I 10 errori da evitare nelle riunioni del consiglio di amministrazione delle organizzazioni non profit

Non dovremmo sorprenderci che le riunioni del consiglio di amministrazione siano così difficili da amare. Dopo tutto, si tratta pur sempre di riunioni. Dato che una persona media trascorre 13 giorni all'anno in riunioni inutili, è probabile che qualsiasi riunione a cui sia associata la parola "riunioni" provochi un gemito collettivo - all'interno, se non all'esterno.

Leriunioni dei consigli di amministrazione delle organizzazioni non profit rappresentano un gioco di equilibri molto particolare. Se non tutti, la maggior parte dei partecipanti è costituita da volontari che si dedicano all'organizzazione no-profit per passione o per uno scopo. La loro motivazione e il loro entusiasmo sono indiscutibili. Ma c'è ancora il piccolo problema della parola "riunione". Evitando alcuni dei principali errori che le organizzazioni non profit, come del resto tutte le organizzazioni, tendono a commettere con le riunioni del consiglio di amministrazione, puoi assicurarti che le tue riunioni rimangano efficaci, efficienti e, magari, anche piacevoli.

1. Tenere le riunioni del consiglio con troppa regolarità

Ogni paese, e forse anche le regioni all'interno di un paese, possono avere normative diverse sulla frequenza delle riunioni del consiglio di amministrazione, con riunioni annuali che di solito rappresentano il minimo legale. Se la tua nonprofit è molto piccola, una riunione annuale del consiglio potrebbe essere sufficiente. Tuttavia, con la crescita dell'organizzazione, è probabile che le riunioni debbano essere più frequenti.

La cadenza trimestrale può essere un compromesso soddisfacente tra l'eccessiva frequenza e l'insufficiente, ma è meglio convocare una riunione del consiglio quando è necessario piuttosto che programmarne una al mese e poi dover cercare argomenti per riempirla. Per quanto riguarda le riunioni, l'assenza può davvero far crescere il cuore.

2. Dimenticare di pianificare il futuro

Abraham Lincoln, sedicesimo presidente degli Stati Uniti e straordinario organizzatore di riunioni, una volta disse: "Datemi sei ore per abbattere un albero e passerò le prime quattro ad affilare l'ascia". È un ottimo promemoria per ricordare che gran parte del duro lavoro viene spesso svolto prima dell'evento stesso. Questa attenzione ai dettagli impressionerà anche il tuo consiglio direttivo, visto che meno di due terzi delle riunioni sono considerate ben gestite.

• L'organizzatore della riunione deve assicurarsi che tutti coloro che devono partecipare ricevano un invito almeno una settimana, se non due, prima della riunione. Può essere incredibilmente difficile destreggiarsi tra le agende di un gruppo eterogeneo di persone.

• Utilizza uno strumento di pianificazione come Doodle per organizzare le riunioni del consiglio. È possibile far circolare un sondaggio con i giorni e gli orari potenziali, consentendo a tutti i membri del consiglio di indicare le opzioni più convenienti per loro. Lo strumento mostrerà quindi la fascia oraria migliore per la partecipazione del maggior numero di persone, facendo risparmiare ore all'organizzatore affamato di tempo.

• Chiunque sia l'organizzatore della riunione del consiglio, di solito il presidente del consiglio, dovrebbe preparare e distribuire un ordine del giorno per la riunione almeno qualche giorno prima.

• Se la riunione è virtuale - un'eventualità sempre più comune e un'ottima opzione per le organizzazioni non profit, che consente di risparmiare le spese e gli inconvenienti della ricerca di una sede - controlla che tutte le tecnologie richieste funzionino prima della riunione e che tutti abbiano un link alla riunione. Se la riunione viene programmata con Doodle, ci occupiamo noi di questo aspetto, come per qualsiasi altro appuntamento.

3. Prendere tutto troppo sul serio

Anche solo il termine "riunione del consiglio di amministrazione" evoca immagini di doppiopetto, occhiali da lettura e facce severe. Non deve essere così. Far parte di un consiglio di amministrazione di un'organizzazione no-profit è probabilmente un progetto che appassiona quasi tutti i partecipanti, quindi la passione deve rimanere.

Perché non aprire la riunione con una recente storia di successo per alleggerire l'atmosfera e ricordare a tutti i partecipanti la missione della tua nonprofit, che sottolinea proprio il motivo per cui sono stati coinvolti?

4. Sorprese nelle riunioni del consiglio

Le riunioni del consiglio di amministrazione sono un momento di entusiasmo, successo, convinzione e anche creatività. Non è mai il momento delle sorprese. Hai deciso di cambiare il nome della tua nonprofit? Hai licenziato il responsabile dei media? Il tuo amministratore delegato si è licenziato per aprire un negozio di poncho nell'est di Antioquia? Assicurati che tutti siano a conoscenza di queste informazioni prima della riunione: non usare mai la riunione del consiglio di amministrazione come un'opportunità per aggiornare tutti sulle ultime novità dell'organizzazione e sui pettegolezzi.

Allo stesso modo, tutte le informazioni rilevanti, come i rapporti di settore, i recenti articoli di stampa, gli studi e i risultati interni, devono essere condivisi ben prima della riunione. Non c'è niente di più frustrante di una riunione che deve rimanere in pausa per dieci minuti mentre tutti sfogliano documenti fondamentali.

5. Non rispettare i tempi

Alfred Hitchcock ha notoriamente dato istruzioni ai gestori dei teatri di chiudere le porte una volta iniziato il suo film Psycho, in quanto riteneva che entrare anche solo con qualche minuto di ritardo avrebbe rovinato il divertimento e l'apprezzamento del pubblico per il suo capolavoro. Il maestro della suspense sarebbe stato un eccellente presidente del consiglio di amministrazione.

Secondo una nostra ricerca, quasi la metà delle persone considera i partecipanti che arrivano in ritardo o se ne vanno in anticipo tra le principali seccature delle riunioni. Concordare delle chiare regole d'ingaggio fin dalla prima riunione - tutti arrivano e se ne vanno in orario, niente telefoni o computer portatili - ti sarà utile in futuro.

Anche il presidente, o chi facilita la riunione, deve essere abile nel far procedere la discussione e rispettare i tempi. Una tattica intelligente è quella di avere una lavagna (reale o virtuale) con gli argomenti che si presentano e che dovrebbero essere discussi ma che non sono pertinenti al piano. In questo modo si evita che questi punti vengano dimenticati per essere ripresi da altri gruppi o in una successiva riunione del consiglio di amministrazione, ma anche che deraglino la sessione in corso.

6. Consentire lunghi rapporti delle commissioni

Una delle cause principali delle lunghe riunioni del consiglio è un ordine del giorno che incoraggia lunghe relazioni orali da parte delle commissioni. Se la tua nonprofit è piccola, potresti avere solo gli aggiornamenti dei comitati esecutivo, di raccolta fondi e finanziario. Tuttavia, quando le organizzazioni non profit crescono, è probabile che si aggiungano comitati dedicati ai programmi, ai controlli, al personale, alle politiche pubbliche, agli eventi speciali e alla pianificazione strategica. Se ognuna di queste commissioni dura anche solo 20 minuti, potresti chiedere ai membri del consiglio di portare con sé provviste e un sacco a pelo.

Evita aggiornamenti significativi durante la riunione del consiglio stesso. I responsabili delle commissioni dovrebbero condividere alcune semplici informazioni essenziali piuttosto che un resoconto dettagliato degli ultimi mesi. I membri del consiglio hanno così il tempo di fare domande o commenti prima di passare all'aggiornamento della commissione successiva. Se vuoi rendere le riunioni del consiglio particolarmente frizzanti, condividi questi brevi aggiornamenti sull'ordine del giorno prima della riunione.

7. Dimenticare che i membri del consiglio di amministrazione sono delle risorse, non dei supervisori

Molti dirigenti non amano le riunioni del consiglio di amministrazione perché si sentono chiamati in causa dal preside della scuola. Troppo spesso si sentono in dovere di spiegare e giustificare se stessi e la propria organizzazione a una sala di supervisori desiderosi di analizzare e criticare ogni azione.

Tuttavia, questa prospettiva ignora il vantaggio più significativo che i consigli di amministrazione apportano a qualsiasi organizzazione non profit: di solito sono composti da persone intelligenti, esperte e con buone conoscenze che possono aiutare la tua organizzazione a raggiungere il successo. Quando la mentalità si sposta verso la visione del consiglio di amministrazione come risolutore di problemi di livello superiore, piuttosto che come boss vittoriano, la riunione del consiglio diventa un evento molto più piacevole, produttivo e collaborativo.

8. Non concentrarsi su un verbale eccellente

La verbalizzazione di una riunione del consiglio è una forma d'arte. I verbali devono catturare tutti gli impegni, riassumere gli accordi, registrare il numero legale e ipotizzare con precisione le fasi successive, rimanendo precisi ed eliminando tutto ciò che è superfluo. Inoltre, deve essere distribuito il prima possibile dopo le riunioni del consiglio, con i punti d'azione evidenziati e chiari per tutti.

Ricorda che i verbali sono documenti legali per le organizzazioni non profit. Se la tua organizzazione dovesse essere coinvolta in una causa legale o in una situazione simile, i verbali delle riunioni del consiglio sono artefatti cruciali per capire come sono state prese le decisioni, in che ordine sono state prese e dove possono risiedere le responsabilità.

Data l'importanza dei verbali, il ruolo di redigerli dovrebbe essere assegnato a qualcuno che ne comprenda l'importanza e l'utilità e che, durante la riunione, sia incaricato esclusivamente di verbalizzare gli eventi.

9. Ignorare i requisiti legali

Ogni paese e persino ogni regione all'interno di un paese ha una serie di requisiti legali che le organizzazioni non profit devono rispettare ed eseguire. Questi possono spaziare dai documenti da rendere pubblici alle modalità di marketing. Tuttavia, è probabile che diversi requisiti legali riguardino le riunioni del consiglio di amministrazione. I più comuni sono:

• La frequenza con cui le organizzazioni non profit devono tenere le riunioni del consiglio di amministrazione. Il minimo consueto è una volta all'anno, ma non fidarti della nostra parola, perché questa cifra può variare a seconda della regione.

• Il numero minimo di membri del consiglio che devono essere presenti per costituire un quorum, ovvero per votare le decisioni più importanti.

• I verbali devono essere accurati, conservati in modo chiaro e resi accessibili, in quanto costituiscono un'importante documentazione legale di come sono state prese le decisioni. Il periodo di conservazione dei verbali può variare da regione a regione.

10. Mancanza di follow-up

Così come la preparazione è fondamentale per il successo di una riunione del consiglio, lo è anche il follow-up. L'unico post scriptum strettamente necessario è la distribuzione tempestiva del verbale della riunione.

Tuttavia, è utile andare oltre lo stretto necessario:

• Invia un messaggio di ringraziamento sincero ai membri del consiglio che dedicano volontariamente il loro tempo e le loro energie a far parte dell'organizzazione. Anche un piccolo regalo una volta all'anno è un segno di apprezzamento.

• Metti in evidenza i prossimi eventi e programmi a cui i membri del consiglio potrebbero voler partecipare o che potrebbero condividere con le loro reti.

• Invia un breve sondaggio per conoscere l'opinione dei partecipanti su come è andata la riunione, se ha raggiunto gli obiettivi prefissati e come potrebbe essere migliorata in futuro. L'autovalutazione è uno strumento fondamentale per aiutare a pianificare riunioni migliori e più produttive.

Ecco la nostra top ten degli errori da evitare nell'organizzazione delle riunioni del consiglio di amministrazione della tua nonprofit. Ci sono molti altri consigli e liste di controllo che possono aiutarti a pianificare e gestire le riunioni del consiglio. Tuttavia, tieni presente che la riunione del consiglio deve essere individuale come la tua organizzazione, anche se alcune caselle devono essere spuntate.

Evita questi errori, concentrati sul coinvolgimento dei partecipanti e sul prendere decisioni intelligenti: non potrai sbagliare di molto.

Per scoprire come un'altra organizzazione non profit, Strategic Resource Group, utilizza Doodle per ottimizzare le sue riunioni, consulta il nostro caso di studio.