Top 10 over fejl ved nonprofit-bestyrelsesmøder, der skal undgås

Vi burde ikke være overraskede over, at bestyrelsesmøder er så svære at elske. De er trods alt stadig møder. I betragtning af at den gennemsnitlige person bruger 13 dage om året på meningsløse møder, vil enhver sammenkomst med ordet "møder" sandsynligvis resultere i et kollektivt støn - internt, hvis ikke eksternt.

Nonprofit-bestyrelsesmøder er en meget speciel balancegang. Hvis ikke alle, så er de fleste deltagere sandsynligvis frivillige, der er tiltrukket af nonprofitorganisationen på grund af deres passion eller formål. Deres motivation og entusiasme er ubestridelig. Men der er stadig det lille problem med ordet "møde". Ved at undgå nogle af de væsentlige fejl, som nonprofitorganisationer, ligesom organisationer af alle slags, har tendens til at begå med deres bestyrelsesmøder, kan du sikre dig, at dine bestyrelsesmøder forbliver effektive og måske endda fornøjelige.

1. At holde bestyrelsesmøder for regelmæssigt

Hvert land og måske endda regioner i lande kan have forskellige regler for, hvor ofte der skal afholdes bestyrelsesmøder, hvor årlige bestyrelsesmøder normalt er det lovmæssige minimum. Hvis din nonprofitorganisation er meget lille, kan en årlig samling af bestyrelsen være nok. Men efterhånden som nonprofitorganisationen vokser, vil der sandsynligvis være behov for at holde møder oftere end det.

Kvartalsvis kan være et tilfredsstillende kompromis mellem for ofte og ikke ofte nok, men det er bedre at indkalde til et bestyrelsesmøde, når der er behov for det, end at planlægge et hver måned og så være nødt til at lede efter emner, der kan fylde det ud. Når det drejer sig om møder, kan fravær faktisk få hjertet til at vokse.

2. At glemme at planlægge fremad

Abraham Lincoln, USA's 16. præsident og mødearrangør ud over det sædvanlige, sagde engang: "Giv mig seks timer til at fælde et træ, og jeg vil bruge de første fire på at slibe øksen." Det er en god påmindelse om, at meget af det hårde arbejde ofte er gjort før selve arrangementet. En sådan opmærksomhed på detaljer vil også imponere din bestyrelse, da mindre end to tredjedele af møderne anses for at være velafviklede.

• Mødearrangøren bør sikre sig, at alle, der skal deltage, modtager en invitation mindst en uge, hvis ikke to uger, før mødet. Det kan være utroligt udfordrende at jonglere med en række forskellige menneskers dagsordener.

• Brug et planlægningsværktøj som Doodle til at hjælpe med at organisere bestyrelsesmøder. En afstemning med potentielle dage og tidspunkter kan sendes rundt, så alle bestyrelsesmedlemmer kan angive, hvilke muligheder der passer dem bedst. Værktøjet vil derefter vise det bedste tidspunkt, hvor flest mennesker kan deltage, hvilket sparer timer for den tidshungrende arrangør.

• Den, der faciliterer dit bestyrelsesmøde, normalt bestyrelsesformanden, bør forberede og distribuere en dagsorden for mødet mindst et par dage før det finder sted.

• Hvis dit møde er virtuelt - en stadig mere almindelig foreteelse og en god mulighed for nonprofitorganisationer, der sparer udgifterne og besværet med at finde et sted - skal du kontrollere, at alle nødvendige teknologier fungerer inden mødet, og at alle har et link til mødet. Hvis du planlægger ved hjælp af Doodle, tager vi os af det for dig som med enhver aftale.

3. At tage det hele for alvorligt

Bare ordet "bestyrelsesmøde" fremkalder billeder af dobbeltradede jakkesæt, læsebriller og strenge ansigter. Sådan behøver det ikke at være. At sidde i en nonprofit-bestyrelse er sandsynligvis et passionsprojekt for næsten alle involverede, så passionen skal forblive.

Hvorfor ikke åbne mødet med en nylig succeshistorie for at lette stemningen og også minde alle deltagere om din nonprofits mission, som netop fremhæver, hvorfor de blev involveret i første omgang?

4. Smid overraskelser ind i dine bestyrelsesmøder

Et bestyrelsesmøde er et tidspunkt for entusiasme, succes, overbevisning og endda kreativitet. Det er aldrig tid til overraskelser. Har du besluttet at ændre navnet på din nonprofitorganisation? Har I fyret mediechefen? Har din CEO sagt op for at åbne en poncho-butik i det østlige Antioquia? Sørg for, at alle er udstyret med alle disse oplysninger inden mødet - brug aldrig bestyrelsesmødet som en mulighed for at opdatere alle om de seneste organisationsnyheder og sladder.

Ligeledes bør alt relevant forhåndslæsning, som f.eks. sektorrapporter, nylig pressedækning, interne undersøgelser og resultater, deles i god tid inden mødet. Der er ikke noget mere frustrerende end møder, der må gå på pause i ti minutter, mens alle skimmer vigtige dokumenter igennem.

5. Ikke at holde sig til timingen

Alfred Hitchcock instruerede som bekendt teatercheferne i at lukke dørene, når hans film Psycho gik i gang, da han mente, at selv få minutters forsinkelse ville ødelægge publikums nydelse og påskønnelse af hans mesterværk. The Master of Suspense ville have været en fremragende bestyrelsesformand.

Ifølge vores egne undersøgelser regner næsten halvdelen af folk det som et af deres største irritationsmomenter ved møder, at deltagerne kommer for sent eller går for tidligt. At aftale klare spilleregler fra det allerførste møde - alle kommer og går til tiden, ingen telefoner eller bærbare computere - vil være godt for jer senere hen.

Mødelederen, eller hvem der nu faciliterer mødet, skal også være dygtig til at holde diskussionen i gang og overholde tidsplanen. En smart taktik er at have et whiteboard (virkeligt eller virtuelt) med emner, der dukker op og bør diskuteres, men som ikke er relevante for planen. Det betyder, at disse punkter ikke bliver glemt og taget op af andre grupper eller på et efterfølgende bestyrelsesmøde, men de afsporer heller ikke den aktuelle session.

6. Tillad lange udvalgsrapporter

En af hovedårsagerne til, at bestyrelsesmøder trækker ud, er en dagsorden, der opfordrer til lange mundtlige rapporter fra udvalgene. Hvis din nonprofitorganisation er lille, har du måske kun opdateringer fra direktionen, fundraising- og finansudvalgene. Men når nonprofitorganisationer vokser, vil de sandsynligvis tilføje udvalg, der beskæftiger sig med programmer, revision, personale, offentlig politik, særlige begivenheder og strategisk planlægning. Hvis hvert af disse udvalg begynder at strække sig over 20 minutter, kan det være nødvendigt at bede bestyrelsesmedlemmerne om at medbringe proviant og en sovepose.

Undgå væsentlige opdateringer på selve bestyrelsesmødet. Udvalgsledere bør dele et par enkle punkter med de vigtigste oplysninger i stedet for en detaljeret redegørelse for de sidste par måneder. Så har bestyrelsesmedlemmerne tid til at stille spørgsmål eller komme med kommentarer, før de går videre til den næste udvalgsopdatering. Hvis du vil holde dine bestyrelsesmøder særligt skarpe, kan du dele disse korte opdateringer på dagsordenen før mødet.

7. Du glemmer, at bestyrelsesmedlemmer er aktiver, ikke overvågere

Mange ledere bryder sig ikke om bestyrelsesmøder, fordi de føler, at de bliver kaldt ind til skoleinspektøren. Alt for ofte er deres holdning, at de skal forklare og retfærdiggøre sig selv og deres organisation over for et rum af tilsynsførende, som er ivrige efter at dissekere og kritisere enhver handling.

Men det perspektiv ignorerer den største fordel, som bestyrelser har for enhver non-profit: De er som regel fyldt med kloge, erfarne mennesker med gode forbindelser, som kan hjælpe din non-profit med at få succes. Når tankegangen skifter til at se bestyrelsen som problemløsere på et højere niveau i stedet for victorianske chefer, bliver bestyrelsesmødet en meget sjovere, mere produktiv og mere samarbejdsorienteret begivenhed.

8. Ikke fokus på gode referater

At tage referat af et bestyrelsesmøde er en kunstform. Referatet skal indfange alle opgaverne, opsummere aftalerne, registrere det beslutningsdygtige antal medlemmer og give et præcist bud på de næste skridt, samtidig med at det skal være præcist og fjerne alt overflødigt. De skal også distribueres så hurtigt som muligt efter bestyrelsesmøderne med handlingspunkter, der er fremhævet og tydelige, så alle kan forstå dem.

Husk, at referater er juridiske dokumenter for nonprofitorganisationer. Hvis din organisation nogensinde bliver trukket ind i en retssag eller en lignende situation, er referaterne fra bestyrelsesmøderne afgørende for at forstå, hvordan beslutningerne blev truffet, i hvilken rækkefølge de blev truffet, og hvor ansvaret kan ligge.

I betragtning af vigtigheden af referater bør rollen som referent tildeles en person, der forstår deres betydning og nytte, og som under mødet har til opgave at føre referat af begivenhederne.

9. At være uvidende om juridiske krav

Hvert land og endda regioner i lande vil have en række juridiske krav, som nonprofitorganisationer skal overholde og udføre. Det kan dreje sig om alt fra, hvilke dokumenter de skal offentliggøre, til hvordan de skal markedsføre sig. Men flere lovkrav vil sandsynligvis berøre bestyrelsesmøder. De mest almindelige er:

• Hvor ofte nonprofitorganisationer skal holde bestyrelsesmøder. Det sædvanlige minimum er en gang om året, men tag ikke vores ord for det, da dette tal kan variere fra region til region.

• Det mindste antal bestyrelsesmedlemmer, der skal være til stede for at være beslutningsdygtige - dvs. for at kunne stemme om vigtige beslutninger.

• Referater skal være nøjagtige, opbevares overskueligt og gøres tilgængelige, da de er en vigtig juridisk dokumentation for, hvordan beslutninger blev truffet. Perioden, hvor der skal føres protokol, kan variere fra region til region.

10. Manglende opfølgning

Ligesom forberedelsen er afgørende for et vellykket bestyrelsesmøde, er opfølgningen det også. Det eneste strengt nødvendige efterskrift er rettidig distribution af mødereferatet.

Men det betaler sig at gå videre end det absolut nødvendige:

• Send en oprigtig tak til de bestyrelsesmedlemmer, der frivilligt bruger deres tid og energi på at være en del af organisationen. En lille gave en gang om året er også en god måde at vise sin taknemmelighed på.

• Fremhæv kommende arrangementer og programmer, som bestyrelsesmedlemmerne måske gerne vil være en del af, eller som de måske gerne vil dele i deres netværk.

• Send en kort undersøgelse ud for at få deltagernes mening om, hvordan mødet gik, om det nåede de opstillede mål, og hvordan det kan forbedres i fremtiden. Selvevaluering er et vigtigt redskab til at hjælpe med at planlægge bedre og mere produktive møder.

Så der har du vores top ti over fejl, du skal undgå, når du organiserer dine nonprofit-bestyrelsesmøder. Der findes masser af andre tips og tjeklister, som kan hjælpe dig gennem processen med at planlægge og afholde bestyrelsesmøder. Men husk, at dit bestyrelsesmøde skal være lige så individuelt som din organisation, selvom der er visse punkter, der skal afkrydses.

Undgå disse fejl, fokuser på at holde deltagerne engagerede og træffe kloge beslutninger, så kan det ikke gå helt galt.

Hvis du vil vide, hvordan en anden nonprofitorganisation, Strategic Resource Group, bruger Doodle til at optimere sine nonprofitmøder , kan du læse vores casestudie.