Como ser produtivo quando se trabalha remotamente

Com o fim da pandemia de COVID-19 à vista, será fascinante ver como o mundo se adapta a esse período de turbulência e agitação. Será que todos nós voltaremos aos nossos hábitos pré-COVID ou a pandemia marcará um momento decisivo?

Parece duvidoso que algum dia voltemos a ver o gel para as mãos ou as máscaras faciais da mesma forma. Poder jantar em um restaurante, fazer compras em uma loja de verdade ou mandar as crianças para uma escola de verdade nunca mais será algo garantido. Mas e quanto ao trabalho? Será que a semana de trabalho de 40 horas desapareceu para sempre?

Parece que sim. Até mesmo as empresas que antes permitiam pouca ou nenhuma flexibilidade para trabalhar em casa perceberam a vantagem de permitir que os funcionários trabalhem remotamente ou, no mínimo, escolham quando é mais eficiente trabalhar no escritório. Atualmente, pouco menos da metade dos americanos trabalha remotamente, embora o retorno ao local de trabalho tenha, sem dúvida, começado. No entanto, a pesquisa sugere que o número de americanos que trabalham totalmente de forma remota terá aumentado em 87% após a pandemia, com uma porcentagem ainda maior observando maior flexibilidade em seus horários e locais.

Inicialmente, à medida que os lockdowns foram se instalando globalmente, as organizações tiveram que adaptar rapidamente seus sistemas, ferramentas e procedimentos para acomodar uma força de trabalho remota. O desafio agora não é como você cria um ambiente no qual os funcionários remotos ainda possam fazer seu trabalho, mas como você cria um ambiente no qual os funcionários remotos possam prosperar.

O surgimento do espaço de trabalho digital

Consideramos o espaço de trabalho físico como algo natural: as mesas, os monitores, a máquina de café, as salas de reunião. Para que as empresas e os indivíduos sejam altamente produtivos, também precisamos oferecer a eles um espaço de trabalho para que possam prosperar. É essencial que, ao fazer isso, as empresas não tentem apenas substituir as ferramentas físicas por equivalentes virtuais, mas que reconsiderem toda a experiência a partir de uma perspectiva remota.

A escolha de um conjunto de ferramentas de produtividade e colaboração é fundamental para a criação de um espaço de trabalho digital bem-sucedido. Mas com tantas soluções para escolher, como você sabe quais escolher?

1. Concentre-se primeiro nos fatores de produtividade. Embora algumas ferramentas sejam boas para se ter ou possam fazer com que os funcionários sintam que estão recebendo o melhor e mais recente aplicativo para o local de trabalho, você deve demonstrar uma crueldade no estilo do Exterminador, adotando apenas as ferramentas que impulsionarão os negócios ou aumentarão a eficiência dos funcionários.

2. O Exterminador era implacavelmente eficiente, mas não era muito divertido nas festas. Depois que você identificar o tipo de ferramenta necessária, opte pela solução com a melhor experiência do usuário - uma que seus funcionários gostem de usar.

3. Pense em todas as maneiras pelas quais seus funcionários interagem. Embora tenhamos a tendência de pensar nas ferramentas mais importantes, como aplicativos de colaboração e ferramentas de gerenciamento de projetos, o que acontece se os laptops dos funcionários pararem de funcionar de repente? É difícil ser produtivo quando você não consegue acessar o seu trabalho, e você não pode exatamente enviar um Dave da TI para o outro lado do mundo para resolver problemas de senha. O software de acesso remoto pode ser uma inclusão essencial nesse caso. Que outros problemas podem fazer com que seus departamentos parem?

4. As ferramentas que podem ser integradas facilmente farão com que você tenha uma força de trabalho e um espaço de trabalho digital mais felizes e produtivos. As integrações poupam aos funcionários o tempo e o esforço de alternar entre aplicativos, o que, comprovadamente, interrompe o foco e o fluxo mais do que os gerentes esperam.

5. Por fim, as melhores ferramentas de produtividade são simples, do tipo plug-and-play, mas podem ser adaptadas às necessidades de cada funcionário ou equipe. Por exemplo, o console de administração do Doodle permite que os gerentes e administradores criem diferentes níveis de permissão e apliquem vários recursos a diferentes grupos. Cada funcionário recebe a ferramenta de planejamento de agendamento precisa de que precisa e nada mais.

A força do hábito

Embora a tecnologia certamente apoie a produtividade, ser um funcionário remoto realmente bem-sucedido e eficiente também é uma questão de desenvolver hábitos e barreiras individuais. Embora os aplicativos e as ferramentas possam ajudar a apoiá-los, eles não podem (ainda) substituí-los totalmente.

1. Crie um cronograma e atenha-se a ele. Sua programação não é apenas uma questão de horário de trabalho, mas deve incorporar elementos como um ritual matinal e procurar otimizar seu dia de trabalho. Se os seus níveis de energia são mais altos pela manhã, por exemplo, talvez você queira criar um Bookable Calendar para aceitar reuniões com clientes exigentes somente entre o café da manhã e a hora do almoço. Pense em como é o seu melhor e mais produtivo dia e use as ferramentas que você tem à disposição para que isso aconteça com a maior frequência possível.

2. Bob Dylan, o AC Cobra, peixe e batatas fritas... às vezes, os clássicos são os melhores. O clássico comprovado e verdadeiro da produtividade é a lista de tarefas e, seja com caneta e papel ou com um aplicativo para vários dispositivos, a lista de tarefas é mais confiável do que nunca. Mas você precisa de algumas dicas. Em vez de encher sua lista de afazeres com uma lista interminável de ambições, escolha três tarefas obrigatórias por dia e concentre-se nelas antes de fazer qualquer outra coisa. Dê um passo adiante e siga o conselho de Brian Tracy: "Eat That Frog " ( Coma esse sapo ) - faça sua tarefa mais exigente logo na primeira hora e você terá mais facilidade no restante do dia de trabalho.

3. Reserve um tempo para se tornar um usuário mestre das ferramentas que você tem à sua disposição e atualize-se sobre os recursos mais recentes. Com algumas horas de aprendizado agora, você provavelmente economizará dezenas de horas no futuro. Se a sua empresa usa o Doodle e você gasta mais de 10 minutos por semana organizando sua agenda, por exemplo, é quase certo que você está fazendo isso errado. Dê a você mesmo o presente da economia de tempo.

4. É impossível ser produtivo a cada hora do dia de trabalho. Fazer pausas, sejam elas curtas ou mais longas, é essencial para maximizar a produtividade. As pesquisas sugerem que uma média de 52 minutos de trabalho seguidos de 17 minutos de descanso leva aos melhores resultados, enquanto muitos dos empreendedores e mentes de negócios mais famosos do mundo juram que fazem caminhadas na hora do almoço, almoços longos ou exercícios físicos.

5. As empresas podem organizar workshops ou treinamentos (virtuais) de produtividade para aumentar a conscientização dos funcionários remotos sobre as últimas tendências e ferramentas de produtividade que podem ajudar a elevar o moral e a eficiência organizacional. Também ajuda se os líderes compartilharem sua rotina matinal ou explicarem por que a caminhada na hora do almoço ou as sessões de meditação à tarde são partes cruciais de seu dia. Papel

   A modelagem de papéis dá um exemplo melhor para os funcionários seguirem do que simplesmente emitir declarações vazias sobre a cultura da empresa.

A análise final

Peter Drucker é, com certeza, a figura mais citada nos negócios e na administração, mas isso se deve ao fato de ele ter fornecido um punhado de frases absolutamente incríveis quando se trata de resumir a estratégia de negócios em uma única frase. Sem dúvida, a mais importante: "Se você não pode medir, não pode melhorar". Isso também se aplica à produtividade dos funcionários.

Medir a produtividade de uma organização pode ser assustador e caro, mas há duas maneiras pelas quais todas as empresas podem lidar com a questão:

1. Tenha uma visão de helicóptero e estude como está o desempenho da empresa. Em termos gerais, os negócios estão indo bem? Mais especificamente, os indicadores como NPS, pesquisas de envolvimento de funcionários e avaliações de funcionários estão tendendo para a direção certa?

2. Mergulhe até a cintura nas trincheiras de dados. Todas as plataformas e ferramentas que constituem seu espaço de trabalho digital devem ter back-ends robustos que permitam que você analise as tendências de uso e os comportamentos dos funcionários. Por exemplo, o Admin Console do Doodle permitirá que os administradores obtenham relatórios instantâneos detalhando como e quando os membros da equipe estão usando o Doodle. Isso não apenas garante que você esteja obtendo o melhor retorno possível em termos de uso da plataforma, mas também revela tendências que podem ajudá-lo a otimizar ainda mais a maneira como você faz negócios.

Então, aqui você tem. O trabalho remoto não precisa ser o parente pobre do trabalho presencial. Há uma série de pesquisas que sugerem que o trabalho remoto é pelo menos tão eficiente quanto o trabalho no escritório, se não for ainda mais. No entanto, isso precisa ser feito de forma correta e deliberada, tanto pelo funcionário quanto pela organização. Siga estas dicas e você e sua organização se tornarão profissionais da produtividade em pouco tempo.

Além de tirar o máximo proveito do trabalho remoto, também é importante que você entenda a diferença entre reuniões internas e externas. Confira nossas dicas aqui.