É hora de reinventar o processo de planejamento e previsão orçamentária

Se você é qualquer coisa como eu, então os termos orçamento ou previsão o enviarão diretamente para dormir ou o farão procurar ansiosamente por algo mais, qualquer outra coisa, para fazer. "O que é isso? Precisamos planejar o orçamento do próximo ano? Não enquanto houver janelas que precisem de limpeza, nós não precisamos"!

Acredite ou não, há pessoas em todas as organizações - geralmente pessoas com a palavra "finanças" em seus títulos de trabalho - que gostam de planejamento e previsão orçamentária. O que é ainda mais difícil de acreditar é que essas pessoas estão no caminho certo. Embora possa ser um inconveniente substancial trimestral ou anual para muitos de nós, a elaboração de orçamentos e previsões robustas fornecem a estrutura para o futuro de todas as empresas.

Mas o que exatamente o planejamento e a previsão orçamentária (ou BP&F como aqueles tipos financeiros gostam de chamá-lo) envolvem? Como um orçamento difere de um plano ou de uma previsão?

Os antigos nem sempre são os melhores*

O Excel faz 35 anos este ano. Nas três décadas e meia desde que a Microsoft o lançou pela primeira vez para o Macintosh (o Windows só se seguiu dois anos depois), o Excel sem dúvida estabeleceu e consolidou sua reputação como uma das maiores ferramentas e softwares de negócios de todos os tempos. Mas isso ainda não é desculpa para continuar usando o Excel em todo o seu orçamento, planejamento e previsão.

Embora as soluções SAAS baseadas em nuvem tenham melhorado a eficiência em todas as organizações, 70% das empresas ainda confessam confiar fortemente em relatórios de planilhas para a BP&F, com 40% usando exclusivamente planilhas eletrônicas. Substitua o monitor por papel-razão, e essas empresas estão gerenciando suas finanças da mesma forma que os gerentes o estavam fazendo há mais de 100 anos.

"Se não está quebrado, não conserte", você poderia dizer. Só porque algo não está defeituoso, não significa que não possa ser amplamente melhorado. A principal questão de se fazer BP&F em planilhas é que ela é enormemente estática e reativa. Embora relatórios, planejamento e previsões anuais possam ter cortado a mostarda décadas atrás, ela simplesmente não se enquadra no cenário de negócios atual da VUCA. Mercados, concorrência, tendências e ambientes sociopolíticos agora mudam rápida e imprevisivelmente.

Os modernos sistemas baseados nas nuvens permitem às organizações atualizar e revisar orçamentos, planos e previsões em tempo quase real, em vez de depender de relatórios gerados vários trimestres antes, quando o mundo parecia muito diferente. Para um exemplo totalmente novo, basta pensar nas organizações de hoje, baseando seus planos e estratégias em dados gerados antes do COVID e se perguntando por que suas previsões estavam tão distantes de sua receita atual.

As vantagens do moderno software BP&F vão além das previsões rolantes, dos orçamentos atuais e do planejamento contínuo; pulverize em algumas outras soluções avançadas e observe como toda sua gestão financeira se torna mais segura, flexível e potencialmente ainda mais econômica.

Fail to planear e você planeja falhar*

Além de acelerar todo o processo, as modernas soluções BP&F baseadas em nuvem, aliadas a outras aplicações comerciais, dão às organizações acesso a resmas de dados que podem ser analisadas para fornecer capacidades mais precisas e mais estratégicas de tomada de decisão. Os processos tornam-se mais colaborativos e transparentes, enquanto há uma trilha de auditoria clara caso as decisões ou mudanças precisem ser revisadas.

Da Kodak e Blockbuster à Toys R Us, os cemitérios comerciais são assombrados por grandes empresas que foram apenas um pouco lentas demais para perceber que a corrente havia mudado de direção. Que medidas sua empresa pode tomar para garantir que você não se junte a eles?

Finalmente, as empresas têm tradicionalmente tratado o planejamento e a previsão orçamentária como as artes negras a serem praticadas por uma visão seleta atrás de portas fechadas. Aumentando a comunicação em torno da BP&F e tornando os relatórios mais acessíveis, todas as partes interessadas comprarão em maior medida o processo. Além disso, com uma explicação clara sobre a importância de um orçamento e planejamento sólidos para o futuro da organização, pessoas financeiramente dignas como eu podem até mesmo prestar atenção quando o orçamento do próximo ano precisar ser apresentado.

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