Sådan holder du alle på samme side under planlægning af møder

I 1896 fik befolkningen i Detriot en oplevelse - en opfindelse, der skulle ændre verden. En tidlig juni-morgen testkørte Henry Ford sit første firehjulede køretøj kaldet The Quadricle. Han vidste ikke, at denne opfindelse ville føre til grundlæggelsen af Ford Motor Company og til milliarder af biler over hele verden.

Når han talte om forretning, sagde Ford som bekendt: "At mødes er en begyndelse, at holde sammen er fremskridt, at arbejde sammen er succes". Hvad enten du er administrerende direktør, leder, freelancer eller leder, ved du, at samarbejde med andre er afgørende for at opnå resultater. Det er derfor, at det, som Ford siger her, er vigtigt. Du kan holde alle møder i verden, men at holde dem er kun begyndelsen - produktivitet er nøglen. Så hvordan holder du folk på samme side, når du mødeplanlægning online? Lad os finde ud af det.

Forstå din målgruppe

Før du overhovedet begynder at overveje at planlægge dit møde, skal du vide, hvem der skal være til stede. Det er et af de vigtigste aspekter for at sikre, at alle holder fokus. Hvis du inviterer de forkerte personer, vil det kun føre til uproduktive møder og afledte samtaler.

Det kan virke som en selvfølge, men start med at finde ud af, hvem du har brug for - ikke hvem du ønsker. Selv om det kan være rart at have et venligt ansigt med til et møde, hvis de ikke tilfører værdi, hvorfor er de der så? Sørg for at planlægge fremad - uanset om det er en person i din virksomhed eller en ekstern person - og tænk over, hvordan deres bidrag vil bringe mødet fremad.

Hvis du er freelancer, vil du ofte skulle mødes med nye kunder. Det er værd at tage sig tid til at finde ud af lidt mere om dem, og hvem der er den person, der træffer de vigtigste beslutninger. Skræddersy din salgstale til det, der vil fungere bedst for dem, for at maksimere dine chancer for succes. Hvis du er usikker, er det altid nyttigt at lave en afstemning for at finde tid sammen med en ven til at snakke det igennem.

Når du ved, hvem du skal mødes med, skal du være sikker på, at du ved, hvad dine forventninger er. Du er f.eks. projektleder. Hvilke handlingsrettede resultater vil du gerne have med dig og kunne følge op på for at komme videre med tingene?

Du skal også sikre dig, at du ved, hvad du skal fortælle deltagerne, så de kan forberede sig på forhånd. Hvis der er særlige rapporter, der skal læses, eller hvis der er specifikke ting, der er nødvendige for at deltage - så skal de vide det. Dette er især vigtigt, når det drejer sig om remote meetings.

Få folk sammen med de rigtige værktøjer

Nu ved du, hvem du skal få til at deltage i dit møde, udfordringen er hvordan. At sende e-mails frem og tilbage manuelt vil føles som et uendeligt minefelt, som du vil være meget heldig at finde ud af.

Doodle er et planlægningsværktøj, som burde gøre dette meget lettere. Lad os sige, at du er en travl iværksætter. Med Group Poll kan du vælge tidspunkter, du har fri til at sende til dine inviterede, så du kan finde noget, der fungerer bedst for alle. Den kan endda sende automatiske påmindelser, der sikrer, at du får de svar, du har brug for, og at ingen går glip af begivenheden.

Hvis du er freelancekonsulent og har brug for at være mere fleksibel med hensyn til, hvordan dine kunder kommer i kontakt med dig, vil Booking Page gøre det nemt. Du skal blot vælge de tidspunkter, hvor du vil være ledig, og sende dem et link. De vil booke et tidspunkt, der passer dem. Du kan lave flere Booking Pages for at passe til forskellige kunder, hvor du beder om alle de oplysninger, du har brug for på forhånd - så du kan forberede dig efter behov.

Hvis du bruger et værktøj som Doodle, kan du også linke til din kalender, så du aldrig risikerer dobbeltbooking. Hvis du f.eks. bruger Google Calendar, betyder en forbindelse til Doodle, at når du allerede har noget planlagt - så er der ingen, der kan booke det tidspunkt hos dig.

En planlægningsapp til virksomheder vil være afgørende for at navigere i din travle kalender. Det vil frigøre så meget tid, som normalt ville blive brugt på at gå frem og tilbage med folk. Det betyder, at du kan fokusere på at udvikle din virksomhed.

Fastsættelse af en dagsorden

Du har forberedt dig, fundet ud af, hvem du har brug for, og du har booket et tidspunkt til at mødes. Hvad nu? Hvis du vil have alle til at være på samme side, skal du have en møde-dagsorden.

Ud over at give dine inviterede personer besked om eventuel læsning forud for mødet vil en dagsorden sikre, at de ved, hvad der skal drøftes, og at de holder sig til relevante emner. En stor fejl, som folk ofte begår, er at have en plan i hovedet, men ikke at kommunikere den. Sørg for at skrive ud, hvad der skal dækkes, og send det rundt, når gruppemødet er bekræftet.

Det er også vigtigt at holde dagsordenen til punkt og prikke. En kort beskrivelse af hvert emne og en prioritering af dem er nøglen til at sikre, at I får gennemgået de ting, I virkelig har brug for. Hvis du kan, skal du medtage, hvem der skal tale om hvert afsnit, eller hvor du hvilke foranstaltninger der skal træffes. Tidsangivelser kan også være en hjælp, hvis du ved, at du er i tidsnød, hvilket ofte kan ske, hvis du planlægger med mange mennesker.

Endelig skal du sørge for at give mødefeedback om, hvad du ønsker at dække. Du kan have glemt noget, der er vigtigt for det, du ønsker at dække. Det er også med til at styrke idéen om, at du er åben for en ærlig diskussion.

Bliver mere effektiv

Selv med de bedste intentioner kan møderne let komme ud af sporet. Der er altid plads til at gøre dem mere produktive - især for at holde folk på samme side.

Du skal ikke være bange for at bruge teknologi til at lette dine møder. Hvis du vil have en ekspert til at ringe ind på afstand, kan du bruge et videokonferenceværktøj. Eller overvej et digitalt whiteboard, hvor folk kan tilføje klistermærker til mødeplanen for at gøre det lettere at følge op.

Det vil også være vigtigt for at opnå gode resultater, hvordan du opfører dig på mødet. Vær åben og imødekommende for at tilskynde til aktiv deltagelse. Fastsæt nogle grundregler for, hvordan mødet skal afvikles, og sørg for, at selv den mest stille person i lokalet får mulighed for at bidrage. Det vil få teamet til at samarbejde effektivt.

Vær ikke bange for at have en timer og flytte diskussioner videre. Nogle gange kan alt ikke afgøres på et møde. Vær forberedt på at flytte emner til en opfølgning, som kan ske med relevante personer bagefter. Du kan endda bruge Doodle til at planlægge en hurtig afstemning til det også.