Hvordan man bruger 80/20-reglen (Pareto-princippet) til at prioritere opgaver

To-do-listerne er uendelige nu om dage. Der er altid e-mails, der skal besvares, møder, der skal afholdes, og projekter, der skal videreføres - for ikke at tale om opgaver i hjemmet, og alligevel er der kun så mange timer i døgnet. Udfordringen er ikke bare at få mere fra hånden, men at sikre sig, at man arbejder med de rigtige ting.

Det er her, Pareto-princippet, bedre kendt som 80/20-reglen, kommer ind i billedet. Det er en tidstestet ramme, der kan hjælpe dig med at identificere de få opgaver, der har den største effekt, så du kan arbejde smartere, ikke hårdere.

Hvad er 80/20-reglen (Pareto-princippet)?

80/20-reglen er en enkel, men kraftfuld idé: 80 % af dine resultater kommer fra 20 % af din indsats. Den er opkaldt efter den italienske økonom Vilfredo Pareto, som i slutningen af 1800-tallet bemærkede, at 20 % af befolkningen ejede 80 % af Italiens jord. Siden da er dette princip dukket op inden for alle mulige områder - fra forretning til sundhed og produktivitet.

Her er et par eksempler:

Når det drejer sig om dine daglige opgaver, er det sandsynligvis en lille håndfuld handlinger, der driver de fleste af dine fremskridt. Nøglen er at finde ud af hvilke.

Hvorfor 80/20-reglen er så effektiv til opgaveprioritering

De fleste mennesker behandler alle opgaver på deres liste som lige vigtige - eller endnu værre, de starter med de nemmeste for at kunne krydse dem af. Men sandheden er, at ikke alle opgaver giver lige meget værdi.

Ved at bruge 80/20-reglen kan du flytte dit fokus til aktiviteter med stor effekt. Det kan være at følge op på dine mest værdifulde kunder eller skrive det forslag, der kan give dig en stor mulighed.

Denne tankegang reducerer det mentale rod, der kommer af at forsøge at gøre alt. Du får ikke bare mere gjort, men du får også gjort de rigtige ting.

Anvendelse af 80/20-reglen

At anvende 80/20-reglen er ikke kompliceret. Det kræver et par opmærksomme skridt:

1. Lav en liste over dine nuværende opgaver. Lad være med at filtrere eller prioritere dem endnu. Bare skriv dem ned.

2. Spørg dig selv: Hvilke af dem flytter faktisk nålen? Hvilke af dem fører til omsætning, fremgang, vækst eller meningsfulde resultater?

3. Identificer dine top 20 %. Det er de få handlinger, der leverer størstedelen af dine resultater.

4. Prioritér dem. Start din dag med disse opgaver, og afsæt tid til dem.

Tag et eksempel: Lad os sige, at du er konsulent. Du har måske 15 opgaver i løbet af dagen, men to af dem handler om at lukke aftaler med kunder. Det er dine 20 %. Du kan planlægge eller uddelegere resten (e-mails, interne opdateringer, administrativt arbejde) senere.

Gør 80/20-reglen til en vane

Kraften i 80/20-reglen øges med tiden, men kun hvis du holder fast i den. En af de bedste måder at gøre det på er ved at blokere tid i din kalender til arbejde med stor effekt. Behandl den tid som noget, der ikke kan forhandles om, ligesom du ville gøre med et kundemøde.

Ved slutningen af hver uge kan du bruge et par minutter på at reflektere over, hvad der rent faktisk flyttede nålen, og hvad der bare fyldte din dag. Og når du opdager opgaver, der ikke tilfører værdi, så bliv tryg ved at uddelegere, automatisere eller helt droppe dem.

At holde fokus på dine topprioriteter er en disciplin, der betaler sig i form af mindre stress og bedre resultater.

Brug Doodle til at fokusere på dine 20 % vigtigste opgaver

Når du har identificeret de opgaver, der betyder mest, bliver den næste store prioritet at beskytte din tid. Doodle er et planlægningsværktøj til folk, der ønsker at skære ned på e-mails og frigøre mere tid til meningsfuldt arbejde.

Med din egen bookingside kan du dele din tilgængelighed uden at spilde tid på e-mail-tråde. Til en-til-en-møder kan du tilbyde et par kuraterede tidsintervaller, så folk kan vælge, hvad der fungerer bedst for dem, mens du bevarer kontrollen over din tidsplan.

Hvis du skal koordinere med større grupper, gør gruppeafstemninger det nemt at finde et tidspunkt, der fungerer for alle, uden det sædvanlige kaos. Tilmeldingssedler hjælper dig med nemt at indsamle svar og styre deltagelsen, når du organiserer tilbagevendende begivenheder eller sessioner.

Doodle tager besværet ud af planlægningen og giver dig tid til at fokusere på de 20 % af arbejdet, der skaber 80 % af dine resultater.

Er du klar til at tage kontrol over din kalender og fokusere på det, der betyder mest? Prøv Doodle gratis i dag, og begynd at prioritere som en professionel.