Maksimering af produktiviteten, mens du arbejder eksternt

Hvis du skulle tale med nogen fra begyndelsen af 00'erne om arbejdsmetoder, er det næsten sikkert, at de ville grine af dig, fordi de siger, at de fleste kontorjobs kan udføres på afstand. Men det er sandt. COVID har måske nok fremskyndet processen, men mange virksomheder var allerede på vej i gang.

Den 2010 US census afslørede, at omkring 9,5 procent af alle mennesker arbejdede på afstand. I 2020 var det steget til omkring 44 procent - en stigning på næsten 364 procent. Med så mange flere mennesker, der arbejder hjemmefra, ændrede virksomhederne praksis for at tilpasse sig. Men hvad med arbejdstagerne? Hvordan går man fra et kontor til fjernarbejde og bevarer produktiviteten? Lad os finde ud af det.

Fordelene ved at arbejde eksternt

Fjernarbejde har været i fremmarch i flere år, og det er ikke svært at se hvorfor. Når man får det til at fungere rigtigt, kan det være en afgørende forskel for både medarbejdere og arbejdsgivere.

Til at begynde med gør fleksibilitet alene underværker for at forbedre medarbejdernes tilfredshed. Ved at arbejde hjemmefra kan dine medarbejdere lave deres egne skemaer og arbejde, som de vil - så længe de finder tid til at mødes med kolleger og kunder efter behov. Det betyder, at de kan arbejde, når de er mest produktive, uanset om det er tidligt om morgenen eller sent om aftenen.

Det betyder også, at de kan tage sig af personlige ting, når de dukker op, uden at skulle bekymre sig om at tage fri. En freelance grafisk designer kan f.eks. arbejde hjemmefra om morgenen, gå et par ærinder i løbet af dagen og derefter arbejde igen om aftenen, når børnene sover. De kan tage sig tid til at møde med kunder, mens de laver andre ting.

Mens vi taler om fleksibilitet, må vi ikke gå glip af det faktum, at hjemmearbejde generelt forbedrer en persons balance mellem arbejdsliv og privatliv. I en undersøgelse foretaget af FlexJobs sagde 73 % af de adspurgte, at fjernarbejde gav dem mulighed for bedre at balancere arbejde og personlige forpligtelser.

Når dine medarbejdere kan arbejde hjemmefra, kan de slippe for den tid og stress, der er forbundet med pendling. De bliver heller ikke konstant distraheret af mindre vigtige ting, hvilket betyder, at de får vigtige opgaver hurtigere udført. Det giver dem mere tid til at være sammen med familie og venner, dyrke hobbyer, undgå udbrændthed og passe på både deres fysiske og mentale helbred.

Det er også godt for dig som arbejdsgiver. Uden behov for et stort kontor i byens centrum - kan du reducere omkostningerne. Det er også normalt sådan, at folk, der arbejder hjemmefra, logger tidligere ind, bliver længere tid og synkroniserer mere regelmæssigt. Dette kan medføre, at projekter bliver afsluttet hurtigere og af højere kvalitet, da dine medarbejdere ikke skynder sig ud af døren for at få gjort personlige ting færdige sidst på dagen.

Udfordringerne ved at arbejde eksternt

Vi har talt om fordelene, så vi må være fair nok til at overveje, hvilke udfordringer det kan medføre.

En af de største vanskeligheder, som du sandsynligvis vil støde på, er evnen til at planlægge produktive møder. Når alle befinder sig forskellige steder, kan det være svært at sikre, at alle er engagerede. Folk vil konstant blive distraheret, tale over hinanden og svare på beskeder, der dukker op fra andre kolleger, som ikke er til stede.

Du er også afhængig af, at medarbejderne har et godt teknisk setup derhjemme. Det er ikke kun forretningsmateriale, som f.eks. deres bærbare computer, som du stiller til rådighed, men også en stærk internetforbindelse og en forståelse for værktøjer, som f.eks. virtuelle whiteboards, for at samarbejde effektivt.

Selv hvis du får alt dette til at fungere, er der altid en større risiko for fejlkommunikation. Når alle befinder sig forskellige steder, kan det være svært at sikre, at alle er på samme side.

Sådan bliver du så produktiv som muligt

Hvordan kan du sikre, at du og dit team maksimerer jeres produktivitet, når I arbejder på afstand, og hvordan kan I afveje de positive og negative aspekter?

Begynd med at sørge for, at du har en rutine på plads. Når du går fra et kontor til at arbejde hjemmefra, kan det være let at blive distraheret. Lad dig ikke friste til bare at slappe af på sofaen hele dagen. Lav i stedet en plan, der hjælper dig med at blive fokuseret og holde dig i gang med dine opgaver. Fastsæt f.eks. et start- og sluttidspunkt for din arbejdsdag, og vær streng med hensyn til at overholde det.

Undgå så vidt muligt at arbejde fra sofaen eller endda fra din seng. Skab en bestemt arbejdsplads, der hjælper dig med at undgå distraktioner. Indret f.eks. et hjemmekontor med et skrivebord, en stol og alle de redskaber, du har brug for til at få dit arbejde gjort. Det behøver ikke nødvendigvis at være et eget værelse, hvis du ikke har plads, men sørg blot for, at det er et sted, hvor dit arbejde prioriteres. Det skal også gøre det muligt for dig at planlægge møder og afholde dem uden at blive afbrudt.

Få det bedste ud af teknologien. Der findes et væld af værktøjer og apps, der kan hjælpe dig med at forblive produktiv, mens du arbejder eksternt. For eksempel er det at bruge Doodle en fantastisk måde at organisere fjernmøder med kolleger på, fordi det integrerer nativt med videokonferenceredskaber. Prøv ikke at være for fastlåst i den måde, du gjorde tingene på kontoret. Du arbejder hjemmefra nu, så måden du arbejder på vil være anderledes.

Navigere i fjernmøder

Da remote meetings sandsynligvis vil være din største hindring for fjernarbejde, skal vi se på, hvordan du kan mindske risikoen og blive mere produktiv.

Forberedelse er nøglen. Det kan man sige om de fleste ting i livet, men når det drejer sig om møder, især hvis de er på afstand, er det vigtigt. Sørg for at afsætte noget tid i din dag til at planlægge fremad og tænke over de møder, du har, hvilke oplysninger du har brug for til dem, og hvilke forberedelser der skal gøres.

Sørg for at være engageret og tilskynd dem, der deltager i mødet sammen med dig, til også at være det. På et remote-møde er fristelsen endnu større til bare at læne sig tilbage og lade andre tale. Det fører ikke til produktive møder. Sørg i stedet for at stille spørgsmål, bidrage til samtalen og sørg for at holde fokus på den aktuelle opgave.

Ejer dine opfølgninger. Det er usandsynligt, at du forlader et møde uden at skulle lave dem i en eller anden form. Sørg for at notere alt det, du har brug for en nærmere forklaring på, eller alle de handlinger, du har fået tildelt.

At arbejde på afstand behøver ikke at betyde, at du er mindre produktiv. Vær bevidst om, at du arbejder anderledes, planlæg forud og kontroller regelmæssigt med dit team for at sikre, at alt er på rette spor. Den øgede fleksibilitet for dig og dit team bør føre til nogle gode resultater.