wird außerdem sichergestellt, dass geplante Besprechungen mit Ihren bestehenden Kalenderterminen synchronisiert bleiben und Sie Ihre regelmäßigen Besprechungsbenachrichtigungen zur Erinnerung an Termine erhalten.

Grund #6: Verringerung der Barriere für individuelle, persönliche Besprechungen

Einer der weniger offensichtlichen, aber potenziell wichtigsten Vorteile eines benutzerfreundlichen und robusten Terminplanungs-Tools ist die Verringerung der Hürden für Studierende, direkte Interaktionen mit Lehrkräften zu arrangieren. Mit dem jüngsten Aufschwung des Fernunterrichts haben sich die traditionellen Möglichkeiten für Studierende, Fragen zu Kurskonzepten oder Aufgaben zu klären, erheblich verringert. Es ist den Studierenden nicht mehr immer möglich, den Stoff mit ihren Kommilitonen zu überprüfen oder einfache administrative Fragen nach dem Unterricht zu stellen.

Die Möglichkeit für Studierende, Termine einfach online zu buchen, erleichtert nicht nur den Planungsprozess, sondern bedeutet auch, dass die Planung von Fakultätssitzungen einladender ist, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass selbst die am stärksten isolierten Studierenden sich wohl dabei fühlen, einen Termin zur Klärung von Material zu vereinbaren. Die Veröffentlichung von Sprechstundenterminen vermittelt den Studierenden das Gefühl, leichter Zugang zu den Lehrkräften zu haben, was besonders für Online-Kurse wichtig ist, die sonst eher unpersönlich wirken. Solche individuellen Termine ermöglichen auch persönlichere Diskussionen, als dies bei einer "Drop-in"-Sprechstunde möglich ist, so dass die Studierenden Themen ansprechen können, die ihnen vor ihren Kommilitonen unangenehm gewesen wären.

Die einfachste Software zur Terminplanung

Doodle bietet eine der einfachsten, aber umfassendsten Plattformen für die Planung von Bürobesprechungen in der akademischen Welt. Vom Anbieten von Terminen, die sich perfekt für die Planung von Studententreffen eignen, bis hin zur Festlegung von Zeiten, zu denen sich mehrere Mitglieder eines Fakultätskomitees treffen können, nimmt Doodle die Schwierigkeiten bei der Organisation von Besprechungen heraus.

Um zu erfahren, wie Doodle den Terminplanungsprozess für Ihre akademische Einrichtung mühelos gestalten kann, setzen Sie sich mit einem der Doodle-Planungsexperten in Verbindung.

Autor: Gareth Keeves

Gareth ist Dozent für Strategie an der Rice University und der University of California, Davis. Er promovierte in Strategie an der Universität von Michigan. Er trifft sich gerne mit Studierenden und lernt neue Wege zur Verbesserung der Online-Bildungserfahrung kennen.