5 strategier för tidsplanering för frilansande pedagoger och coacher

Om du är frilansande utbildare eller coach är det troligt att du har mer än bara undervisningen att hålla reda på. Du planerar sessioner, svarar på e-post, uppdaterar din kalender och ser till att dina kunder faktiskt dyker upp. Det är mycket. Och när ditt schema blir rörigt tenderar allt annat att följa efter.

Några små vanor när det gäller schemaläggning kan göra att din vecka flyter smidigare, hjälpa kunderna att hålla sig till planen och ge dig lite andrum.

Här är fem enkla strategier som fungerar.

1. Ange tydliga tider då du är tillgänglig och reservera tid för dig själv

Det fina med att vara frilansare är flexibiliteten, men den flexibiliteten kan också bli en nackdel. Om din kalender är helt öppen dygnet runt kommer folk att boka när de har möjlighet – inte nödvändigtvis när du vill.

Börja med att fastställa dina önskade arbetstider. Avsätt kvällar, helger eller skollov om du inte vill arbeta under dessa tider. Du kan också avsätta dagar för personliga ärenden eller tid för din egen utveckling.

Det är bra att tänka på i förväg när dina kunder inte kommer att vara tillgängliga. Tentaveckor, skollov eller säsongsmässiga nedgångar är vanliga tillfällen då antalet bokningar minskar. Om dina elever inte är på plats kan du använda den tiden till att ta igen försenade uppgifter eller helt enkelt ta en paus.

Med Doodle visas inga tider som är markerade som upptagna i din anslutna kalender som bokningsbara. Det gäller till exempel helgdagar, ledighet eller ditt barns skolfest. På så sätt ser kunderna bara de tider som faktiskt är lediga, och du slipper överboka dig själv utan att behöva kontrollera din kalender i minsta detalj varje dag.

2. Ägna mer tid åt de kunder som behöver det

Det är inte alla kunder som behöver lika mycket tid, och det är helt okej. Ett kort coachingsamtal på 30 minuter kan vara perfekt för vissa, medan andra kanske behöver en längre session för att diskutera stora utmaningar.

Det viktigaste är att redan från början erbjuda olika sessionlängder. På så sätt kan kunderna välja det som passar dem bäst utan att behöva diskutera fram och tillbaka. Om du vet att en viss kund alltid behöver mer tid kan du till och med uppmuntra hen att boka en längre tid.

I Doodle kan du skapa flera Booking Pages med olika mötestyper. Till exempel: 30 minuters handledning, 60 minuters fördjupningsmöte eller 90 minuters projektcoaching. Detta gör det tydligt och hjälper dig att förbereda dig ordentligt.

3. Ställ frågor före mötet

När någon bokar en tid hos dig vill du veta vad du har att vänta dig. Har personen ett tydligt ämne i åtanke? Behöver hen hjälp med något specifikt? Föredrar hen att träffas ansikte mot ansikte eller via Zoom?

Att ställa en eller två enkla frågor före mötet kan göra stor skillnad. Det ger dig möjlighet att förbereda dig och erbjuda mer målinriktat stöd. Det visar också dina kunder att du värdesätter både deras och din egen tid.

I Doodle kan du lägga till egna frågor i ditt bokningsformulär. Vill du veta vilket ämne de studerar, vilka verktyg de använder eller vilket format de föredrar? Fråga bara. Då kommer du att känna dig mer trygg inför sessionen, och det kommer de också att göra.

4. Gör det enkelt att skapa påminnelser och följa upp

Det är frustrerande när någon uteblir. Särskilt när man har förberett sig inför ett pass och någon helt enkelt glömmer bort att dyka upp. Det händer, och ibland är det bara så livet är – kanske bestämde sig din elev för att gå och simma istället en varm sommardag. Men det behöver inte vara ditt problem.

Påminnelser är till hjälp. En enkel påminnelse dagen före eller till och med en timme före kan minska antalet uteblivna besök. Men att skriva och skicka dessa påminnelser manuellt tar tid, och det är lätt att glömma bort det.

Doodle skickar automatiskt påminnelser för varje bokning. Du kan ställa in dem en gång och låta systemet sköta resten. Mindre jakt, fler som dyker upp.

5. Få betalt i förskott och låt eleverna välja hur de vill träffas

Förskottsbetalning handlar inte bara om att säkerställa att du får betalt. Det handlar också om engagemang. När kunder betalar före sessionen är det mer troligt att de tar den på allvar och kommer väl förberedda. Det sparar tid åt dig, undviker obekväma påminnelser och gör att du känner att ditt arbete uppskattas.

Med Doodle kan du koppla ihop Stripe för att automatiskt ta emot betalningar när någon bokar en session. Inget krångel med fakturor. Inga uppföljningsmejl.

Du kan också bestämma vem som ska betala och vem som inte behöver göra det. Kanske erbjuder du kostnadsfria introduktionspass för nya elever. Eller så har några av dina trogna kunder redan andra överenskommelser. Du bestämmer själv – aktivera eller inaktivera betalningar beroende på passet eller kunden.

Om du vill bygga upp lojalitet är det enkelt att erbjuda belöningar. Berätta till exempel för eleverna att om de bokar och betalar för 10 lektioner får de den 11:e gratis. Du kan till och med skapa en separat Booking Page för de gratis lektionerna, som endast är synlig för återkommande elever. Ett sådant erbjudande visar att du uppskattar dem och får dem att komma tillbaka.

Du förtjänar ett bättre sätt att boka

Att vara frilansare innebär att man har många olika roller, och schemaläggningen ska inte hindra dig. Oavsett om du håller individuella coachningssessioner, undervisar online eller hanterar flera olika ämnen, ska din kalender fungera till din fördel, inte mot dig.

Doodle kan du föreslå lämpliga tider, få betalt i förskott, ställa rätt frågor och aldrig missa något. Ställ in det en gång, dela din länk och låt dina kunder boka det som passar dem bäst. Du väljer också hur du vill träffas. Vissa föredrar videosamtal, andra föredrar att träffas ansikte mot ansikte. Du anger mötesformat och plats – oavsett om det är via Zoom eller på ett kafé i närheten – med hjälp av platsfältet. Allt är inbyggt.

Prova det och slipp gissa när du planerar.