6 motivi per gli educatori di credere nel potere degli strumenti di programmazione online

Chiunque abbia lavorato in ambito accademico lo sa: le riunioni sono una parte essenziale della vita accademica. Facilitano le interazioni dirette con gli studenti e gli altri membri della facoltà. Sono anche necessarie per organizzare le numerose attività amministrative che sono alla base della vita accademica. E, naturalmente, sono parte integrante dei vari livelli decisionali dei comitati che si svolgono all'interno delle università.

Le ricerche indicano che i docenti possono trascorrere fino al 30% del loro tempo in riunioni. La recente transizione di molte istituzioni accademiche verso i corsi online è un'altra ragione per cui programmare riunioni individuali e riunioni di gruppo in modo rapido ed efficiente è così importante in questo momento.

Sebbene le riunioni siano parte integrante della vita accademica, il processo di programmazione delle riunioni può essere molto doloroso. Lo so per esperienza personale come docente universitario: a volte ci sono voluti diversi giorni di tira e molla per ottenere la prenotazione di una sola riunione.

Tuttavia, mentre gli insegnanti spesso si lamentano del tempo dedicato alle attività amministrative, organizzare gli appuntamenti non deve essere così complicato. Gli strumenti di pianificazione online possono semplificare l'intero processo e far prenotare una riunione in pochi minuti.

Poiché sono un utente attivo di Doodle, ho pensato che sarebbe stato utile condividere sei motivi per cui gli educatori, me compreso, dovrebbero credere nel potere degli strumenti di pianificazione online.

Ragione n. 1: Riduce la necessità di inviare innumerevoli e-mail

Uno dei motivi per cui gli educatori (a tutti i livelli) si rivolgono a un software di programmazione online è quello di ridurre il flusso costante di e-mail legato alla programmazione, e spesso alla riprogrammazione, delle riunioni. Stabilire la disponibilità, scegliere un orario e confermare i dettagli richiede inevitabilmente più tempo del previsto.

Le innumerevoli e-mail che si susseguono hanno un impatto non solo sui docenti e sul personale, ma anche sugli studenti. Il tempo sprecato in compiti amministrativi evitabili è faticoso per tutte le persone coinvolte e aumenta il rischio di confusione. Tenere traccia delle risposte di tutti via e-mail è un processo lungo e faticoso dal punto di vista mentale.

Con i fogli di iscrizione fisici che non sono più un'opzione per i corsi che sono passati online, gli insegnanti stanno rapidamente imparando che le catene di e-mail non sono adatte quando si tratta di coordinare gli appuntamenti in stile "ora d'ufficio". La possibilità di utilizzare uno strumento di programmazione online per inviare inviti al calendario a un'intera classe, consentendo di creare riunioni senza scambi di e-mail o senza correre il rischio di prenotare due volte una fascia oraria, può trasformare l'intero processo di programmazione.

Ragione n. 2: programmare le riunioni alle proprie condizioni

Il prossimo grande vantaggio di avere uno centralizzato (https://doodle.com/en/features/) è la possibilità di bloccare nel calendario periodi di tempo specifici riservati agli incontri con gli studenti. Senza orari fissi per gli incontri in ufficio, c'è il rischio che i singoli appuntamenti inizino rapidamente a impastare il vostro calendario, sparpagliandosi per tutta la settimana e lasciando pochi, se non nessuno, spazi di tempo solidi per prepararsi alle lezioni o per intraprendere altre ricerche.

In effetti, una delle sfide principali per rimanere produttivi su altri compiti accademici e di ricerca durante i periodi di insegnamento non ha tanto a che fare con il tempo totale associato agli incontri con gli studenti, quanto piuttosto con le continue interruzioni per affrontare i problemi dei singoli studenti. Avere orari specifici dedicati agli incontri con gli studenti rende più facile segmentare il tempo, liberando il calendario in modo da avere più tempo per concentrarsi sulle domande degli studenti. Inoltre, vi permette di ritagliarvi del tempo specifico per concentrarvi su altre attività, come la preparazione delle lezioni e la ricerca.

Ragione n. 3: evitare che le riunioni interferiscano con altri impegni

Un altro modo in cui gli strumenti di pianificazione degli appuntamenti impediscono alle riunioni di interferire con altri impegni è la possibilità di definire gli orari di inizio e fine. In primo luogo, stabilire in anticipo la chiara aspettativa che la riunione durerà solo una durata specifica (ad esempio 30 minuti o 15 minuti) aiuta a evitare situazioni in cui gli studenti possono protrarre le conversazioni oltre la durata stabilita, discutendo di materiale tangenziale o ponendo domande ripetute a cui, con uno sforzo limitato, sarebbero stati facilmente in grado di trovare le risposte da soli.

La presenza di fasce orarie prestabilite stabilisce un'aspettativa sulla durata dell'incontro, il che aiuta a garantire che gli studenti arrivino alla riunione preparati a discutere di ciò con cui hanno difficoltà o di aree che non capiscono nel materiale del corso. Le fasce orarie prestabilite creano anche una comprensione condivisa del fatto che i docenti hanno probabilmente un'altra riunione immediatamente successiva, contribuendo a porre fine a qualsiasi riunione che inizia a trascinarsi inutilmente.

La natura fissa delle fasce orarie può anche aiutare a garantire che gli studenti siano puntuali e rispettosi del vostro tempo. Anche se iniziare con cinque minuti di ritardo può non sembrare uno scostamento sostanziale dall'orario concordato, il fatto di sapere in anticipo l'orario di fine fissato aggiunge una motivazione in più per essere puntuali.

Ragione n. 4: ricevere una notifica anticipata dell'argomento della riunione

Una delle sfide storiche degli incontri con gli studenti è l'ampiezza delle possibili domande che possono essere poste con l'aspettativa di risposte immediate. Sebbene molte domande degli studenti siano di routine, ci sono inevitabilmente alcuni argomenti che possono cogliere di sorpresa anche un educatore esperto. Le domande su aspetti specifici del programma o sulle complessità dei concetti del corso possono essere difficili da ricordare sul momento.

Un vantaggio fondamentale dell'uso degli strumenti di programmazione delle riunioni online è la possibilità di includere un campo di testo per registrare in anticipo le domande specifiche degli studenti. Sapere quali argomenti verranno trattati durante la riunione non solo offre l'opportunità di prepararsi in anticipo, ma riduce anche la necessità di preoccuparsi di come si svolgeranno le riunioni.

Ragione n. 5: Ottenere un'istantanea chiara delle riunioni - non preoccuparsi mai di dimenticare un appuntamento

Uno dei rischi della pianificazione delle riunioni via e-mail è quello di dimenticare un appuntamento. Con appuntamenti sparsi in diverse catene di e-mail è facile trascurare una riunione, programmarne più di una nello stesso momento o spendere molto tempo ed energie mentali per tenere traccia dei vari impegni. Organizzare le riunioni in un'unica posizione centrale permette di evitare questi problemi.

Utilizzando uno strumento di pianificazione online, è possibile visualizzare tutte le riunioni in un'unica posizione, rivedere rapidamente il programma giornaliero per assicurarsi che non ne venga dimenticata nessuna ed evitare così di dover dedicare tempo a ricordare in anticipo il proprio programma. Le Integrazioni con altri software di calendario aiutano inoltre a garantire che le riunioni programmate rimangano sincronizzate con gli appuntamenti del calendario esistente e che l'utente riceva le notifiche di riunione regolari per ricordare gli appuntamenti.

Ragione n. 6: ridurre l'ostacolo alle riunioni individuali di persona

Uno dei vantaggi meno evidenti, ma potenzialmente più importanti, di uno strumento di pianificazione solido e facile da usare è la riduzione delle barriere che impediscono agli studenti di organizzare interazioni dirette con i docenti. Con la recente diffusione del remote learning, le tradizionali opportunità per gli studenti di chiarire i concetti del corso o i compiti assegnati sono state notevolmente ridotte. Non è più possibile per gli studenti verificare il materiale con i compagni di classe o fare semplici domande amministrative dopo la lezione.

Offrire agli studenti la possibilità di prenotare appuntamenti online non solo rende più semplice il processo di programmazione, ma significa anche che fissare gli incontri di facoltà è più invitante, aumentando la probabilità che anche gli studenti più isolati si sentano a proprio agio nell'organizzare un momento per chiarire il materiale. In effetti, la semplice pubblicazione degli orari degli appuntamenti in ufficio dà agli studenti la sensazione di avere un accesso più facile ai docenti, il che è particolarmente importante per i corsi online, che altrimenti tendono a sentirsi impersonali. Questi appuntamenti individuali consentono anche discussioni più personali rispetto a quelle possibili con un orario di ricevimento di tipo drop-in, permettendo agli studenti di sollevare argomenti che potrebbero essere a disagio a condividere di fronte ai loro compagni.

Il software di programmazione delle riunioni più semplice da usare

Doodle offre una delle piattaforme più semplici e allo stesso tempo più complete per la pianificazione delle riunioni d'ufficio nel mondo accademico. Dall'offerta di slot per appuntamenti, perfetti per programmare le riunioni degli studenti, all'identificazione degli orari in cui più membri di un comitato di facoltà possono incontrarsi, Doodle elimina le difficoltà nell'organizzare le riunioni.

Per sapere come Doodle può rendere semplice il processo di pianificazione per la vostra istituzione accademica, contattate uno degli esperti di pianificazione di Doodle.

Autore: Gareth Keeves

Gareth è docente di strategia presso la Rice University e la University of California, Davis. Ha conseguito il dottorato di ricerca in strategia presso l'Università del Michigan. Gli piace incontrare gli studenti e imparare nuovi modi per migliorare l'esperienza educativa online.