Faldgruber, som du sandsynligvis begår i forbindelse med møder (og hvordan du undgår dem)

Det er næsten en selvfølge, at møder er en vigtig del af enhver organisation - men det er også sandt, at møder ofte er den største tidsrøver for enhver organisation. Når det gøres rigtigt, kan møder forene teams, skabe innovation og inspirere til tillid og loyalitet i virksomheden. Men når de ikke lykkes, kan de spilde tid, føre til uenighed og endda i sidste ende skade medarbejdertilfredsheden.

Vejen til at gøre ethvert møde mere effektivt starter med at identificere et højt niveau af formål - og det kan være så simpelt som at definere, hvilken type møde du holder. Når du har en klarere idé om formålet, kan du blive klogere på at optimere dit møde, så det bliver så gavnligt som muligt for alle deltagere. Nedenfor finder du de fem vigtigste mødetyper og vores "hacks" til at få mest muligt ud af hver af dem.

Statusopdateringer

Statusopdateringer kan variere meget med hensyn til omfang - men uanset om du giver alle et overblik over virksomhedens køreplan eller mødes for at drøfte opdateringer om et specifikt projekt, er de overordnede mål og formål med disse møder de samme.

Peer review. Og selv om disse møder kan virke ligetil, er der en vigtig måde, hvorpå disse møder ofte går i vasken: forvirring. Hvis du har arbejdet tæt sammen om et projekt, kan det, der giver perfekt mening for dig, være forvirrende for en person, der ikke er direkte involveret. Desuden kan du måske gå glip af vigtige baggrundsoplysninger, som virker indlysende for dig, men som kan være afgørende for andre. Du kan løse dette problem ved at gennemgå mødet med en person uden for projektet først og udfylde eventuelle huller eller fjerne eventuelle forvirringer på forhånd.

Informationsudveksling

Uddannelse af medarbejdere og udveksling af færdigheder mellem teams er to af de vigtigste måder, hvorpå virksomheder vokser sammen - og det er her, informationsdelingsmøderne kommer ind i billedet. Uanset om der er tale om et seminar, et uddannelsesmøde eller et mindre formelt møde om udveksling af forskning, er informationsdelingsmøder en fantastisk mulighed for at uddanne og styrke medarbejderne.

Hold disse møder om morgenen. De fleste mennesker oplever deres optimale tid for kognitiv tænkning om morgenen- så udnyt dette ved at planlægge disse møder på tidspunkter, hvor dit team er på deres skarpeste og mest modtagelige.

Vær skånselsløs med listen over inviterede. I en ideel verden ville det være vidunderligt at give alle i din organisation adgang til informationsudvekslingsmøder - men i virkeligheden betyder hvert møde, at der går timer af produktiv arbejdstid tabt. Tænk over, hvem der vil have mest gavn af mødet, og prøv at afbalancere værdien for medarbejderen med værdien for organisationen.

Brainstorming

Brainstormingmøder er ofte afgørende for virksomheder. Det er din chance for at innovere, at komme med kreative og nye tilgange og også at give alle medlemmer en andel i, hvordan I kommer videre sammen. Derfor er det vigtigt, at disse møder er opbygget således, at alles lyseste idéer kan blomstre.

Hold disse møder sidst på eftermiddagen/aftenen. Selv om kognitiv tænkning er bedst sidst på formiddagen, flere undersøgelser tyder på at kreativ tænkning forbedres af træthed, og at åben tænkning er bedst senere på dagen. Alles rytmer er forskellige, men prøv et senere mødetidspunkt og se, hvordan det fungerer for dit team.

Beslutningstagning

Uanset om du skal beslutte, hvordan du skal komme videre med et projekt, løse et problem eller beslutte, hvem du skal overdrage et projekt til, så er det et beslutningsmøde, hvis der er et spørgsmål, der skal besvares. Disse møder er en af de mest vitale typer, men kan ofte udvikle sig til ophedede debatter, gå rundt i cirkler og gå i hårdknude. Heldigvis findes der et par hacks, der kan hjælpe med at gøre beslutningstagningen så effektiv som muligt.

Kom bevæbnet med research. Hver det er muligt, bør deltagerne komme til mødet med relevante data og forskning til støtte for beslutningsprocessen. Det vil ikke kun hjælpe dig med at træffe klogere beslutninger, men det vil også minimere risikoen for, at mødet udvikler sig til en frem- og tilbagestrømning mellem konkurrerende meninger uden et klart resultat.

Opgiv ansvar for, hvem der træffer beslutningen, og hvem der skal gennemføre projektet. Hvor mødet begynder, skal det være klart, hvem der skal træffe den endelige afgørelse - uanset om det er en afstemning, eller om beslutningen i sidste ende falder på én person. Hvis der er en klar vej til at gennemføre beslutningen, kan du også undgå yderligere unødvendige møder ved at uddelegere på stedet, så du kan omsætte dommen i praksis på en smidig og effektiv måde.

Klientmøder

Selv i virksomheder, der har styr på interne møder, overses ofte bedste praksis, når de mødes med eksterne kunder. Alle de vigtigste principper for vellykkede interne møder gælder stadig her: research, fastlæggelse af dagsordener og strategisk udvælgelse af, hvem der inviteres til mødet.

Få mødet til at handle om kunden og ikke om din salgstale. Forberedelse er afgørende, men du skal ikke bombardere kunden med en glat, indøvet salgstale i det øjeblik, de sætter sig ned. Hvis de har lavet deres research, er de sandsynligvis ret bekendt med dit brede tilbud: Kundemødet handler om at opbygge et forhold, der er unikt for dem. Fokuser på deres virksomhed, deres behov, og hvordan dit produkt eller tilbud kan hjælpe dem i deres unikke brugssituation.