5 Vorlagen für Meetings, die jeder Architekt nutzen sollte

Als Architekt verbringst du deine Tage damit, den Spagat zwischen Kunden, Beratern, Bauunternehmern und Stadtverwaltungen zu schaffen. Dein Kalender füllt sich schnell. Die falsche Besprechung zur falschen Zeit kann ein Projekt verlangsamen, Nacharbeit verursachen und die abrechenbaren Stunden verringern.

Die Lösung ist einfach: Verwende eine kleine Anzahl von wiederverwendbaren Besprechungsvorlagen. Jede Vorlage sollte einen klaren Zweck, eine kurze Tagesordnung, Vorbereitungsschritte und eine einheitliche Vorgehensweise bei der Terminplanung haben. In diesem Leitfaden findest du fünf praktische Besprechungsvorlagen für Architekten und Architektinnen und erfährst, wie du sie mit Doodle nutzen kannst, um Stunden zu sparen und das Hin und Her zu reduzieren.

Die Herausforderung für Architekten

Architekten koordinieren viele Rollen und Phasen in einem Projekt:

• Besprechungen zur Wohnungssuche

• Konzept- und Entwurfsprüfungen

• Kollisionsprüfungen mit Beratern

• Ortsbegehungen und Besprechungen mit der Bauaufsicht

• Genehmigungs- und Planungsgespräche

Ohne eine Struktur wird jedes Treffen zu einer individuellen Arbeit, die Zeit kostet.

Häufige Problempunkte

• Endlose E-Mail-Threads, um einen Termin zu finden

• Nicht-Erscheinen aufgrund unklarer Erinnerungen oder Orte

• Tagesordnungen, die sich verschieben und Entscheidungen, die nicht getroffen werden

• Verzögerungen, die sich in Zeichnungen, Einreichungen und Gebühren niederschlagen

• Stunden, die mit unbezahlten Beratungen statt mit abrechenbarer Arbeit verbracht werden

Warum dies für Architekten wichtig ist

Besprechungen prägen Anforderungen, Entwurfsrichtung und Bauentscheidungen. Eine gute Sitzungsstruktur schützt dein Honorar und deinen Zeitplan.

Klare Vorlagen helfen dir:

• Verkürzung der Projektlaufzeiten durch weniger Verwirrung

• das Vertrauen des Kunden durch einheitliche Berührungspunkte zu stärken

• Entscheidungen festhalten, die Bestand haben, und Nacharbeit reduzieren

• Dein Team bleibt konzentriert, effizient und abrechenbar

Im Folgenden findest du fünf fertige Vorlagen mit Tagesordnungen und Doodle-Einstellungen, die du sofort einsetzen kannst.

Vorlage 1: Kundenentdeckung und -aufnahme

Zweck: Einen Kunden qualifizieren, Ziele definieren und den vorläufigen Umfang festlegen

Dauer: 30-45 Minuten

Teilnehmende: Architekt, Entscheidungsträger des Kunden, Miteigentümer oder Partner

Tagesordnung

1. Ziele und Vision (2 Minuten pro Person)

2. Standort und Zwänge

3. Budget und Zeitrahmen

4. Entscheidungsträger und Genehmigungsverfahren

5. Nächste Schritte

Checkliste vorbereiten

• Überprüfe das Lead-Formular, die Adresse des Standorts und die grundlegenden Unterlagen

• Wähle 1-2 relevante Projektbeispiele aus

• Fragen vorbereiten, die gestellt werden müssen

Doodle einrichten

• Verwende eine Buchungsseite, damit potenzielle Kunden sich selbst über deine tatsächliche Verfügbarkeit anmelden können

• Verbinde Google/Outlook/Apple Kalender

• Füge automatische Erinnerungen und Videokonferenzen hinzu

• Verbinde Stripe, wenn du für Beratungen Geld verlangst

Mustereinladung

Titel: Kundentermin für [Projekt/Adresse]

Beschreibung: Wir besprechen die Ziele, den Kontext der Website, das Budget und den Zeitplan. Bitte halte einen Link für eine Umfrage oder einen Eintrag bereit.

Bewährte Praktiken

• Halte es kurz, um deine Zeit zu schonen

• Schließe mit einem klaren nächsten Schritt ab

• Verwende Doodle 1:1, um einem einzelnen Lead nur ein paar kuratierte Zeiten anzubieten

Vorlage 2: Konzeptbesprechung mit dem Kunden

Zweck: Abstimmung über frühe Konzepte und Freigabe der Richtung

Dauer: 60 Minuten

Teilnehmer/innen: Architekt, PM, Entscheidungsträger des Kunden, optional Innenarchitekt

Tagesordnung

1. Rekapitulieren der Ziele und Zwänge

2. Präsentation von 2-3 Konzepten mit Vor- und Nachteilen

3. Erörterung der Kosten und des Zeitplans

4. Entscheidungen und Risiken festhalten

5. Genehmigungen bestätigen und nächsten Meilenstein festlegen

Checkliste vorbereiten

• Zeichnungen/Folien zu einem Deck zusammenstellen

• Eine einfache Kostenaufstellung vorbereiten

• Definiere Entscheidungskriterien

Doodle-Einrichtung

• Verwende Gruppenumfragen, wenn sich mehrere Beteiligte auf einen Zeitpunkt einigen müssen

• Fristen und automatische Erinnerungen setzen

• Doodle Pro verwenden, um eine klare Beschreibung des Meetings zu erstellen und ein Branding hinzuzufügen

Entscheidungen festhalten

• Füge eine Abschlussfolie mit den Entscheidungen hinzu

• Versende eine Zusammenfassung innerhalb von 24 Stunden

Bewährte Praktiken

• Beschränke dich auf 2-3 Optionen

• Zeitplan für jeden Diskussionsblock

• Zeichne das Gespräch auf (mit Zustimmung)

Vorlage 3: Berater-Koordinationssynchronisation

Zweck: Konflikte lösen, Verantwortlichkeiten abstimmen und Modelle in Bewegung halten

Dauer: 45-60 Minuten

Teilnehmende: Architekt, Statiker, Planer, Bauleiter, Landschaftsarchitekten, Spezialisten

Tagesordnung

1. Meilensteine und Überprüfung des Zeitplans

2. Überprüfung von Zeichnungen/Modellen

3. Verantwortungsmatrix

4. Entscheidungen + Eigentümer

5. Liefertermine + nächster Kontaktpunkt

Vorbereitungs-Checkliste

• Veröffentliche das aktuelle Modell und die PDFs mindestens 24 Stunden vor dem Termin

• Identifiziere die fünf wichtigsten Konflikte oder Risiken

• Dateibenennung/Austauschstandards klären

Doodle einrichten

• Verwende Gruppenumfragen für eine firmenübergreifende Abstimmung (bis zu 1000 Teilnehmer)

• Ausblenden von Teilnehmerdetails, wenn firmenübergreifender Datenschutz gewünscht wird

• Gebuchte Meetings werden automatisch mit Kalendern und Videolinks synchronisiert

Checkliste für die Nachbereitung

• Versende aktualisierte Modelle und ein einseitiges Entscheidungsprotokoll

• Verwende einen Anmeldungsbogen, wenn du strukturierte Zeitfenster für Berater brauchst

Beste Praktiken

• Halte die Gruppe klein und phasenspezifisch

• Wöchentlicher Rhythmus in DD; zweiwöchentlich in CDs

• Verwende Doodle 1:1 für Breakout-Themen

Vorlage 4: Koordination der Auftragnehmer und Baustellenbesprechung

Zweck: Baufortschritt, Beantwortung von RFIs, Überprüfung der Bedingungen vor Ort

Dauer: 30-60 Minuten vor Ort + 30 Minuten Besprechung

Teilnehmer/innen: Architekt/Bauleiter, Bauleiter, Bauleiter, wichtige Subunternehmer, Vertreter des Eigentümers

Tagesordnung:

1. Sicherheit + Zugang

2. Überprüfung der Arbeiten vor Ort + Attrappen

3. Offene RFIs + Einreichungen

4. Änderungen + Genehmigungen

5. Aktionspunkte

Checkliste vorbereiten

• Aktuelle Zeichnungen, RFI-Protokoll und Kamera mitbringen

• Wetter und Zugang zur Baustelle prüfen

• Tools für die Punchlist bereithalten

Doodle einrichten

• Verwende eine Buchungsseite, damit der Auftraggeber wiederkehrende Baustellentreffen nur dann bucht, wenn du verfügbar bist

• Füge die Adresse der Baustelle und Details zum Parken hinzu

• Verwende Doodle 1:1 für einmalige Untertreffen

Bewährte Praktiken vor Ort

• Verbinde Fotos mit Aktionspunkten

• Verwende eine einfache Vorlage für den Erfahrungsbericht

• Versende Zusammenfassungen am selben Tag, um Streitigkeiten zu vermeiden

Vorlage 5: Genehmigungs- und Planungsbesprechung vor der Antragstellung

Zweck: Klärung von Fragen zum Code und Reduzierung von Wiedervorlagen

Dauer: 45 Minuten

Teilnehmer: Architekt, Planungs-/Bauamt, manchmal Bauherr oder Zivilist

Tagesordnung

1. Projektzusammenfassung + Zoneneinteilung

2. Wichtige Fragen zum Code

3. Erforderliche Studien + Einreichungen

4. Zeitplan und Prüfungsweg

5. Nächste Schritte

Checkliste zur Vorbereitung

• Zweiseitiges Exposé mit Lageplan und Massenangaben

• Auflistung von Fragen zum Code (mit Zitaten)

• Bringe frühere Genehmigungen mit, falls hilfreich

Doodle-Einrichtung

(Genau: viele Agenturen verlangen immer noch eine E-Mail, um zu buchen.)

• Nutze Doodle 1:1, um ein paar Zeitfenster vorzuschlagen, die beide Kalender berücksichtigen

• Nimm die Tagesordnung in die Einladung auf; KI-Beschreibungen können hilfreich sein

• Bei Meetings mit mehreren Abteilungen schicke eine Gruppenumfrage, um die Verfügbarkeit abzustimmen

Bewährte Praktiken

• Verlange eine schriftliche Bestätigung der Dolmetschungen

• Erfasse die Namen und Titel der Teilnehmer

• Versende eine kurze schriftliche Zusammenfassung

Häufig zu vermeidende Fehler

• Zu viele Ziele in einem Treffen - beschränke dich auf ein Hauptergebnis

• Lange E-Mail-Threads - teile stattdessen einen Link zur Terminplanung

• Keine Vorbereitungsmaterialien - schicke Zeichnungen/Modelle mindestens einen Tag im Voraus

• Keine Erinnerungen - aktiviere automatische Erinnerungen, um ein Nichterscheinen zu verhindern

• Kein Entscheidungsprotokoll - schließe jedes Treffen mit Eigentümern und Datum ab

Tools und Lösungen für eine schnellere Terminplanung

Buchungsseite

Ideal für Kundenanrufe, bezahlte Beratungen, Ortsbesichtigungen

• Zeigt deine tatsächliche Verfügbarkeit

• Fügt Video-Links hinzu

• Unterstützt Stripe für Zahlungen

• Anpassbare Arbeitszeiten, Puffer und Standorte

1:1

Hervorragend geeignet für Anrufe mit nur einer Person (Beamte, Vertreter, schnelle Nachfassaktionen)

• Biete eine kuratierte Liste von Zeiten an

• Verhindert doppelte Buchungen

Gruppenabfragen

Am besten für Entwurfsbesprechungen und Beraterabstimmungen

• Bis zu 1000 Teilnehmer einladen

• Fristen und Erinnerungen setzen

• Teilnehmerdetails ausblenden

Anmeldeformulare

Nützlich für Workshops, Studiobesprechungen, Anbieterdemos

• Erstellen Sie Zeitfenster mit begrenzten Plätzen

• Teilnehmer wählen selbst ein Zeitfenster aus

Hilfreiche Integrationen

• Google, Outlook und Apple Kalender

• Zoom, Google Meet, Cisco Webex, Microsoft Teams

• Zapier → Aufgaben in Asana, Trello oder Slack auslösen

Doodle Pro / Teams-Vorteile

• KI-generierte Agenden

• Benutzerdefiniertes Branding + Logo

• Werbefreies Erlebnis

• Teilnehmerdetails ausblenden

• Sicherheit auf Unternehmensniveau

Beispiele aus der Praxis

Studio mit Wohnsitz

• Bezahlte 30-minütige Beratung über die Buchungsseite (Stripe) → höhere Anwesenheitsrate

• Nutzt Gruppenumfragen für Konzeptbesprechungen mit Paaren

• GC bucht Besichtigungen nur am Freitagmorgen über eine eigene Buchungsseite

Mittelgroßes kommerzielles Unternehmen

• Nutzt Group Polls vierteljährlich, um wöchentliche Berater-Synchronisationen festzulegen

• Nutzt 1:1 mit zwei kuratierten Zeitfenstern für Genehmigungsgespräche

• Verwendet Sign-up Sheets während der CDs für Beraterübergabegespräche

Gemeinschaftsprojekt

• Erstellt ein Sign-up Sheet mit 8 Slots × 10 Plätzen für einen Tag der offenen Tür

• Doodle verbirgt die Details der Teilnehmer für den Datenschutz

Wichtigste Erkenntnisse

• Verwende fünf zentrale Meeting-Vorlagen, um Zeit zu sparen und Reibungsverluste zu reduzieren

• Kombiniere jede Vorlage mit dem richtigen Doodle-Tool

• Versende Vorbereitungsdateien und verwende automatische Erinnerungen, um Nichterscheinen zu vermeiden

• Protokolliere Genehmigungen, Eigentümer und Termine bei jeder Besprechung

• Erfasse Zahlungen für bezahlte Beratungen mit Stripe

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Du brauchst nicht mehr Meetings - du brauchst bessere.

Nutze diese fünf Meeting-Vorlagen für Architekten, füge sie in deinen Kalender ein und überlasse Doodle die Buchung, Erinnerungen und Video-Links.

Bist du bereit, die Terminplanung zu vereinfachen? Erstelle deine erste Vorlage und sende deinen Link noch heute.