5 grunde til, at påmindelser om møder er afgørende for dit teams succes

Hvis jeg havde fået en dollar for hver gang min hukommelse har svigtet mig, ville jeg nu have ... ja ... jeg har glemt, hvor meget jeg ville have. Men pointen er, at jeg helt sikkert ville have oparbejdet nok til at have råd til at sole mig på en caribisk ø i stedet for at skrive denne artikel.

Der har været endeløse søgninger efter bilnøgler, før jeg glemte, hvor jeg overhovedet parkerede bilen i første omgang. Jeg er gået ud af supermarkeder med armene fulde af poser, men uden at have købt den eneste vare, som jeg faktisk har brug for at købe. Jeg er ankommet til lufthavnen med bagage, billetter, men uden pas. Og, ja, jeg indrømmer det, jeg glemmer af og til datoerne for min bryllupsdag og mine børns fødselsdage.

Jeg er ikke alene om det. Det viser sig, at selv om selv de mest avancerede computere ikke kan matche mennesker med hensyn til empati, kreativitet, kunst og humor, når det gælder om at huske ting, så blev den menneskelige hukommelse overgået af teknologien med disse Casio-regneure fra 1980'erne.

Heldigvis er vi en art af problemløsere og har skabt systemer til at hjælpe med den irriterende proces med at huske. Fra fødselsdagskalendere, vægplanlæggere, post-it-notater og bullet journaler til online-kalendere og mobile to-do-lister har vi omgivet os med systemer til at huske, så vi ikke overser de kritiske øjeblikke i livet. Vi skal gøre det samme i virksomhederne og skabe påmindelser for at holde styr på det store antal opgaver og møder, som medarbejderne står over for dagligt.

1. Reducer spildet

Når kunderne kommer for sent til dine møder, eller endnu værre, når de aflyser i sidste øjeblik eller slet ikke kommer, er det ikke kun frustrerende, men det er også et ressourcetomrum, der trækker på din produktivitet og truer din virksomheds bundlinje.

Ifølge vores Doodle-data mister mere end 70 % af de professionelle hver uge tid på grund af unødvendige eller aflyste møder. Mere end en tredjedel af de professionelle anser den ineffektivitet, der skyldes missede eller aflyste møder, for at være den største trussel mod deres virksomheds tid.

Lad os antage, at støvlen er på den anden fod. I så fald, hvis du er den efternøler, der har en tendens til at gå glip af kundemøder, aflyse i sidste øjeblik eller deltage sent i møder, er problemet endnu større og risikerer dit job og også din virksomheds omdømme og økonomiske levedygtighed. Forsinkelse kan være dyrt. Glemte, aflyste, udsatte og dårligt organiserede møder koster amerikanske virksomheder 399 mia. dollars om året. Er det værd at sætte et par påmindelser?

2. Opmuntre til god forberedelse

Påmindelser handler ikke kun om at undgå udeblivelser og sene aflysninger; de kan også være med til at forbedre dine møder. Da vi spurgte fagfolk i Storbritannien, USA og Tyskland, hvad de mente, der førte til en produktiv mødeoplevelse, svarede de:

Virksomheder med en smart og effektiv mødekultur bruger påmindelser til at sikre, at deltagerne ankommer det rigtige sted og på det rigtige tidspunkt, og bekræfter, at alle har læst dagsordenen og anmodet om eventuelle forslag eller ændringer direkte til mødearrangøren. Påmindelser bruges til at give materiale, f.eks. rapporter og præsentationer, som deltagerne skal læse inden mødet, så den tid, der er afsat til meningsfulde diskussioner og beslutningstagning, sikres.

3. Sæt et godt eksempel

Det er let at glemme, at Rudy Giuliani længe før han holdt pressekonferencer på landskabsfirmaers parkeringspladser, var den mest succesfulde borgmester i New York. Giuliani og hans politichef, William Bratton, tacklede byens høje kriminalitetsstatistik ved at anvende en taktik, der er kendt som "broken windows theory". Teorien går grundlæggende ud på, at fjernelse af synlige tegn på kriminalitet (smadrede vinduer, graffiti, nedslidte bygninger osv.) modvirker yderligere kriminalitet og reducerer kriminalitetens alvor.

Folk har en tendens til at hæve sig til høje standarder eller synke til lave standarder; hvis du ønsker at afholde vellykkede, produktive møder i din organisation, gør du klogt i at anvende teorien om ødelagte vinduer.

Næsten 90 % af fagfolk er jævnligt frustrerede over ineffektive eller dårligt organiserede møder eller konference- og videoopkald med dårlig modtagelse, så det er et glimrende sted at starte, hvis du sikrer, at du har styr på disse ting. De største irritationsmomenter omfatter:

Med alt dette i tankerne kan det være uvurderligt at sende en påmindelse ud før mødet med ikke blot den seneste dagsorden, men også et sæt spilleregler:

Hvis alt ved tilrettelæggelsen af dine møder skriger effektivitet, professionalisme og produktivitet, kan du være sikker på, at deltagerne vil være på toppen, og at indholdet, beslutningstagningen og opfølgningen vil være lige så imponerende.

4. Opbyg stærkere relationer

Hver kontakt, hvert opkald eller møde med en kunde er en mulighed for at kommunikere din virksomheds ekstraordinære og heroiske storhed. Næsten to tredjedele af kunderne betragter virksomheder, der kommunikerer direkte med dem, mere positivt. Men dårligt organiserede eller uproduktive møder har også en indvirkning. Mere end en fjerdedel af de professionelle mener, at dårlige møder har en negativ indvirkning på deres kunderelationer.

Påmindelser tjener flere formål. For det første er de, som vi diskuterede i det foregående punkt, en ideel mulighed for at formidle din opmærksomhed på detaljer, troværdighed og professionalisme. Desuden er du i en kundevendt virksomhed til stede for at tjene og levere værdi til din kunde; du bør søge at gøre alle deres kontakter med din virksomhed så nemme og smidige som muligt. Det er netop det, der er målet med påmindelser.

Du kan genfremsætte tid, dato og sted for mødet. Medtag eventuelle loginoplysninger, så de har dem ved hånden og ikke behøver at rode i gamle e-mails for at finde ud af, hvordan de kan deltage i samtalen. Tilføj et resumé af, hvad der vil blive drøftet, eventuel nødvendig forudlæsning og de ønskede resultater af mødet. Du vil være det bedste møde, din kunde har hver uge.

5. Muligheder for mersalg

Hvis det ikke er gået op for dig nu, så skal vi stave det ud for dig: påmindelser er ikke bare en måde at sikre, at folk kommer til møderne til tiden, men et ekstra kommunikationspunkt, der er med til at formidle din virksomheds værdier, tjenester og opmærksomhed på kundens behov. Når det er tilfældet, er hver påmindelse en mulighed for at give dine kunder ekstra værdi, som kan få dem til at prøve et andet produkt eller en anden tjeneste eller til at forblive loyale over for din virksomhed i endnu længere tid.

Du kan måske inkludere et link til din virksomheds seneste blogindlæg eller en relevant brancherapport sammen med dine påmindelser. Du kan inkludere et casestudie af en anden kunde, der står over for et lignende sæt af udfordringer. Du kan endda oprette og indlejre en hurtig video, der fremhæver, hvordan en kunde kan drage fordel af yderligere tjenester.

Påmindelser kan også fungere som differentiatorer, der hjælper dig med at holde dig over dine konkurrenter i dine kunders øjne. Antag for eksempel, at din kunde har utrolig travlt og har en tendens til at komme for sent eller endda gå glip af jeres møder på grund af deres overfyldte kalender. Du kan sende en SMS-påmindelse i stedet for den sædvanlige e-mailpåmindelse. SMS-beskeder har en åbningsrate på 98 %, og næsten alle SMS-beskeder læses inden for tre minutter, så din påmindelse har større sandsynlighed for at blive modtaget end en anden e-mail. Det er den sport af opmærksomhed på detaljer, der vil imponere kunden.

Så omfavn påmindelsen, og gør den til en integreret, velovervejet og strategisk del af dine mødeprocesser. Du vil opdage, at dine møder bliver bedre, smidigere og mere proaktive, og nye kunder vil stå i kø for at få en smagsprøve på din anerkendte mødeeffektivitet. Desuden husker du måske også lejlighedsvis bryllupsdag og fødselsdag.

Vidste du, at du kan få Doodle til at arbejde for dig? Tjek ](https://doodle.com/en/integrations/) for at finde ud af, hvad du kan gøre.