5 formas de usar dados para planejar melhor

O agendamento pode parecer simples, mas geralmente consome muito tempo e é complicado. Seja você um designer freelancer fazendo malabarismos com ligações de clientes ou um administrador de escola gerenciando reuniões de equipe, seu calendário é mais do que apenas blocos de tempo. É mais como um mapa de como seu dia se desenrola. E se você estiver tomando essas decisões sem dados, estará basicamente voando às cegas.

1. Preste atenção ao que já aconteceu

Sarah é uma ilustradora freelancer e as segundas-feiras estavam começando a estressá-la. Ela percebeu que muitas ligações de clientes marcadas para as manhãs de segunda-feira estavam sendo adiadas ou canceladas. Então, ela analisou alguns meses de agendamentos e viu claramente o padrão. Agora, ele agenda as chamadas para as tardes de terça-feira, e as coisas estão muito melhores. Menos não comparecimentos e melhores conversas.

Se você trabalha na área de educação, pode notar algo semelhante com visitas de funcionários ou sessões de alunos. Uma pequena olhada no passado pode lhe poupar muito tempo no futuro.

2. Use as tendências de agendamento para moldar sua semana

Mario, um jovem coach de negócios, começou a perceber um padrão interessante: a maioria de suas chamadas de descoberta era feita às quartas e quintas-feiras. Em vez de distribuí-las ao longo da semana, ele agora as agrupa nesses dois dias e reserva as segundas e sextas-feiras para o trabalho de estratégia e criação de conteúdo. Essa mudança é diretamente motivada pelos dados da reserva.

Os professores e tutores podem fazer o mesmo, observando quando os alunos tendem a marcar sessões de ajuda ou quando os pais têm maior probabilidade de responder aos convites para reuniões.

3. Detecte pequenos problemas de agendamento com antecedência

Se você os detectar, eles não se agravarão. Emily, por exemplo, dirige uma pequena empresa sem fins lucrativos e, infelizmente, muitas vezes teve de lidar com cancelamentos de última hora. Depois de pesquisar alguns dados simples sobre reservas, ela percebeu que as pessoas tinham muito mais probabilidade de desistir se a reunião fosse marcada com muita antecedência. Por isso, reduziu a margem e permitiu que as pessoas reservassem com menos antecedência. Isso não resolveu tudo, mas o não comparecimento diminuiu muito e sua agenda ficou muito menos caótica.

Treinadores, consultores ou fundadores de tecnologia que fazem muitas chamadas consecutivas podem se beneficiar desse tipo de ideia, especialmente quando o caos na agenda começa a se instalar.

4. Descubra onde você gasta seu tempo

Um gráfico básico pode ser revelador e mudar a maneira como você vê seu tempo; não é necessário nada sofisticado. Como desenvolvedor de software e fundador de uma startup, Ryan começou a monitorar o tempo que passava em reuniões em comparação com o tempo que passava programando. Os números o surpreenderam. Ele estava gastando 60% de sua semana em reuniões. Ele usou essa informação para reduzir algumas reuniões recorrentes e passar mais tempo criando.

Os educadores, especialmente os que ocupam cargos administrativos, podem usar os dados para ver se as reuniões estão consumindo um tempo que seria melhor gasto na preparação de aulas ou no apoio individual aos alunos.

5. Use os dados para melhorar a maneira como você se reúne

Quando você tiver as informações, poderá tomar decisões mais inteligentes. Como coach de carreira, Layla descobriu que sua energia (e o envolvimento de seus clientes) era maior no início da tarde. Ela transferiu todas as sessões iniciais para esse horário e o feedback do cliente melhorou muito. Ele não mudou sua agenda, mas confiou no que seu calendário já lhe dizia. Você não precisa usar todos os recursos nem transformar seu calendário em um projeto científico. É muito melhor fazer pequenas alterações que, de repente, causam um impacto.

Deixe os dados fazerem o trabalho pesado

A programação inteligente não se trata de ter o calendário perfeito. É mais importante aprender com o que já aconteceu e usar isso para tomar decisões melhores no futuro. E é aí que os dados realmente se destacam. Se estiver pronto para assumir um melhor controle do seu tempo e começar a fazer com que a programação trabalhe para você, o Doodle foi feito para ajudar. Ele é simples, intuitivo e foi projetado para se adaptar à sua maneira de trabalhar.