Planejando seu workshop: Da grande ideia ao impacto real

Para realizar um workshop que fique na mente das pessoas, você precisa de mais do que um bom PowerPoint. Você precisa de metas claras, um cronograma apertado e atividades que atraiam as pessoas. Como alguém que programa dezenas de sessões colaborativas todos os meses aqui na Doodle, aprendi que pequenos detalhes - como escolher o layout correto da sala ou testar o link da chamada de vídeo - podem ser decisivos para a experiência.

1. Comece com um objetivo bem definido

Antes de qualquer coisa, defina o que você quer que os participantes levem. Você está coletando novas ideias para um roteiro de produto? Você está ensinando um novo processo? Você está elaborando um plano estratégico? Escreva uma ou duas frases que explicitem seu objetivo. Por exemplo:

"Usaremos esta sessão de duas horas para reunir três táticas de marketing concretas para o quarto trimestre."

Se você tiver uma frase como essa em cada flip chart e em cada convite para o programa, todos estarão no caminho certo.

2. Esboce sua linha do tempo, de trás para frente

Eu marco os principais marcos pelo menos seis semanas antes do evento. Aqui está um cronograma simples:

• 6 semanas: Definir a meta, convidar os principais tomadores de decisão, escolher as datas

• 4 semanas antes: Reservar o local (ou ferramenta de vídeo), esboçar a pauta, alinhar os palestrantes convidados

• 2 semanas de antecedência: Encomendar materiais, finalizar as apresentações de slides e os exercícios práticos

• Com 1 semana de antecedência: Faça uma verificação técnica, imprima crachás, envie lembretes com pré-leituras

• Dia do evento: Chegue cedo para preparar, cumprimentar os participantes, executar o roteiro de boas-vindas

Trabalhar de trás para frente dessa forma identifica os pontos críticos - se você deixar a reserva do local para duas semanas antes, corre o risco de se contentar com um porão sem janelas.

3. Escolha atividades que correspondam ao seu objetivo

Os workshops podem ter uma aparência muito diferente, dependendo do foco que você deseja dar. Uma sessão de brainstorming pode começar com uma rodada relâmpago de 5 minutos em que todos anotam ideias e, em seguida, agrupam essas ideias por tema. Um workshop de treinamento pode se apoiar em dramatizações práticas e demonstrações ao vivo. Em uma sessão recente sobre suporte ao cliente, nós nos dividimos em tríades para que cada pessoa pudesse desempenhar o papel de "agente", "cliente" ou "observador" e, em seguida, alternamos os papéis a cada dez minutos para manter a energia alta.

Independentemente do formato, alterne entre eles:

1. Trabalho individual (reflexão ou escrita silenciosa)

2. Pares ou tríades (conversas mais profundas)

3. Compartilhamento com todo o grupo (capturar grandes temas)

4. Projete para uma interação real

Apenas os slides não são suficientes. Eu incluo minidesafios, como "encontre alguém que compartilhe seu hábito de trabalho favorito" ou "apresente uma ideia em 60 segundos". Se o seu grupo estiver no Zoom, use salas separadas para essas tarefas e peça a cada equipe que apresente uma ideia no bate-papo para que nenhuma ideia se perca.

5. Cuide da logística

As falhas técnicas acabam com o ímpeto. Certa vez, o microfone embutido em nossa sala de vídeo não captou as conversas nas mesas laterais e metade do grupo se afastou durante o trabalho em pequenos grupos. Agora eu:

• Teste todos os microfones, câmeras e cabos com antecedência

• Tenho alto-falantes de reserva e um laptop reserva à mão

• Etiquete os materiais (marcadores, pontos adesivos, impressões) por atividade

Se você estiver realizando uma sessão remota, peça aos participantes que entrem cinco minutos antes para resolver qualquer problema de login.

6. Lidere com presença, não com PowerPoint

Seu trabalho como facilitador não é dar aulas, mas orientar. Comece com um quebra-gelo rápido, como "compartilhe um fato surpreendente sobre sua última semana de trabalho", para estabelecer um tom amigável. Fique de olho no relógio, mas permita que uma conversa rica se estenda se estiver gerando valor. Quando alguém dominar a discussão, direcione uma pergunta para alguém mais calmo: "Amal, qual é a sua opinião?" Essa simples atitude traz novas vozes para a sala.

7. Registre as decisões e as próximas etapas

Os workshops que terminam sem ações claras parecem um ótimo bate-papo sem acompanhamento. Eu uso um flipchart de "estacionamento" para anotar pontos fora do tópico, mas valiosos. No encerramento, pergunto: "O que você tentará fazer na segunda-feira?" Em seguida, fotografo todos os nossos gráficos, digito os resultados em tópicos e envio um e-mail ao grupo em 24 horas.

8. Volte a se informar

Duas a quatro semanas depois, envie uma rápida pesquisa de pulso:

• "O workshop foi útil para você?"

• "Qual item de ação você abordou?"

• "O que atrasou você?"

Na Doodle, descobrimos que esses check-ins dobram a chance de as equipes realmente implementarem as ideias que descobrimos juntos.

Realizar um workshop bem feito significa fazer malabarismos com o objetivo, as pessoas, o espaço e o tempo - mas isso compensa com ideias novas e adesão real. Ainda me emociono quando vejo os participantes se iluminando no momento em que um plano se encaixa. Que parte do planejamento de um workshop você considera mais desafiadora e como você poderia lidar com ela na próxima vez?