É hora de reinventar o processo de planejamento e previsão orçamentária

Se você é qualquer coisa como eu, então os termos orçamento ou previsão o enviarão diretamente para dormir ou o farão procurar ansiosamente por algo mais, qualquer outra coisa, para fazer. "O que é isso? Precisamos planejar o orçamento do próximo ano? Não enquanto houver janelas que precisem de limpeza, nós não precisamos"!

Acredite ou não, há pessoas em todas as organizações - geralmente pessoas com a palavra "finanças" em seus títulos de trabalho - que gostam de planejamento e previsão orçamentária. O que é ainda mais difícil de acreditar é que essas pessoas estão no caminho certo. Embora possa ser um inconveniente substancial trimestral ou anual para muitos de nós, a elaboração de orçamentos e previsões robustas fornecem a estrutura para o futuro de todas as empresas.

Mas o que exatamente o planejamento e a previsão orçamentária (ou BP&F como aqueles tipos financeiros gostam de chamá-lo) envolvem? Como um orçamento difere de um plano ou de uma previsão?

• O planejamento é o nível mais alto de todos esses processos. É principalmente uma visão geral estruturada dos objetivos financeiros de uma organização para os próximos anos.

• O próximo nível abaixo é a elaboração do orçamento - uma visão mais detalhada de como a empresa executará o plano em um período mais curto. As empresas tendem a alocar o orçamento anualmente, de acordo com seu ano fiscal. No entanto, os orçamentos são freqüentemente rastreados e ajustados trimestralmente ou mesmo mensalmente, dependendo de como a empresa está se comportando em relação a seus objetivos. Os orçamentos incluem itens como receita, despesas, fluxo de caixa e redução da dívida.

• A previsão combina planejamento e orçamento com desempenho histórico e as condições econômicas e de mercado atuais para fornecer uma previsão financeira do desempenho de uma empresa nos próximos trimestres.

Os antigos nem sempre são os melhores*

O Excel faz 35 anos este ano. Nas três décadas e meia desde que a Microsoft o lançou pela primeira vez para o Macintosh (o Windows só se seguiu dois anos depois), o Excel sem dúvida estabeleceu e consolidou sua reputação como uma das maiores ferramentas e softwares de negócios de todos os tempos. Mas isso ainda não é desculpa para continuar usando o Excel em todo o seu orçamento, planejamento e previsão.

Embora as soluções SAAS baseadas em nuvem tenham melhorado a eficiência em todas as organizações, 70% das empresas ainda confessam confiar fortemente em relatórios de planilhas para a BP&F, com 40% usando exclusivamente planilhas eletrônicas. Substitua o monitor por papel-razão, e essas empresas estão gerenciando suas finanças da mesma forma que os gerentes o estavam fazendo há mais de 100 anos.

"Se não está quebrado, não conserte", você poderia dizer. Só porque algo não está defeituoso, não significa que não possa ser amplamente melhorado. A principal questão de se fazer BP&F em planilhas é que ela é enormemente estática e reativa. Embora relatórios, planejamento e previsões anuais possam ter cortado a mostarda décadas atrás, ela simplesmente não se enquadra no cenário de negócios atual da VUCA. Mercados, concorrência, tendências e ambientes sociopolíticos agora mudam rápida e imprevisivelmente.

Os modernos sistemas baseados nas nuvens permitem às organizações atualizar e revisar orçamentos, planos e previsões em tempo quase real, em vez de depender de relatórios gerados vários trimestres antes, quando o mundo parecia muito diferente. Para um exemplo totalmente novo, basta pensar nas organizações de hoje, baseando seus planos e estratégias em dados gerados antes do COVID e se perguntando por que suas previsões estavam tão distantes de sua receita atual.

As vantagens do moderno software BP&F vão além das previsões rolantes, dos orçamentos atuais e do planejamento contínuo; pulverize em algumas outras soluções avançadas e observe como toda sua gestão financeira se torna mais segura, flexível e potencialmente ainda mais econômica.

• Apps como Wave, Expensify, Spendesk ou Rydoo aceleram e automatizam o processo de rastreamento de despesas e digitalização de recibos tanto para funcionários quanto para os departamentos financeiros.

• Soluções como LivePlan e Aha! ajudam os usuários a criar planos de negócios melhores e mais ágeis

• BP&F são complexos projetos multifacetados - ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana, Trello e Monday.com podem ajudar a rastrear e reduzir o atrito.

• A BP&F também tende a atender a processos pesados, pois as finanças e a estratégia normalmente precisam sentar-se regularmente com todos os titulares de orçamento ou chefes de departamento. Usando software de agendamento empresarial como o Doodle você economizará horas no trabalho com as pernas, mais Slack e Zoom as integrações aceleram ainda mais o processo.

• Há também inúmeros aplicativos específicos da indústria como Restaurateur ou InventoryTracker que dão aos profissionais da BP&F uma visão do inventário, da cadeia de suprimentos e da logística.

Fail to planear e você planeja falhar*

Além de acelerar todo o processo, as modernas soluções BP&F baseadas em nuvem, aliadas a outras aplicações comerciais, dão às organizações acesso a resmas de dados que podem ser analisadas para fornecer capacidades mais precisas e mais estratégicas de tomada de decisão. Os processos tornam-se mais colaborativos e transparentes, enquanto há uma trilha de auditoria clara caso as decisões ou mudanças precisem ser revisadas.

Da Kodak e Blockbuster à Toys R Us, os cemitérios comerciais são assombrados por grandes empresas que foram apenas um pouco lentas demais para perceber que a corrente havia mudado de direção. Que medidas sua empresa pode tomar para garantir que você não se junte a eles?

• A BP&F deve ser uma prioridade esmagadora em nível de diretoria, com toda a organização por trás de encontrar um modelo sustentável e estável para o crescimento.

• Começando pela liderança sênior, a organização também deve ter acordos claros sobre a tomada de decisões em resposta à BP&F. Todas as empresas fariam bem em forjar laços mais fortes entre seus departamentos operacionais, financeiros e estratégicos, mas também é necessário estabelecer uma responsabilidade e propriedade claras.

• Escolha períodos de previsão que se adaptem à sua empresa e aos ciclos comerciais específicos de sua indústria. Análise do plano e atualizações em torno de períodos críticos no calendário.

• Pense na BP&F como competência e responsabilidade de toda a empresa e incorpore outros dados financeiros, tais como demonstrações financeiras, relatórios anuais e KPIs de trickle-down.

• Selecione o software BP&F que automatiza tantos dos processos manuais que você está usando atualmente para economizar tempo e dinheiro, reduzir recursos e obter dados mais relevantes e acionáveis.

• Use o software para realizar mais análises de variações hipotéticas. Embora o ambiente de negócios atual possa ser imprevisível, as organizações ainda podem se preparar de alguma forma para o inesperado.

Finalmente, as empresas têm tradicionalmente tratado o planejamento e a previsão orçamentária como as artes negras a serem praticadas por uma visão seleta atrás de portas fechadas. Aumentando a comunicação em torno da BP&F e tornando os relatórios mais acessíveis, todas as partes interessadas comprarão em maior medida o processo. Além disso, com uma explicação clara sobre a importância de um orçamento e planejamento sólidos para o futuro da organização, pessoas financeiramente dignas como eu podem até mesmo prestar atenção quando o orçamento do próximo ano precisar ser apresentado.

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