E-mail vs. Agendamento on-line: O grande debate

As pessoas civilizadas nunca discutem religião ou política... ou pelo menos é o que diz o ditado. Mas todos sabemos que há assuntos que são ainda mais polêmicos. Grandes debates que podem dividir uma sala ou mesmo uma família ao meio. Estes giram em torno das questões mais grandiosas de nosso tempo. Os Beatles ou os Rolling Stones, por exemplo. O Batman ou o Super-Homem? Harry ou William? Os Lakers ou os Celtics? Não pode haver meio-termo. Ninguém "gosta muito" do Real Madrid e Barcelona.

Raspe a superfície, no entanto, e estas discussões disputadas são debates apenas no nome. Qualquer mente bem pensante sabe que os Stones eram apenas uma derrubada escolar pública do que os Beatles tinham sido anos antes, jogando as barras de mergulho de Hamburgo. Batman, pizza, Harry e, graças a Magic e Kobe, os Lakers são a resposta certa para isso.

Nos departamentos de TI, escritórios de RH e em conferências de produtividade em todo o mundo, há um debate igualmente acalorado: e-mail ou agendamento on-line. Assim como aqueles exemplos anteriores, não é nem mesmo uma luta justa.

O e-mail é nosso companheiro fiel e de confiança. Tem nos servido admiravelmente a todos há um quarto de século e é excelente para tantas coisas. Mas a marcação de reuniões não é uma delas.

Tênis vs Tiro com Arco e Flecha

Quantos e-mails são necessários para agendar uma reunião com clientes, clientes potenciais ou mesmo candidatos a cargos? Se minha própria caixa de entrada é algo a ser seguido, eu diria aproximadamente 157 e-mails por reunião soa bem, com cada tentativa de agendar uma reunião resultando em uma rodada de tênis por e-mail que vai um pouco mais ou menos assim:

Então, quando você está disponível?

Tenho 20 minutos na próxima terça-feira de manhã, posso remarcar algo para quarta-feira à tarde e algo pode abrir na sexta-feira. Caso contrário, serão três semanas na próxima quinta-feira.

Hmmm, eles não funcionam para mim. Você tem alguma coisa em quatro semanas?

Er sim, a qualquer hora daquela terça-feira.

10:30?

Oh não, um evento de um dia inteiro acabou de ser agendado.

A próxima sexta-feira?

Nope, férias.

Médio do dia 17?

Sim! Isso é perfeito.

Great, eu lhe enviarei um convite. É o endereço de e-mail .com ou .co.uk?

(3 semanas depois) Lamento muito, preciso remarcar...

Não é de admirar que o e-mail seja muitas vezes visto como um assassino de produtividade. Não só é ineficiente o constante recuo, mas também distrai os funcionários de suas outras tarefas.

Compare isso com a Kim Soo-Nyung-like precisão infalível de uma ferramenta de programação on-line. Envie uma enquete para descobrir a disponibilidade de todos os participantes para uma reunião de grupo. Ainda mais direto ainda é o envio de um calendário com agenda disponível, pré-preenchido com sua agenda e disponibilidade, permitindo que o convidado escolha os espaços disponíveis.

Estas características tornam-se ainda mais úteis se seus clientes, colegas ou consultores estiverem espalhados por vários países e continentes. Ao invés do fuso horário habitual, o Googling e a aritmética mental (é GMT ou EST? E isso inclui a economia de luz do dia?), as ferramentas de agendamento têm fusos horários cozidos, então a tecnologia faz o pensamento em seu lugar.

Ocupado vs Produtivo

Acontece que todos nós - e por "nós", quero dizer funcionários e não homens - somos terríveis no trabalho multitarefa. Quando passamos de um lado para o outro e abrimos nossa caixa de entrada para responder a um novo e-mail, gostamos de pensar que somos multitarefa, mas, na realidade, somos tarefas de mudança. E a troca de tarefas não é construtiva; na verdade, é improdutiva para a despesa de 40% de nossa produção total.

A boa notícia é que qualquer tarefa interrompida, seja por uma chamada não programada de um cliente ou por outro jogo de tênis por e-mail a ser servido, tende a ser concluída no mesmo dia útil. Mas não imediatamente. Em média, leva mais de 23 minutos para que um funcionário interrompido volte à tarefa. Ainda mais tempo para voltar ao mesmo nível de produtividade.

O custo da produtividade e o reconhecimento de que o e-mail parece ser um método de comunicação ultrapassado e ineficiente levaram as organizações a buscar alternativas. O mais popular, particularmente nas indústrias criativas, SAAS, desenvolvimento, consultorias e recrutamento, é sem dúvida o Slack. Plataformas de colaboração como a Slack permitem que os usuários façam mais de seu trabalho dentro de uma plataforma, reduzindo a troca de tarefas e as perdas de produtividade associadas. Este é certamente o caso do Doodle Slack bot, que permite aos usuários encontrar o melhor momento para uma reunião, e então programá-la diretamente de dentro do ambiente Slack.

Para as empresas ainda vinculadas a ferramentas mais tradicionais como o Outlook, também há esperança. Nossa integração com o Doodle Outlook permite aos usuários acessar seus calendários reserváveis e gerar links de reuniões de fácil compartilhamento dentro do Outlook, o que significa que os usuários não precisam fazer o embaralhamento habitual entre e-mail, calendário e ferramenta de agendamento.

O futuro vs. o presente

Não somos apenas maus multitarefa; também somos todos terríveis em esperar. Nós odiamos isso. Mas não é culpa nossa - nossos cérebros estão pré-programados com a disposição de detestar atrasos. Essa antipatia por intervalos está também em jogo para os clientes, cuja visão de sua empresa ou agência é um pouco prejudicada cada vez que há uma rugas no processo.

O e-mail simplesmente não é adequado para este tipo de impaciência. Os e-mails muitas vezes atrasam processos que poderiam acontecer logo no momento, quando o ferro está no seu ponto mais quente e o interesse está no seu ponto mais alto.

Por exemplo, os recrutadores poderiam incluir um link para sua página de reservas ali mesmo dentro da primeira mensagem a um candidato, dizendo-lhes que eles têm um ótimo perfil e que você adoraria conversar. Dessa forma, o candidato pode agendar imediatamente e proativamente essa reunião introdutória, fazendo-os se sentirem bem. Simultaneamente, todo o processo de agendamento leva aproximadamente zero tempo e energia em nome do recrutador, permitindo que eles se concentrem em tarefas mais urgentes até que a reunião seja agendada.

A maioria das empresas que oferecem serviços, soluções e ferramentas de software tem um formulário de contato em seu website. Portanto, se um cliente em potencial, que fez sua pesquisa, desembarcou em seu website, gostou do que leu e ficou impressionado o suficiente para fazer contato, deixará seus detalhes nesse formulário. Um membro da equipe de vendas pegará isso, talvez no dia seguinte ou após o fim de semana, dependendo de quando o contato chegou, e então começarão as rodadas de tênis por e-mail. A alternativa é incluir sua página de reservas ali mesmo em seu site, para que os contatos possam agendar uma reunião enquanto seu interesse é altíssimo. Isto também proporciona aos clientes potenciais a sensação de estar no controle, em vez de serem vendidos, tornando-os mais receptivos.

Ponies and unicorns vs Being punch in the face

Algumas comparações não são de modo algum comparações.

Estivemos todos em uma péssima reunião. Não apenas uma reunião "não boa", mas o tipo de reunião que parece como pisar continuamente um pedaço de Lego com o pé descalço. O tipo de reunião em que você está fazendo internamente acordos com o universo para fazer com que isso termine.

Cerca de 70% de nós sentimos que regularmente perdemos tempo para reuniões mal organizadas, com a falta de uma agenda clara e com os participantes despreparados no topo da lista de razões pelas quais estas reuniões acontecem em primeiro lugar.

É por isso que ferramentas de agendamento como o Doodle adicionaram um recurso de Perguntas Personalizadas a produtos como o Bookable Calendar. Quando um novo cliente ou um candidato a uma nova função, por exemplo, marca sua reunião diretamente com você, você pode ter certeza de que eles leram aquela página ou apresentação super-usada de perguntas frequentes, assegurando que qualquer reunião agendada será tão produtiva quanto possível.

Ha, vamos ver você competir com isso, e-mail!

Pessoas vs Robôs

Não, este não é o passo do elevador para uma série de ficção científica Netflix. Ou uma ameaça de que as máquinas estão vindo para tomar nossos trabalhos.

Há algumas coisas que os humanos fazem muito melhor que as máquinas, como construir relacionamentos, mostrar empatia e ser criativo. Também somos melhores no processamento de informações novas e não-estruturadas e na resolução de tarefas não-estruturadas de solução de problemas. Somos flexíveis e imprevisíveis de maneira que os computadores não conseguem chegar perto da correspondência.

No entanto, os computadores têm um desempenho muito superior ao dos seres humanos na execução de tarefas básicas, orientadas por regras, que exigem velocidade e precisão. Como encontrar o caminho mais rápido para o escritório a esta hora do dia. Como processar o pagamento daqueles novos tênis que você já está de olho há algum tempo. Como agendar reuniões.

Embora o e-mail seja, é claro, uma tecnologia, o agendamento de reuniões via e-mail é, em última análise, um processo muito humano. Sabemos que, devido aos gritos de frustração, ele muitas vezes se desencadeia. Em contraste, o agendamento através de uma ferramenta de agendamento on-line utiliza a IA que faz todo o trabalho pesado para você.

Quando se trata de programação, traga os robôs, digo eu. É claro, algumas pessoas podem discordar. Algumas pessoas podem preferir o e-mail. Assim como algumas pessoas preferem The Stones, Prince William e The Celtics. Mas todos nós sabemos, lá no fundo, que essas pessoas estão erradas. Nenhum debate.

Automação pode fazer mais do que apenas programar. Você pode descobrir que papel ela desempenha no processo de venda aqui*.