Como o trabalho sem estrutura destrói sua produtividade

Às vezes, você começa o dia pensando: "Hoje é o dia em que farei progressos reais" e, de repente, são 16 horas. Se a sua realização mais significativa for responder a três e-mails e reaquecer o café duas vezes, você experimentou um trabalho não estruturado.

Você se senta com boas intenções e uma lista de tarefas bem definida. Mas, antes mesmo de começar a primeira tarefa, o Slack faz um ping, uma reunião surpresa aparece no seu calendário e seu cachorro está latindo para uma folha lá fora. O clássico caos do trabalho remoto. Agora você está fazendo malabarismos com e-mails, ouvindo pela metade as chamadas do Zoom, alternando entre documentos como um atleta de alt-tab, e o trabalho vital permanece intocado.

Essa é a natureza do trabalho não estruturado. Ele é exaustivo, prejudica seu foco e faz com que você se sinta ocupado, mas improdutivo.

Esgotamento mental: agora disponível em 47 guias

O fato é que os seres humanos são péssimos em multitarefas. Pode parecer eficiente fazer malabarismos, mas a ciência diz o contrário. Toda vez que você troca de tarefas, seu cérebro queima um pouco mais de energia. Acumule um número suficiente de trocas e, na hora do almoço, você estará mentalmente esgotado. Acrescente tarefas não estruturadas, aqueles afazeres flutuantes sem prazo ou plano, e você criará um ciclo de sentir-se ocupado sem realizar nada significativo.

Ambientes estruturados: o lugar feliz de seu cérebro

Um dia de trabalho estruturado fornece ao seu cérebro um GPS útil. Você sabe o que esperar, onde estar e o que priorizar. A estrutura não é entediante. É a liberdade disfarçada em um calendário.

Os professores, por exemplo, dominam isso com horários de aula e planos de aula. Os contadores durante a temporada de impostos operam com prazos, listas de verificação e fluxos de trabalho rigorosos. Os pilotos seguem listas de verificação detalhadas antes do voo. Os chefs contam com estações de cozinha e listas de preparação para manter o serviço de jantar funcionando sem problemas. Até mesmo os atletas seguem rotinas de treinamento estruturadas.

Em todas as profissões, a estrutura permite foco, consistência e sucesso. Os sistemas externos funcionam melhor quando seu sistema interno e sua mente também estão organizados. A clareza mental, a definição de prioridades e a criação de rotinas intencionais são a base para a criação de estruturas externas significativas.

Interrupções: os vampiros da produtividade

As interrupções podem parecer inofensivas, mas elas se acumulam rapidamente. Um rápido "Posso falar com você por cinco minutos?" geralmente se transforma em uma distração de trinta minutos. Multiplique isso por cinco conversas diárias e você perderá horas de tempo produtivo.

Para os trabalhadores remotos, as linhas entre o trabalho e a vida se confundem ainda mais. É essencial definir e aplicar limites claros. Não é possível controlar todas as interrupções, mas é possível controlar o quanto você se torna acessível.

Como estruturar melhor seu tempo

Se seus dias de trabalho parecem caóticos, você não está sozinho. A raiz do problema geralmente não é a quantidade de trabalho que você tem, mas a falta de uma estrutura intencional que o oriente. A estruturação de seu tempo começa com a definição de suas prioridades. Reserve alguns minutos todas as manhãs, ou melhor ainda, na noite anterior, para identificar as três tarefas mais importantes que você precisa realizar. Certifique-se de que elas sejam realistas e mensuráveis.

Quando suas prioridades estiverem claras, reserve um tempo para elas em seu calendário. Trate esses blocos como reuniões essenciais que não podem ser mudadas. Durante essas sessões, silencie as notificações e minimize as distrações. Agrupe tarefas semelhantes sempre que possível para evitar a troca constante de contexto, esgotando sua energia mental.

Outra etapa importante é criar espaço entre as atividades. Não empilhe reuniões ou tarefas consecutivas sem um intervalo. Até mesmo intervalos de dez minutos ajudam seu cérebro a se reiniciar, melhorando o foco para a próxima sessão.

Por fim, use ferramentas que eliminem decisões desnecessárias. Por exemplo, as plataformas de agendamento permitem que você defina sua disponibilidade uma vez e evite cadeias intermináveis de e-mails. Listas de verificação, modelos e ferramentas de automação também reduzem a sobrecarga cognitiva e liberam seu foco para um trabalho significativo.

Um dia estruturado não significa aproveitar cada minuto. Trata-se de dar ao seu trabalho mais importante o espaço de que ele precisa para prosperar.

A arma não tão secreta

Não estamos dizendo que o Doodle consertará magicamente todo o seu fluxo de trabalho, mas ele pode facilitar muito a programação. Em vez de e-mails intermináveis ou bate-papos caóticos em grupo, o Doodle oferece uma maneira simples de se manter organizado. Você pode criar uma página de reserva para permitir que outras pessoas agendem um horário com base na sua disponibilidade. Você pode lançar uma enquete de grupo para coordenar rapidamente reuniões com grupos grandes. Você também pode usar folhas de inscrição para organizar eventos, projetos ou turnos de voluntariado sem confusão.

Menos tempo gasto com agendamento significa mais tempo para o trabalho que faz sua empresa avançar. Quer você administre uma organização sem fins lucrativos, trabalhe como freelancer na mesa da cozinha ou lidere uma equipe em diferentes fusos horários, criar uma estrutura, mesmo que seja apenas no seu calendário, pode mudar tudo.

Comece estruturando seu tempo. Crie clareza em sua mente e em seu dia de trabalho, e não se esqueça de dar às suas reuniões um pouco de estrutura também.

Experimente o Doodle hoje mesmo e veja a diferença que o agendamento estruturado faz.