Ogranicz liczbę nieobecności na sesjach doradczych dla uczniów dzięki inteligentnym przypomnieniom

Ogranicz liczbę nieobecności na sesjach doradczych dzięki inteligentnym przypomnieniom. Wykorzystaj odpowiedni moment wysyłania przypomnień, jasne komunikaty oraz narzędzia ułatwiające rezerwację i zmianę terminu, aby studenci pojawiali się na sesjach.

Jeśli zajmujesz się doradztwem dla studentów, znasz to uczucie, gdy termin pozostaje niewykorzystany. Zarezerwowałeś czas. Przygotowałeś notatki. A potem student się nie pojawił. To zakłóca twój harmonogram i spowalnia postępy studentów. Dobrą wiadomością jest to, że większości nieobecności na spotkaniach można zapobiec dzięki odpowiednim przypomnieniom i procesowi rezerwacji dostosowanemu do stylu życia studentów.

W tym przewodniku dowiesz się, jak korzystać z inteligentnych przypomnień, ulepszonych funkcji komunikacji oraz serwisu Doodle, aby ograniczyć liczbę nieobecności podczas sesji doradczych ze studentami. Otrzymasz gotowe do użycia szablony, sprawdzone ramy czasowe oraz narzędzia wspomagające ten proces.

Wyzwania stojące przed specjalistami z dziedziny doradztwa i poradnictwa

Nieobecności wynikają z wielu przyczyn. Studenci muszą godzić zajęcia, ćwiczenia, pracę w niepełnym wymiarze godzin, działalność w kołach zainteresowań, obowiązki rodzinne i długie dojazdy. Muszą też radzić sobie z ogromną liczbą e-maili i powiadomień. Łatwo więc, że termin spotkania po prostu umknie ich uwadze.

Typowe problemy, o których słyszymy od doradców i konsultantów:

• Studenci rezerwują miejsca późno w nocy, a następnego dnia o tym zapominają

• Lokalizacja lub linki do filmów są niejasne

• Odczuwają niepokój przed spotkaniem i zwlekają

• Problemy związane z transportem lub strefami czasowymi sprawiają im kłopoty

• Zmiana terminu to trudna sprawa, więc po prostu nie przychodzą

Każda nieobecność na wizycie oznacza więcej pracy. Musisz wysyłać przypomnienia, dostosowywać kalendarz i próbować wypełnić lukę. To czas, który mógłbyś poświęcić na opracowywanie planów opieki, sprawdzanie postępów w nauce lub udzielanie wsparcia w sytuacjach kryzysowych.

Dlaczego ma to znaczenie dla doradców i konsultantów

Każda dotrzymana wizyta pomaga studentowi w osiągnięciu postępów. Nieobecności spowalniają postępy w zakresie weryfikacji planu studiów, spraw związanych z pomocą finansową, wsparcia w zakresie zdrowia psychicznego oraz planowania kariery. Stawka jest wysoka w przypadku kluczowych terminów, takich jak okres zmian w planie zajęć czy aktualizacja wniosku FAFSA.

Ograniczenie liczby osób, które nie pojawiają się na umówionych wizytach, przynosi wyraźne korzyści:

• Obsługa większej liczby uczniów przy tej samej liczbie godzin

• Szybsze drogi do rozwiązań i skierowań

• Mniej nieprzewidzianych przerw w ciągu dnia

• Lepsze dane do celów sprawozdawczości i planowania

Przejrzysty plan przypomnień i prosty sposób rezerwacji mogą mieć ogromne znaczenie. Odpowiednie narzędzia pozwalają zapewnić jedno i drugie bez zwiększania nakładu pracy administracyjnej.

Stwórz inteligentny system przypomnień, który będzie dostosowany do stylu życia uczniów

Twoim celem nie jest wysyłanie większej liczby powiadomień. Chodzi o to, aby wysłać właściwe przypomnienie we właściwym czasie i z odpowiednimi informacjami. Skorzystaj z poniższego planu krok po kroku.

1. Należy sporządzić harmonogram przypomnień

Przygotuj prostą listę przypomnień na każdą sesję doradztwa lub konsultacji indywidualnej:

• Natychmiastowe potwierdzenie rezerwacji

• Przypomnienie na 24 godziny przed

• Przypomnienie na 2 godziny przed

• Opcjonalne przypomnienie 10 minut wcześniej, zwłaszcza w przypadku spotkań wirtualnych

W przypadku warsztatów lub sesji grupowych dodaj przypomnienie na 3 dni przed terminem. Jeśli konieczne są przygotowania, wyślij przypomnienie o zadaniu na 48 godzin przed terminem.

W aplikacji Doodle możesz ustawiać terminy i automatyczne przypomnienia dotyczące swoich sesji. Dzięki temu bez konieczności ręcznego wprowadzania danych nie przegapisz terminów po 24 i 2 godzinach.

2. Należy uwzględnić wszystkie niezbędne szczegóły

Każde przypomnienie powinno zawierać podstawowe informacje, przedstawione prostym językiem:

• Data i godzina, w tym strefa czasowa, jeśli wydarzenie odbywa się wirtualnie

• Lokalizacja wraz z linkiem do mapy lub dokładnymi danymi dotyczącymi budynku

• Link do filmu, który otwiera się jednym dotknięciem

• Co zabrać ze sobą lub co zrobić przed przyjazdem

• Jak zmienić termin lub anulować rezerwację

Zawsze stosuj ten sam format, aby studenci wiedzieli, gdzie mają szukać informacji. Jeśli Twoja uczelnia stosuje różne strefy czasowe dla studentów studiujących online, podaj strefę czasową w temacie wiadomości.

3. Używaj języka przystępnego dla uczniów

Uczniowie chętnie reagują na krótkie, życzliwe i bezpośrednie wiadomości. Należy unikać żargonu. Należy zapewnić uczniów, że w razie potrzeby mogą bez problemu poprosić o pomoc. Odpowiedni ton wypowiedzi może zmniejszyć poziom niepokoju i zwiększyć zaangażowanie w realizację zadań.

Przykładowe tematy wiadomości:

• Przypomnienie: Twoja sesja doradcza z Jamie odbędzie się jutro o godz. 10:00

• Szybkie sprawdzenie: Czy jesteś gotowy na dzisiejszą sesję terapeutyczną o godz. 14:00?

• Zostałeś wpisany do kalendarza: rozmowa o karierze w piątek o godz. 13:00

4. Spraw, by zmiana terminu przebiegała bezproblemowo

Zmiana terminu powinna zajmować jedno kliknięcie. Jeśli studenci muszą dzwonić lub pisać maile, czekają, a potem zapominają. Dzięki Doodle 1:1 lub stronie rezerwacji każde potwierdzenie zawiera link do wybrania nowego terminu spośród twojej aktualnej dostępności. To ratuje spotkanie i chroni twoją godzinę.

5. Dostosuj kanały do nawyków uczniów

Podstawą są zaproszenia wysyłane pocztą elektroniczną i poprzez kalendarz. Jeśli Twoja uczelnia zezwala na wysyłanie SMS-ów, dodaj krótkie przypomnienie tekstowe. Z serwisu Doodle możesz wysłać zaproszenia e-mailowe do maksymalnie 1000 uczestników wydarzeń, a także połączyć Doodle z narzędziami do wysyłania SMS-ów za pośrednictwem serwisu Zapier.

Jeśli prowadzisz zajęcia dla studentów online, umieść przypomnienie w centrum wiadomości systemu LMS lub na portalu studenckim. Powtórz te same kluczowe informacje.

Praktyczne wskazówki dotyczące przypomnień, z których możesz skorzystać w tym tygodniu

Wykorzystaj te proste sposoby, aby od razu ograniczyć liczbę osób, które nie pojawiają się na umówionych wizytach.

• Wskazówka 1: Dodaj jasne pierwsze potwierdzenie W temacie wiadomości podaj lokalizację lub link do filmu. Przykład: „Potwierdzone: Konsultacja z dr. Vegą we wtorek o godz. 15:00 w Centrum Dobrostanu Studenckiego, pokój 214”. W serwisie Doodle skorzystaj z pola opisu lub generowanych przez sztuczną inteligencję opisów spotkań, aby dodać wskazówki dojazdu, informacje o parkingu lub plan piętra.

• Wskazówka 2: Wyślij przypomnienie o zadaniu z 24-godzinnym wyprzedzeniem Dodaj kroki przygotowawcze. W przypadku doradztwa akademickiego może to być np. „Przynieś zestawienie zaliczeń i listę trzech przedmiotów”. W przypadku pomocy w zakresie zdrowia psychicznego może to być np. „Przyjdź 5 minut wcześniej, aby wypełnić formularze”. Aplikacja Doodle Pro może stworzyć zwięzłą listę kontrolną przy użyciu sztucznej inteligencji, którą możesz edytować, aby dostosować ją do własnego stylu.

• Wskazówka 3: Wyślij przypomnienie jeszcze tego samego dnia Krótkie przypomnienie z rana działa świetnie. Zmieść je w mniej niż dwóch zdaniach. Dodaj link do zmiany terminu. Przypomnienia Doodle zawierają opcję zmiany terminu, gdy korzystasz z 1:1 lub strony rezerwacji.

• Wskazówka 4: Wykorzystaj listy zapisów do pomocy grupowej Na wieczory poświęcone FAFSA lub sesje informacyjne o przeniesieniu wykorzystaj listę zapisów Doodle. Ustaw liczbę miejsc w każdym przedziale czasowym, dodaj plan listy oczekujących i włącz automatyczne przypomnienia. Listy zapisów możesz też wykorzystać jako szybką ankietę tekstową, by zapytać, czego studenci potrzebują od sesji.

• Wskazówka 5: Ogranicz błędy związane ze strefami czasowymi Jeśli organizujesz spotkania online ze studentami spoza stanu, połącz swój Kalendarz Google, kalendarz programu Microsoft Outlook lub kalendarz Apple z serwisem Doodle. Studenci widzą tylko terminy zgodne z Twoim harmonogramem, a zaproszenie zawiera informację o ich strefie czasowej. Twój kalendarz pozostaje prywatny.

• Wskazówka 6: Planuj bloki spotkań w pobliżu rutynowych zajęć uczniów Proponuj terminy tuż przed popularnymi zajęciami lub zaraz po nich. Studenci są już na kampusie, co zmniejsza liczbę rezygnacji. Wykorzystaj stronę rezerwacji Doodle, by udostępniać ustalone godziny zamiast wymieniać maile.

• Wskazówka 7: Jasno określ swoje zasady Podawaj swoją politykę dotyczącą nieobecności i spóźnień w każdym potwierdzeniu. Niech będzie sprawiedliwa i skupiona na studencie. W przypadku prywatnych doradców lub konsultantów przygotowujących do testów możesz pobrać zaliczkę lub opłatę przez Stripe, gdy studenci rezerwują przez stronę rezerwacji Doodle lub 1:1. Etap płatności zwiększa frekwencję.

• Wskazówka 8: Umieść link do rejestracji na początku strony W przypadku sesji wirtualnych umieść link do Google Meet, Zoom, Cisco lub Microsoft Teams na górze przypomnienia. Doodle automatycznie dodaje link do wideokonferencji po podłączeniu narzędzia do wideokonferencji.

• Wskazówka nr 9: Zamknij pętlę po nieudanym strzale Jeśli student nie przyjdzie, wyślij miłe przypomnienie w ciągu 30 minut. Zaproponuj dwa terminy do ponownej rezerwacji i dołącz swoją stronę rezerwacji. Przykład: „Zabrakło nam ciebie dzisiaj. Jesteś dla nas ważny. Wybierz nowy termin tutaj.”

Typowe błędy, których należy unikać

Unikaj tych pułapek, które powodują wzrost liczby osób, które nie pojawiają się na umówionych wizytach.

• Uniwersalne przypomnienia

• Niejasne lub brakujące wskazówki

• Nie ma łatwego sposobu na zmianę terminu

• Nadmierne przypominanie

• Lekceważenie prywatności

• Ręczne generowanie przypomnień

Narzędzia i rozwiązania: jak Doodle wspiera inteligentne przypomnienia

Aplikacja Doodle została stworzona, aby ułatwić doradcom i konsultantom rezerwację terminów oraz wysyłanie przypomnień. Oto, w jaki sposób każdy z naszych produktów pomaga ograniczyć liczbę niepojawień się na umówionych spotkaniach.

Strona rezerwacji: spotkania na autopilocie

• Podaj jeden link, który pokazuje wyłącznie godziny otwarcia Twojej placówki

• Automatyczne potwierdzenia i przypomnienia

• W razie potrzeby należy pobrać opłatę

• Wbudowany link do filmu

• Indywidualne oznakowanie

1:1: zaproponuj kilka terminów i pozwól uczniom wybrać

• Udostępnij listę starannie wybranych przedziałów czasowych

• Łatwa zmiana terminu

• Obsługa Stripe w przypadku sesji płatnych

Lista zapisów: planuj warsztaty i ograniczaj rezygnacje

• Ustaw pojemność i zapobiegaj przepełnieniu

• Wykorzystaj jako szybką ankietę

• Ukryj dane uczestników

Ankieta grupowa: znajdź najlepszy termin na doradztwo grupowe

• Zaproś klasę lub grupę do głosowania nad terminami

• Ustal termin i włącz automatyczne przypomnienia

Integracje, które eliminują utrudnienia

• Kalendarze

• Wideokonferencje

• Zapier

Bezpieczeństwo i prywatność, którym możesz zaufać

• Bezpieczeństwo danych i ochrona prywatności na poziomie przedsiębiorstwa

Dodatkowa moc dla drużyn

• Opisy spotkań wygenerowane przez sztuczną inteligencję

• Korzystanie bez reklam

• Wizerunek marki i logo

Praktyczne przykłady z pracy zespołów doradczych i terapeutycznych

Doradztwo akademickie w college'u społecznościowym

Problem Nieodbyte spotkania indywidualne w okresie rekrutacji

Rozwiązanie

• Strona rezerwacji z jasnymi wskazówkami dojazdu

• Automatyczne przypomnienia po 24 i 2 godzinach

• Linki do zmiany terminu w wiadomościach

Wynik Mniej luk w nauce w ciągu dnia i lepiej przygotowani uczniowie.

Szkolny doradca prowadzi warsztaty dotyczące FAFSA

Problem Duża liczba osób rezygnujących z udziału w wydarzeniach grupowych

Rozwiązanie

• Lista zapisów z przypomnieniami

• Materiały przygotowawcze wymienione w opisie

• Ukryte nazwiska uczestników

Wynik Większa frekwencja i wyższa jakość sesji.

Prywatny doradca ds. przygotowania do egzaminów, świadczący usługi dla zapracowanych rodzin

Problem Częste niepojawianie się wieczorem

Rozwiązanie

• Strona rezerwacji z zaliczką przez Stripe

• Zapier do wysyłania przypomnień SMS

• Linki do Zoom w przypomnieniach o 2-godzinnych spotkaniach

Wynik Zmniejszyła się liczba osób, które nie stawiły się na wizytę; poprawiła się jakość przygotowań.

Najważniejsze wnioski

• Skorzystaj z prostej drabinki przypominającej: potwierdzenie, 24 godziny, 2 godziny, opcjonalnie 10 minut

• W każdym temacie wiadomości i przypomnieniu należy podać lokalizację lub link do filmu

• Wystarczy jedno kliknięcie, aby zmienić termin i zapisać wizytę

• Dostosuj kanały komunikacji do nawyków uczniów i dbaj o to, by komunikaty były zwięzłe

• Wykorzystaj stronę rezerwacji Doodle, 1:1, listy zapisów i ankiety grupowe, by wesprzeć swój proces

Zacznij od lepszego planowania

Niewielkie zmiany mogą ograniczyć liczbę nieobecności i sprawić, że studenci znów będą chcieli nawiązać kontakt. Opracuj przejrzysty plan przypomnień, pisz proste wiadomości i korzystaj z narzędzi ułatwiających rezerwację i zmianę terminów. Doodle oferuje doradcom i konsultantom potrzebne funkcje, takie jak automatyczne przypomnienia, integrację z kalendarzem, linki do wideokonferencji, możliwość dostosowania wyglądu do wizerunku marki, a nawet obsługę płatności przez Stripe, gdy jest to wskazane.

Chcesz ułatwić sobie planowanie? Stwórz Doodle i przekonaj się, jak doradcy i konsultanci oszczędzają wiele godzin tygodniowo, jednocześnie zapewniając terminową realizację większej liczby spotkań.