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Aggiungiamo alla lista le riunioni dei consigli di amministrazione delle organizzazioni non profit. Segnatele insieme alla musica classica, al cioccolato fondente, alla mindfulness, al campeggio e ai figli degli altri. Cose che dovrebbero piacere a tutti, ma che in realtà non piacciono a nessuno.
Ma forse non dovremmo sorprenderci che le riunioni del consiglio di amministrazione siano così difficili da amare. Dopo tutto, si tratta pur sempre di riunioni. Dato che la persona media trascorre 13 giorni all'anno in riunioni inutili, qualsiasi riunione con la parola "riunioni" è probabile che provochi un gemito collettivo - all'interno, se non all'esterno.
Le riunioni dei consigli di amministrazione delle organizzazioni non profit rappresentano un gioco di equilibri molto particolare. Se non tutti, la maggior parte dei partecipanti sono probabilmente volontari attirati dalla non profit per passione o per uno scopo. La loro motivazione e il loro entusiasmo sono indiscutibili. Ma c'è ancora il piccolo problema della parola "riunione". Evitando alcuni degli errori significativi che le organizzazioni non profit, come del resto tutte le organizzazioni, tendono a commettere con le loro riunioni del consiglio, potete assicurarvi che le vostre riunioni del consiglio rimangano efficaci, efficienti e, magari, anche piacevoli.
1: Riunioni del consiglio troppo regolari
Ogni Paese e forse anche le regioni all'interno dei Paesi possono avere normative diverse sulla frequenza delle riunioni del Consiglio di amministrazione, che di solito è il minimo legale. Se la vostra nonprofit è molto piccola, una riunione annuale del consiglio potrebbe essere sufficiente. Tuttavia, quando le organizzazioni non profit crescono, è probabile che le riunioni debbano essere più frequenti.
La cadenza trimestrale può essere un compromesso soddisfacente tra l'eccessiva frequenza e l'insufficiente, ma è meglio convocare una riunione del consiglio quando è necessario piuttosto che programmarne una al mese e poi dover cercare argomenti per riempirla. Per quanto riguarda le riunioni, l'assenza può davvero far crescere il cuore.
2: Dimenticare di pianificare il futuro
Abraham Lincoln, sedicesimo presidente degli Stati Uniti e straordinario organizzatore di riunioni, una volta disse: "Datemi sei ore per abbattere un albero e passerò le prime quattro ad affilare l'ascia". È un ottimo promemoria per ricordare che gran parte del duro lavoro viene spesso svolto prima dell'evento stesso. Questa attenzione ai dettagli impressionerà anche il vostro consiglio di amministrazione, visto che meno di due terzi delle riunioni sono considerate ben gestite.
3: Prendere tutto troppo sul serio
Anche solo il termine "riunione del consiglio di amministrazione" evoca immagini di doppiopetto, occhiali da lettura e facce severe. Non deve essere così. Far parte del consiglio di amministrazione di un'organizzazione non profit è probabilmente un progetto di passione per quasi tutte le persone coinvolte, quindi la passione deve rimanere.
Perché non aprire la riunione con una recente storia di successo per alleggerire l'atmosfera e ricordare a tutti i partecipanti la missione della vostra nonprofit, che sottolinea proprio il motivo per cui sono stati coinvolti?
#4: Sorprese nelle riunioni del consiglio di amministrazione
Una riunione del consiglio di amministrazione è un momento di entusiasmo, successo, convinzione e persino creatività. Non è mai il momento delle sorprese. Avete deciso di cambiare il nome della vostra nonprofit? Avete licenziato il responsabile dei media? Il vostro amministratore delegato si è licenziato per aprire un negozio di poncho nell'Antioquia orientale? Assicuratevi che tutti siano a conoscenza di tutte queste informazioni prima della riunione - non utilizzate mai la riunione del consiglio come un'opportunità per aggiornare tutti sulle ultime novità dell'organizzazione e sui pettegolezzi.
Allo stesso modo, tutte le informazioni rilevanti, come i rapporti di settore, la stampa recente, gli studi e i risultati interni, devono essere condivise ben prima della riunione. Non c'è niente di più frustrante di una riunione che deve rimanere in pausa per dieci minuti mentre tutti sfogliano documenti fondamentali.
5: Non rispettare le tempistiche
Alfred Hitchcock ha notoriamente ordinato ai direttori dei teatri di chiudere le porte una volta iniziato il suo film Psycho, poiché riteneva che entrare anche solo con qualche minuto di ritardo avrebbe rovinato il piacere e l'apprezzamento del pubblico per il suo capolavoro. Il Maestro della suspense sarebbe stato un eccellente presidente del consiglio di amministrazione.
Secondo una nostra ricerca, quasi la metà delle persone considera i partecipanti che arrivano in ritardo o se ne vanno in anticipo tra le principali seccature delle riunioni. Concordare regole di ingaggio chiare fin dalla prima riunione - tutti arrivano e se ne vanno in orario, niente telefoni o computer portatili - vi servirà a lungo termine.
Anche il presidente, o chi facilita la riunione, deve essere abile nel far procedere la discussione e rispettare i tempi. Una tattica intelligente è quella di avere una lavagna (reale o virtuale) con gli argomenti che emergono e che dovrebbero essere discussi, ma che non sono pertinenti al piano. In questo modo si evita che questi punti vengano dimenticati per essere ripresi da altri gruppi o in una successiva riunione del consiglio di amministrazione, ma anche che deraglino la sessione in corso.
6: Consentire lunghe relazioni di commissione
Una delle cause principali delle lunghe riunioni del consiglio è un ordine del giorno che incoraggia lunghe relazioni orali da parte delle commissioni. Se la vostra nonprofit è piccola, potreste avere solo gli aggiornamenti dei comitati esecutivo, di raccolta fondi e finanziario. Tuttavia, quando le organizzazioni non profit crescono, è probabile che si aggiungano comitati dedicati ai programmi, alle revisioni contabili, al personale, alle politiche pubbliche, agli eventi speciali e alla pianificazione strategica. Se ognuna di queste commissioni si prolunga fino a 20 minuti, potrebbe essere necessario chiedere ai membri del consiglio di portare con sé provviste e un sacco a pelo.
Evitate aggiornamenti significativi durante la riunione del consiglio stesso. I responsabili delle commissioni dovrebbero condividere alcuni semplici punti delle informazioni essenziali piuttosto che un resoconto completo degli ultimi mesi. I membri del consiglio hanno così il tempo di fare domande o commenti prima di passare all'aggiornamento della commissione successiva. Se volete rendere le riunioni del consiglio particolarmente frizzanti, condividete questi brevi aggiornamenti all'ordine del giorno prima della riunione.
7: Dimenticare che i membri del consiglio sono risorse, non supervisori
Molti dirigenti non amano le riunioni del consiglio di amministrazione perché si sentono chiamati in causa dal preside della scuola. Troppo spesso hanno l'impressione di dover spiegare e giustificare se stessi e la propria organizzazione a una sala di supervisori ansiosi di analizzare e criticare ogni azione.
Tuttavia, questa prospettiva ignora il vantaggio più significativo che i consigli di amministrazione apportano a qualsiasi organizzazione non profit: di solito sono composti da persone intelligenti, esperte e con buone conoscenze che possono aiutare la vostra organizzazione a raggiungere il successo. Quando la mentalità si sposta verso la visione del consiglio di amministrazione come risolutore di problemi di livello superiore piuttosto che come boss vittoriano, la riunione del consiglio diventa un evento molto più piacevole, produttivo e collaborativo.
8: Non concentrarsi su un verbale eccellente
La verbalizzazione di una riunione del consiglio è una forma d'arte. I verbali devono catturare tutti gli impegni, riassumere gli accordi, registrare i quorum e ipotizzare con precisione le fasi successive, rimanendo precisi ed eliminando tutto ciò che è superfluo. Inoltre, deve essere distribuito il più rapidamente possibile dopo le riunioni del consiglio, con i punti d'azione evidenziati e chiari per tutti.
Ricordate che i verbali sono documenti legali per le organizzazioni non profit. Se la vostra organizzazione dovesse mai essere coinvolta in una causa legale o in una situazione simile, i verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione sono artefatti cruciali per capire come sono state prese le decisioni, in che ordine sono state prese e dove possono risiedere le responsabilità.
Data l'importanza dei verbali, il ruolo di redigerli dovrebbe essere assegnato a qualcuno che ne comprenda l'importanza e l'utilità e che, durante la riunione, sia incaricato esclusivamente di verbalizzare gli eventi.
9: Ignoranza dei requisiti legali
Ogni Paese e persino le regioni all'interno dei Paesi avranno una serie di requisiti legali che le organizzazioni non profit devono rispettare ed eseguire. Questi possono spaziare dai documenti da divulgare pubblicamente alle modalità di marketing. Tuttavia, è probabile che diversi requisiti legali riguardino le riunioni del consiglio di amministrazione. I più comuni sono:
10: Mancanza di follow-up
Così come la preparazione è fondamentale per il successo di una riunione del consiglio, lo è anche il follow-up. L'unico post scriptum strettamente necessario è la distribuzione tempestiva del verbale della riunione.
Tuttavia, è utile andare oltre lo stretto necessario:
Ecco la nostra top ten degli errori da evitare quando si organizzano le riunioni del consiglio di amministrazione di una nonprofit. Ci sono molti altri consigli e liste di controllo che possono aiutarvi a pianificare e gestire le riunioni del consiglio. Tuttavia, tenete presente che la riunione del consiglio deve essere individuale come la vostra organizzazione, anche se alcune caselle devono essere spuntate.
Evitate questi errori, concentratevi sul coinvolgimento dei partecipanti e sul prendere decisioni intelligenti, e non potrete sbagliare di molto.
Per scoprire come un'altra organizzazione non profit, Strategic Resource Group, utilizza Doodle per ottimizzare le sue riunioni, controllate il nostro caso di studio.
