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Secondo recenti rapporti, le organizzazioni spendono fino al 15% del loro tempo collettivo in riunioni. Questa statistica sale al 50% per l'alta dirigenza. Ciononostante, i dirigenti considerano oltre il 67% delle riunioni un fallimento e fino al 92% degli intervistati ammette di fare multitasking durante una riunione. Queste cifre spiegano facilmente perché può essere una tale sfida programmare rapidamente le riunioni. In poche parole, le persone non ne sono entusiaste. Se siete gli organizzatori designati per le riunioni di un evento, è probabile che gli altri non vi invidino il vostro lavoro. A complicare ulteriormente la situazione è il tentativo di programmare la riunione attraverso i fusi orari.
Dall'avvento della pandemia, il lavoro da remoto sta rapidamente diventando la norma piuttosto che l'eccezione. I nomadi digitali sono diventati un fenomeno diffuso e le aziende sono molto più propense ad avere una forza lavoro distribuita a livello internazionale. Per un organizzatore di riunioni, trovare un orario e una data che vadano bene per tutti può richiedere tempo quasi quanto la riunione stessa. Ecco alcuni suggerimenti che potrebbero facilitare il vostro lavoro.
1. Verificare la sovrapposizione di orari
Può sembrare ovvio all'inizio, ma può essere un modo molto utile per restringere la finestra di programmazione senza causare conflitti tra i partecipanti. Quando si tratta di riunioni con fusi orari diversi, è probabile che i partecipanti abbiano in comune solo una parte della loro giornata lavorativa. Essere consapevoli di questa sovrapposizione renderà più facile prenotare un orario di riunione che sia compatibile con gli impegni di tutti.
2. Utilizzare un pianificatore di riunioni
Tradizionalmente, si cerca di programmare le riunioni attraverso le discussioni. Questo spesso porta a lunghi botta e risposta con i partecipanti che cercano di ottenere i loro orari preferiti in un thread di e-mail. Tuttavia, quando si cerca di coordinare una riunione attraverso i fusi orari, farlo via e-mail o chat non è solo inefficiente, ma può anche essere controproducente. Lo strumento di programmazione online di Doodle, ad esempio, automatizza gran parte del processo di programmazione di un evento, riducendolo a minuti.
3. Lasciate che tutti abbiano voce in capitolo
Una parte importante del raggiungimento di un accordo sull'orario della riunione consiste nell'assicurarsi che tutti abbiano avuto la possibilità di esprimere le proprie preferenze. Un sondaggio online è il modo ideale per farlo. Con il pianificatore di riunioni di Doodle, la funzione di sondaggio è integrata. È possibile mettere a disposizione dei partecipanti una serie di fasce orarie preselezionate. Ognuno di loro può votare per la fascia oraria che più gli aggrada. Una volta che tutti i voti sono stati espressi, i risultati sono sotto gli occhi di tutti. In questo modo, l'onere della programmazione dell'incontro ricade sui partecipanti, togliendo la pressione da ogni singolo individuo.
4. Assicurarsi che i calendari siano sincronizzati
Se programmate una riunione con largo anticipo, è probabile che le persone non se ne ricordino quando arriva il momento. L'ultimo passo da fare, dopo aver stabilito una fascia oraria, è sincronizzare l'orario della riunione con le agende e i calendari di tutto il gruppo, in modo che sia fissato nella pietra. Se siete utenti di Doodle, un ottimo modo per farlo è integrare il vostro calendario online al vostro account Doodle. In questo modo, una volta deciso l'orario dell'incontro, questo viene segnato sul calendario e non ci si deve più preoccupare. Questo è particolarmente importante quando i partecipanti provengono da luoghi diversi e i calendari di ognuno possono visualizzare la riunione con l'ora locale.
L'importante, quando si pianifica una riunione con fusi orari diversi, è utilizzare un meccanismo che tolga il disturbo al processo di pianificazione. Si vuole che le persone non vedano l'ora di partecipare alla riunione e che non si sentano infastidite dal fatto di aver dovuto fare un passo falso per parteciparvi.
Oltre 30 milioni di persone si affidano a Doodle per organizzare le loro riunioni ogni mese, proprio perché Doodle rende il processo semplice e veloce. Per ulteriori informazioni su come il pianificatore di riunioni di Doodle semplifica positivamente la programmazione, sfogliate le sue caratteristiche o semplicemente contattateci. Saremo lieti di aiutarvi a iniziare.
