Como programar projetos em grupo sem idas e vindas

Quando penso em projetos em grupo durante a faculdade, o trabalho em si não era a parte mais difícil. Era a programação. Tentar alinhar cinco calendários era como resolver um cubo de Rubik... com os olhos vendados.

Um projeto em particular se destaca: passávamos mais tempo no bate-papo do grupo debatendo os horários das reuniões do que realmente discutindo a apresentação. Depois disso, percebi uma coisa: organizar-se não era opcional. Era a base para fazermos um bom trabalho juntos.

Aqui está o que aprendi sobre como simplificar a programação do grupo para que você possa se concentrar no projeto, e não nas mensagens de pingue-pongue.

1. Defina o tom desde o início (não espere pelo caos)

Assim que o grupo for formado, alguém (talvez você?) deve assumir a liderança no agendamento da primeira reunião. Não espere que o caos comece - seja proativo.

Comece escrevendo uma breve mensagem de boas-vindas no bate-papo do grupo. Em seguida, ofereça três ou quatro possíveis horários de reunião nos próximos dias. Informe o grupo: "Vamos marcar isso para [data]". E compartilhe um link de agendamento imediatamente (falaremos disso daqui a pouco).

Tomar iniciativa não o torna mandão - torna o projeto mais tranquilo para todos.

2. Use um software de agendamento para eliminar a espiral de agendamento

Se você já perguntou "Quando funciona para todos?" e obteve respostas silenciosas ou conflitantes, você já sabe por que uma pesquisa em grupo é importante.

Veja como eu faço isso:

Primeiro, coloco de quatro a seis opções realistas de horário em uma pesquisa de votação em grupo usando o Doodle. Em seguida, compartilho o link no bate-papo do grupo. Todos escolhem o que é melhor para eles, e o Doodle encontra automaticamente o melhor horário.

Não há mensagens não lidas. Nenhuma resposta vaga do tipo "talvez na quinta-feira?". Apenas clareza e rapidez.

3. Não convide demais nem complique demais

Nem toda reunião precisa de todas as pessoas. Se sua primeira sessão for apenas para delinear ideias ou atribuir funções, às vezes duas ou três pessoas são suficientes para dar andamento às coisas.

O que me ajudou: designar líderes rotativos para diferentes reuniões, dividi-los em pares de trabalho menores e definir prazos assíncronos para que nem tudo precise acontecer ao vivo.

Reuniões pequenas e focadas geralmente realizam mais do que chamadas de grupos completos que se arrastam sem uma direção clara.

4. Faça com que cada reunião seja importante

Depois que o horário for definido, certifique-se de que todos saibam para que serve a reunião. Comecei a enviar pautas rápidas antes de cada sessão, e isso fez uma grande diferença.

Uma pauta típica pode incluir: verificação do progresso individual, revisão de um documento ou esboço compartilhado, esclarecimento das próximas etapas e definição de um prazo antes da próxima verificação.

Dois minutos de preparação tornam a reunião inteira mais produtiva e respeitam o tempo de todos.

5. Confirmar, agendar, repetir

Quando o grupo chega a um acordo sobre o horário, envio imediatamente um convite pelo calendário. Incluo a data, a hora (e verifico novamente os fusos horários), o link para o documento compartilhado, um link de chamada de vídeo e um lembrete 15 minutos antes.

Isso faz com que a reunião pareça oficial, não "provisória". Quando a reunião está em seu calendário, é mais provável que as pessoas compareçam.

O agendamento não precisa ser a dor de cabeça que atrapalha seu projeto. Com as ferramentas certas (e um pouco de iniciativa), a colaboração em grupo pode realmente parecer... fácil. Ou, pelo menos, mais fácil do que costumava ser.

Tem seu próprio truque para coordenar o trabalho em grupo? Compartilhe-o conosco no LinkedIn - estamos sempre aprendendo com outros planejadores.