7 tips til at holde fakultetsmedlemmer på sporet

Jeg har ærligt talt altid forestillet mig, at professorer og undervisere lever et let akademisk liv. De kommer ind i en foredragssal og holder en førsteklasses forelæsning. De svæver rundt i korridorerne og laver vittigheder med andre fakultetsmedlemmer. De deler en uformel drink med nogle af deres yndlingsstuderende, mens de taler lyrisk om postmodernismens rolle i Foucaults Pendulum. Derefter bruger de kontortid på at pleje et genialt, men misforstået sind.

Okay, så meget af mit syn på fakultetet er baseret på Robin Williams' karakter i Good Will Hunting. Det er ikke første gang, at det ser ud til, at Hollywood måske har taget lidt fejl. Forskning udført over en årrække på Boise State afslørede, at fakultetsmedlemmer arbejder mere end 60 timer om ugen i gennemsnit, hvoraf 10 timer af disse timer går på lørdage og søndage. Mindre end halvdelen af denne tid bruges på undervisning, mens andre administrative opgaver hober sig op.

Dette er heller ikke et Boise- eller endda et amerikansk problem. Mere end halvdelen af de kinesiske universiteters lærere oplever en betydelig erhvervsmæssig styrke, og assisterende professorer og lektorer er endnu mere stressede end dem, der er fastansatte.

Fakultetsmedlemmer synker ned i et hav af forelæsninger, grupper, kontortid, administrative møder, forberedelse, bedømmelse af opgaver, offentliggørelse af deres forskning og deltagelse i faglige arrangementer. Så hvad kan de gøre for at hjælpe med at mindske belastningen?

1: Brug tid på at planlægge din tid

Professorer bruger timer hver uge på at forberede sig til forelæsninger og undervisning. De bør gøre det samme med deres dagsordener.

• Brug en time hver weekend på at planlægge din kommende uge.

• Bliv venner med tidsblokering. Bloker tid i din kalender hver dag til e-mails, frokost, kaffepauser, kontortid og andre forpligtelser.

• Giv privatliv, afslapning og personlig udvikling samme prioritet, og blokér også tid i kalenderen til disse områder.

• Før en detaljeret to-do-liste for dagen, ugen og semesteret.

Ved at planlægge og blokere disse tidsrum kan du beskytte din tid mod andre krav og mindske den beslutningstræthed, som du oplever, når du hele tiden skal tilpasse dig nye, uventede opgaver.

2: Fokuser på grupper

En af fordelene ved en detaljeret tidsplan er, at den giver dig mulighed for at se tilbage på de seneste uger og analysere præcist, hvordan du har brugt din tid. Hvor mange timer har du f.eks. brugt på individuelle møder, enten med studerende eller andre fakultetsmedlemmer? Kunne nogle af disse møder rykkes op i små grupper?

Kontortid er blevet en fast del af universitetslivet. Alligevel er der stadig flere beviser for, at små grupper giver mange af de samme fordele som individuelle møder, og at de tilskynder til flere diskussioner. Hvis underviserne proaktivt organiserer gruppesessioner med mellem fem og otte studerende, kan de undgå meget af den tid og de gentagelser, der er forbundet med en-til-en-samtaler.

Den samme logik gælder for møder med andre fakultetsmedlemmer. Kunne et lille, regelmæssigt afdelingsmøde eller en ugentlig sammenkomst over frokost undgå mange tilfældige individuelle møder og besøg, der finder sted i løbet af ugen?

Det kan naturligvis være en større udfordring at finde et passende tidspunkt for alle til at deltage i et gruppemøde, men planlægningssoftware kan hjælpe med at planlægge disse møder hurtigt og nemt.

3: Læn dig ind i teknologien

Når vi taler om onlineværktøjer, vil professorer, der tager teknologien til sig, se deres tid strække sig meget længere.

• Brug planlægningssoftware til at organisere enkeltstående møder og gruppemøder, så du undgår de timer, der går tabt til den sædvanlige e-mail ping-pong, som det kræver at organisere selv det mest enkle møde.

• Coronavirus-lockdownet bragte metoderne frem i lyset, og selv når vi vender tilbage til normaliteten, bør de fortsat spille en vigtig rolle i det akademiske liv. Store fakultetsmøder er f.eks. lettere at planlægge, når deltagerne ikke behøver at være fysisk til stede, og der ikke går tid tabt ved at løbe fra det ene mødested til det næste.

• Brug en kommunikationsplatform som Slack til at interagere og videregive vigtige meddelelser til dine forskellige studentergrupper og fakultetsgrupper. Hvis du besvarer spørgsmål på en måde, som alle kan se, betyder det, at du ikke bliver spurgt om fristen for det papir 40 gange. At have en åben realtidskommunikationsforbindelse mellem studerende og professor betyder, at flere spørgsmål sandsynligvis vil blive besvaret online end under lange en-til-en-møder, mens de studerende får svar, når de har brug for dem.

• Optag dine vigtigste sessioner, så de studerende kan gense dem, når de læser op til eksamen, indhente dem, hvis de gik glip af dem første gang, og endda bruge optagelserne til fremtidige grupper i stedet for at gentage gammelt stof.

En advarsel: Overanvend ikke teknologien og brug ikke timer på at finde ud af de forskellige værktøjers finurligheder - det er ikke meningen med det. Søg efter de brugervenlige værktøjer, der giver en umiddelbar ROI i form af tidsbesparelser.

4: Identificer dine tidsfælder

Prøv (ærligt) at logge al din tid i en freemium-app som Toggl eller Clockify i et par uger for at identificere præcist, hvordan du bruger din tid, sammenlignet med hvordan du tror eller planlægger at bruge din tid. Det vil hjælpe med at identificere og skabe strategier til at eliminere typiske tidstyve, som f.eks:

• At socialisere hver gang du går ud og får kaffe

• Tage opkald

• At udskyde sig

• At lede efter ting, bøger eller filer (reelle og virtuelle) på grund af dårlig organisering

• Besvarelse af spørgsmål efter forelæsninger og undervisning

• Håndtering af besøgende, der kommer forbi

5: Lær at prioritere

Entreprenøren Ryan Blair er krediteret med det Instagrammable citat: "Hvis det er vigtigt, finder du en måde at gøre det på. Hvis ikke, finder du en undskyldning." I stor kornhed ligger stor sandhed.

Hvor god er du til at prioritere? Forskning viser, at de fleste af os har en tendens til at prioritere det, der haster frem for det, der er vigtigt. Hvis du ikke er et naturtalent i kunsten at prioritere, er det afgørende at have et system til at prioritere mellem de to ting. Uden prioriteringer bliver alting nødvendigt, og det er sådan, at stressniveauet stiger, og at balancen mellem arbejdsliv og privatliv bliver en saga blot.

En populær metode er Eisenhower-matrixen, der blev populariseret af den tidligere amerikanske præsident Dwight D Eisenhower. I denne metode falder alle opgaver ind under en af fire kategorier:

• Vigtig med en deadline:

  Disse har en betydelig indvirkning og bør behandles først.

• Vigtig uden en tidsfrist:

  De har også stor betydning, men du skal udarbejde en tidslinje og planlægge et tidspunkt til at gennemføre dem.

• Ingen vigtig med en tidsfrist:

  Prøv at uddelegere disse opgaver til en anden person.

Et andet smart trick, som vil spare dig for en masse tid, når du først har lært det, er endnu mere ligetil. Lær at sige "nej".

6: Gør din planlægning så effektiv som muligt

Fakultetsmedlemmer bruger omkring 12 procent af deres uge - mere end syv timer - på at forberede foredrag og undervisning. Et par produktivitetsjusteringer kan nemt spare et par af disse timer hver uge, hvilket kan give op til 60 timer af en hel arbejdsuge tilbage i løbet af et år.

• Sæt en tidsgrænse for forberedelse af en undervisning. Med tid til diskussion indregnet er der en begrænset mængde indhold, der kan passes ind i en time eller to. Enhver overforberedelse er mere tilbøjelig til at gå tabt end til at blive overført til den næste time.

• Hvis din skole ikke stiller skabeloner til rådighed for undervisningsnoter, præsentationer eller opgaver, så brug et par timer før hvert semester på at lave dine egne. Brug dem derefter trofast i løbet af året.

• Du skal ikke tænke for meget over det. Hvis du har undervist et kursus før, eller endda har materialer fra en anden professor, som har undervist det pågældende kursus, skal du bruge eksisterende materialer med stolthed. Du behøver ikke at genopfinde det på ny bare for at virke original.

• Spred datoerne for dine prøver og opgaver ud over hele semesteret, så du ikke sidder fast i et bedømmelseshelvede i ugevis.

• Planlæg at inkludere nogle få smertefrie klasser i alle de kurser, du underviser. Det kan være optagelser af tidligere forelæsninger, som du har holdt, se videomateriale eller generelle diskussioner i klassen om emnet. Hvis du indbygger en "let" forberedelsesuge her og der, får du lidt plads til at trække vejret.

7: Bliv en guru i tidsstyring

Du er allerede ekspert i dit emne, hvilket er grunden til, at du er medlem af fakultetet på en højere læreanstalt. Men tilføj endnu et specialområde: tidsstyring. Med et par enkle tips og tricks vil din effektivitet stige næsten fra den ene dag til den anden: Hold flere møder online.

• Hold flere møder online. De er som regel mere kortfattede, og du sparer den tid, du ofte ville bruge på at gå mellem møderne.

• Når du udfører opgaver, der kræver dyb fokus, skal du slukke for alle dine notifikationer og e-mail-advarsler. Brug apps som Freedom, Mindful Browsing eller RescueTime til at blokere ikke-relevante websteder eller skubbe dig tilbage til arbejdet.

• Hold møder på stående fod, især improviserede møder. Det vil holde dem kortere.

• Minimer dine rejser. I disse post-COVID-tider tilbyder mange konferencer online-versioner.

Måske vil det altid være et spørgsmål om at jonglere med undervisning, forberedelse, forskning, studerendes velfærd og administration at være fakultetsmedlem. Ikke engang Robin Williams' Dr. Sean Maguire havde det så let. Men med et par produktivitetslektioner fra erhvervslivet kan akademikere begynde at genvinde nogle af de 60 timer om ugen. Og måske endda få en enkelt friweekend.

](https://assets.ctfassets.net/p24lh3qexxeo/1nWuMEm4RSoMEyYkQT3gRz/eef765a229d68fb4c506933c91d91fd7/Doodle_Success_Stories.pdf) for at lære, hvordan universiteter og højere læreanstalter har brugt Doodle til at forbedre deres tidsstyringsevner.