Como ser produtivo quando se trabalha remotamente

Com o fim da pandemia da COVID-19, esperançosamente agora à vista, será fascinante ver como o mundo se adapta a tal período de tumulto e agitação. Voltaremos todos aos nossos caminhos pré-COVID ou a pandemia marca um momento decisivo?

Parece duvidoso que alguma vez mais olharemos para as máscaras de rosto ou gel das mãos da mesma forma. Ser capaz de jantar dentro de um restaurante, fazer compras em uma loja de tijolo e cimento ou mandar as crianças para a escola de verdade nunca mais será tomado como garantido. Mas e o trabalho? A semana de trabalho de 40 horas já desapareceu de vez?

Parece que sim. Mesmo as empresas que anteriormente permitiam pouca ou nenhuma flexibilidade de trabalho de casa perceberam o benefício de permitir que os funcionários trabalhem remotamente ou, no mínimo, escolher quando é mais eficiente trabalhar no escritório. Atualmente, apenas menos da metade dos americanos trabalha remotamente, embora o retorno ao local de trabalho tenha, sem dúvida, começado. Entretanto, as pesquisas sugerem que o número de americanos trabalhando de forma totalmente remota terá aumentado em 87% pós-pandêmica, com uma porcentagem ainda maior vendo uma maior flexibilidade em seus horários e locais de trabalho.

Inicialmente, como os lockdowns se tornaram globais, as organizações tiveram que adaptar rapidamente seus sistemas, ferramentas e procedimentos para acomodar uma força de trabalho remota. O desafio agora não é como criar um ambiente no qual os funcionários remotos ainda possam fazer seu trabalho, mas como criar um ambiente no qual os funcionários remotos possam prosperar.

O amanhecer do espaço de trabalho digital

Tomamos como certo o espaço físico de trabalho: as mesas, os monitores, a máquina de café, as salas de reunião. Para que empresas e indivíduos sejam altamente produtivos, também precisamos dar-lhes um espaço de trabalho para prosperar. É essencial que, ao fazê-lo, as empresas não apenas tentem substituir as ferramentas físicas por equivalentes virtuais, mas que reconsiderem toda a experiência a partir de uma perspectiva remota.

A escolha de um conjunto de produtividade e ferramentas de colaboração é fundamental para criar um espaço de trabalho digital de sucesso. Mas com tantas soluções para escolher, como você sabe quais escolher?

1. Foco primeiro nos fatores de produtividade. Embora algumas ferramentas sejam boas ou possam fazer com que os funcionários se sintam como se estivessem recebendo a mais recente e maior aplicação no local de trabalho, você deve demonstrar uma implacabilidade ao estilo Terminator ao adotar apenas as ferramentas que irão impulsionar os negócios ou aumentar a eficiência dos funcionários.

2. O Exterminador foi implacavelmente eficiente, mas não foi muito divertido nas festas. Uma vez que você tenha identificado o tipo de ferramenta necessária, opte pela solução com o melhor UX - uma que seus funcionários gostem de usar.

3. Pense em todas as formas de interação de seus funcionários. Enquanto nós tendemos a pensar nas ferramentas mais proeminentes, tais como aplicativos de colaboração e ferramentas de gerenciamento de projetos, o que acontece se os laptops dos funcionários de repente pararem de funcionar? É difícil ser produtivo quando você não pode acessar seu trabalho e não pode exatamente enviar Dave do jato de TI para o mundo inteiro para corrigir problemas de senha. O software de acesso remoto pode ser uma inclusão crítica neste caso. Que outros problemas poderiam paralisar seus departamentos?

4. Ferramentas que possam ser facilmente integradas farão com que a força de trabalho e o espaço de trabalho digital sejam mais felizes e produtivos. As integrações poupam aos funcionários o tempo e o esforço de saltar entre aplicativos, o que tem mostrado interromper o foco e o fluxo mais do que os gerentes esperam.

5. Finalmente, as melhores ferramentas de produtividade são fáceis de usar, mas podem ser adaptadas às necessidades de cada funcionário ou equipe. Por exemplo, o Doodle's Admin Console permite aos gerentes e administradores criar diferentes níveis de permissão e aplicar várias características a diferentes grupos. Cada funcionário recebe a ferramenta precisa de planejamento de horários que ele requer e nada mais.

A força do hábito

Embora a tecnologia certamente suporte a produtividade, ser um funcionário remoto verdadeiramente bem-sucedido e eficiente é também uma questão de desenvolver hábitos e barreiras individuais. Embora aplicativos e ferramentas possam ajudar a apoiá-los, eles não podem (ainda) substituí-los completamente.

1. Crie um cronograma e mantenha-se fiel a ele. Seu horário não é apenas uma questão de seu horário de trabalho, mas deve incorporar elementos como um ritual matinal e procurar otimizar seu dia de trabalho. Se seus níveis de energia são mais altos pela manhã, por exemplo, você pode gostar de criar um Calendário para aceitar reuniões de clientes tributáveis apenas entre o café da manhã e a hora do almoço. Pense em como é seu melhor e mais produtivo dia e use as ferramentas à sua disposição para fazer isso acontecer o mais freqüentemente possível.

2. Bob Dylan, o Cobra AC, peixe e batatas fritas... às vezes, os clássicos são os melhores. O clássico da produtividade é a lista de tarefas e, seja caneta e papel ou aplicativo multi-dispositivo, a tarefa é tão confiável agora como sempre. Um par de dicas para fazer. Em vez de encher seu trabalho com uma lista interminável de ambições, escolha três tarefas obrigatórias a cada dia e concentre-se nelas antes de fazer qualquer outra coisa. Dê um passo à frente e siga o conselho de Brian Tracy para "Eat That Frog" - enfrente sua tarefa mais exigente logo de início e você vai passar o resto do seu dia de trabalho.

3. Tenha tempo para se tornar um usuário mestre das ferramentas que você tem à sua disposição e aprimore as últimas características. Algumas horas de aprendizagem agora provavelmente economizarão dezenas de horas no futuro. Se sua empresa usa Doodle e você está passando mais de 10 minutos por semana organizando sua agenda, por exemplo, quase certamente está fazendo isso errado. Dê a si mesmo o dom da economia de tempo.

4. É impossível ser produtivo a cada hora do dia de trabalho. Fazer pausas, sejam elas curtas ou pausas mais longas, é essencial para maximizar a produtividade. Pesquisas sugerem que uma média de 52 minutos de trabalho seguidos de 17 minutos de descanso leva aos melhores resultados, enquanto muitos dos empresários e mentes de negócios mais famosos do mundo juram por caminhadas na hora do almoço, longos almoços ou exercícios.

5. As empresas podem organizar oficinas (virtuais) de produtividade ou treinamento para aumentar a consciência dos funcionários remotos sobre as últimas tendências e ferramentas de produtividade que podem ajudar a levantar o moral, bem como a eficiência organizacional. Também ajuda se os líderes compartilharem sua rotina matinal ou explicarem porque a caminhada na hora do almoço ou as sessões de meditação da tarde são partes cruciais de seu dia. Papel

   A modelagem constitui um exemplo melhor a ser seguido pelos funcionários do que simplesmente emitir declarações vazias sobre a cultura de sua empresa.

A análise final

Peter Drucker é quase certamente a figura mais cotada nos negócios e na administração, mas isso se deve ao fato de ele ter fornecido uma mão-cheia de humoristas absolutos quando se trata de encapsular a estratégia comercial em uma única linha. Sem dúvida o mais importante: "Se não se pode medir, não se pode melhorar". Isso também se aplica à produtividade dos funcionários.

Medir a produtividade de uma organização pode ser assustador e caro, mas há duas maneiras de todas as empresas poderem enfrentar o problema:

1. Veja um helicóptero e estude como a empresa está se saindo. Em termos gerais, os negócios estão indo bem? Mais especificamente, os indicadores como NPS, pesquisas de engajamento de funcionários e revisões de funcionários estão na direção certa?

2. Fique na cintura nas trincheiras de dados. Todas as plataformas e ferramentas que constituem seu espaço de trabalho digital devem ter back-ends robustos que permitam analisar as tendências de uso e os comportamentos dos funcionários. Por exemplo, o Doodle's Admin Console permitirá aos administradores puxar relatórios instantâneos detalhando como e quando os membros da equipe estão usando o Doodle. Isto não apenas garante que você esteja recebendo um bom retorno em termos de uso da plataforma, mas revela tendências que podem ajudá-lo a otimizar ainda mais a maneira como você faz negócios.

Então, aí está. O trabalho remoto não tem que ser o parente pobre do trabalho in-situ. Há um monte de pesquisa para sugerir que trabalhar à distância é pelo menos tão eficiente quanto trabalhar no escritório, se não mesmo mais. No entanto, isso tem que ser feito de forma correta e deliberada - tanto pelo funcionário como pela organização. Siga estas dicas, e você e sua organização serão profissionais da produtividade em pouco tempo.

Além de aproveitar ao máximo o trabalho remoto, também é importante entender a diferença entre as reuniões internas e externas. Confira nossas dicas aqui*.