Så här planerar du workshops för kompetensutveckling inom HR: En guide för L&D-ansvariga

Planeringen av workshops för kompetensutveckling inom HR handlar om att hitta ett datum som passar en stor, frivilligt sammansatt grupp av medarbetare som har anmält sig till ett program. För en ansvarig inom utbildning och utveckling (L&D) eller kompetensutveckling handlar utmaningen inte bara om logistik, utan om att maximera avkastningen på varje workshop genom att se till att rätt personer deltar. Doodle's Group Poll stöder upp till 1 000 deltagare, vilket gör den särskilt anpassad för de grupper på 30 till 50 personer som utgör grunden för de flesta interna utvecklingsprogram.

🎯 Varför det är svårare än man tror att planera workshoppar för kompetensutveckling inom HR

När 30 till 50 medarbetare anmäler sig till en workshop kommer de från olika team, tidszoner och arbetsscheman. En ansvarig för kompetensutveckling kan inte bara välja ett datum och förvänta sig hög deltagarfrekvens. Att skicka en kalenderinbjudan utan att först kontrollera tillgängligheten innebär att några av dina mest lovande medarbetare helt missar sessionen, och att boka om en workshop för en stor grupp är kostsamt både i tid och trovärdighet.

Den traditionella lösningen är en e-posttråd där man svarar alla och ber deltagarna att anmäla eventuella tidskonflikter. I praktiken kommer svaren in sporadiskt under flera dagar, vissa medarbetare svarar aldrig, och L&D-ansvarig tvingas göra huvudräkningar för att hitta det minst dåliga alternativet. Detta gissande är det största problemet vid schemaläggningen av HR:s kompetensutvecklingsworkshops, och det förvärras när programmet genomförs kvartalsvis eller månadsvis.

Det finns också ett problem med beslutsförhet. Många utvecklingsworkshops kräver ett visst minimiantal deltagare för att vara effektiva, oavsett om det handlar om ett kohortbaserat ledarskapsprogram, en kompetenssprint eller en utbildningssession med anknytning till regelefterlevnad. Om deltagarantalet sjunker under en viss tröskel förlorar workshopen sin dynamik med inlärning mellan kollegor. En ansvarig för utbildning och utveckling eller talangutveckling behöver en schemaläggningsmetod som visar vilket datum som har högst deltagarantal innan inbjudan skickas ut, inte efteråt.

🛠 Group Poll underlättar schemaläggningen av workshops för kompetensutveckling inom HR

Doodles Group Poll är utformad just för detta scenario. Som ansvarig för utbildning och utveckling eller talangutveckling föreslår du tre eller fyra möjliga datum och tider, delar en enda länk med din lista över medarbetare som har anmält sig, och deltagarna röstar på vilka tider som passar dem. Omröstningspanelen uppdateras i realtid, så att du kan se hur deltagarantalet växer och identifiera det datum som vinner innan du bokar ett mötesrum eller tecknar en licens för videokonferenser.

Doodles Group Poll stödjer realtidsuppföljning av anmälningar och deltagarantal, vilket innebär att en ansvarig för kompetensutveckling kan följa hur antalet röster ökar och bekräfta att sessionen kommer att uppnå det minsta deltagarantalet innan en formell kalenderinbjudan skickas ut. Detta eliminerar det gissande som gör planeringen av HR-workshops för kompetensutveckling så tidskrävande i traditionella metoder.

Eftersom Doodle:s automatiska tidszonsdetektering anpassar de föreslagna tiderna efter varje deltagares lokala inställningar behöver en ansvarig för kompetensutveckling som anordnar en workshop med deltagare på flera olika kontor eller på distans inte räkna ut tidsskillnaderna manuellt. Varje deltagare ser de föreslagna tiderna i sin egen tidszon, vilket minskar antalet uteblivna deltagare som beror på enkla missförstånd i schemaläggningen.

När det gäller själva sessionen integreras Doodle med Google Meet, Zoom, Webex och Microsoft Teams, så när det valda datumet har bekräftats läggs videolänken in direkt i kalenderinbjudan. Deltagarna får automatiskt påminnelser via e-post, vilket gör att workshopen hålls i åtanke utan att L&D-teamet behöver göra något extra för att följa upp.

⚙️ Arbetsbeskrivning för ansvarig för talangutveckling

När du väl har hittat rätt tillvägagångssätt tar det mindre än tio minuter att ordna med schemaläggningen av HR-workshoppar för kompetensutveckling i Doodle. Så här skulle en kompetensutvecklingsansvarig vanligtvis gå tillväga.

Steg 1: Skapa en Group Poll. Logga in på ditt Doodle-konto och skapa en ny Group Poll. Ange en tydlig rubrik (till exempel ”Workshop om ledarskapets grunder, Q3”) och en kort beskrivning så att deltagarna förstår vad de röstar om. Föreslå tre eller fyra möjliga datum, fördelade över olika dagar och tider under veckan, för att ge gruppen verkliga valmöjligheter.

Steg 2: Dela länken till omröstningen. Kopiera länken till omröstningen och klistra in den i din befintliga kommunikationskanal, oavsett om det är ett internt e-postmeddelande, ett Slack-meddelande eller ett meddelande i HRIS-systemet. Deltagarna behöver inte ha ett Doodle-konto för att kunna rösta, men du behöver ett eget Doodle-konto för att skapa och hantera omröstningen.

Steg 3: Följ resultaten i realtid. Doodles översiktspanel för Group Poll visar rösterna i realtid. En ansvarig för talangutveckling kan när som helst kontrollera resultaten och se vilket datum som ser ut att få flest deltagare. Om en tydlig vinnare framträder tidigt kan du avsluta Group Poll och bekräfta datumet utan att vänta på varenda röst.

Steg 4: Bekräfta och skicka inbjudan. När det bästa alternativet har fastställts bekräftar du datumet i Doodle. Plattformen är integrerad med Google Kalender, Microsoft Outlook och Apple Kalender, så det bekräftade evenemanget läggs direkt in i din kalender och i deltagarnas kalendrar. Bifoga din länk till videokonferensen från Google Meet, Zoom, Webex eller Microsoft Teams, så sköter Doodles e-postpåminnelser uppföljningen automatiskt.

För ansvariga för kompetensutveckling som anordnar återkommande workshopserier innebär Doodles funktion för automatiskt återkommande evenemang att ni kan ställa in nästa omröstning i serien utan att behöva börja om från början varje gång.

Färdiga mallar för Group Poll för schemaläggning av HR-workshops om kompetensutveckling

Använd någon av mallarna nedan för att med ett enda klick starta en Group Poll för det här scenariot. Titel, beskrivning och varaktighet fylls i automatiskt via länken – det är bara att klicka så är din omröstning klar.

✅ Vad Doodle erbjuder för schemaläggning av workshops inom personalutveckling

❓ Vanliga frågor

Fråga: Hur många medarbetare kan rösta i en enskild Doodle-Group Poll inför en workshop? S: Doodles Group Poll stöder upp till 1 000 deltagare, vilket innebär att den utan problem klarar de grupper på 30–50 personer som är vanliga vid planering av workshops inom personalutveckling, liksom större utbildningsevenemang för hela personalen.

Fråga: Behöver de anställda ett Doodle-konto för att kunna rösta i omröstningen? S: Deltagarna behöver inte ha ett Doodle-konto för att rösta. Den ansvarige för talangutveckling som skapar och hanterar omröstningen behöver däremot ett Doodle-konto för att skapa Group Poll och få tillgång till resultattavlan.

Fråga: Kan en ansvarig för talangutveckling genomföra omröstningar inför workshoppar som äger rum i flera olika tidszoner? A: Ja. Tack vare Doodles automatiska tidszonsdetektering visas de föreslagna workshoptiderna automatiskt omräknade till varje deltagares lokala tid. Detta är särskilt användbart för utbildnings- och utvecklingsteam som hanterar hybridgrupper eller grupper med medarbetare på olika platser.

Fråga: Hur fungerar e-postpåminnelser vid schemaläggningen av HR-workshops om kompetensutveckling? S: När en Group Poll har bekräftats och evenemanget har skapats skickar Doodle automatiska påminnelser via e-post till deltagarna. Påminnelserna skickas endast via e-post; det finns inga alternativ för SMS eller push-meddelanden. Ansvarig för talangutveckling behöver inte skicka manuella påminnelser.

👉 Är du redo att förenkla planeringen av dina workshops för kompetensutveckling inom HR?

Använd mallarna ovan för att starta din första Group Poll på mindre än tio minuter. Föreslå tre eller fyra möjliga datum, dela länken med de medarbetare som har anmält sig och låt rösterna avgöra vilket datum som ger högst deltagande innan du bokar lokalen eller videomötet. Inga fler ”svara alla”-trådar, inga fler gissningar. Prova gratis redan idag.