विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड की समय-सारिणी कैसे निर्धारित करें: एक डीन की मार्गदर्शिका
अपडेट किया गया: 30 जुल॰ 2026
एक विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड वरिष्ठ उद्योग पेशेवरों की एक स्थायी समिति है जो एक इंजीनियरिंग कॉलेज को पाठ्यक्रम प्रासंगिकता, कार्यबल रुझानों और मान्यता की तैयारी पर सलाह देती है। इसकी तिमाही बैठक बुलाना डीन की जिम्मेदारी है, और केवल समय-सारिणी तय करने में ही बैठक से भी अधिक कैलेंडर समय लग सकता है। Doodle का ग्रुप पोल 1,000 प्रतिभागियों तक का समर्थन करता है, जो इसे ठीक उसी तरह के बहु-हितधारक समन्वय के लिए तैयार करता है जिसका सामना एक कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन को उसी दिन 15 इंजीनियरों को मांग वाली फर्मों के कैलेंडर से निकालते समय करना पड़ता है।
🎯 विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड की समय-सारणी क्यों विफल हो जाती है
हर कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन इस पैटर्न को जानते हैं। आप विभिन्न समय क्षेत्रों, उद्योगों और वरिष्ठता स्तरों में फैली फर्मों का प्रतिनिधित्व करने वाले 15 सलाहकारों को ईमेल करते हैं। प्रत्येक के पास EA गेटकीपर, यात्रा के लिए ब्लैकआउट सप्ताह और टकराव वाली बोर्ड प्रतिबद्धताएँ होती हैं। थ्रेड टूट जाता है। कोई रिप्लाई-ऑल में एक ऐसी तारीख बताता है जो उसके लिए ठीक है लेकिन अध्यक्ष के लिए नहीं। कोई और कहता है कि उसे BCC में डाल दिया जाए। तीसरे सप्ताह तक आपके पास 40 ईमेल हैं, कोई पुष्टि की गई तारीख नहीं, और एक त्रैमासिक एजेंडा धूल खा रहा है।
एक विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड के लिए मूल समस्या व्यक्तिगत नहीं, बल्कि संरचनात्मक है। ये सलाहकार वास्तव में व्यस्त हैं, और वे स्वेच्छा से अपना समय दे रहे हैं। उन्हें एक स्लॉट खोजने के लिए लंबी ईमेल श्रृंखला में नेविगेट करने के लिए कहना वह झंझट है जिसके लिए उन्होंने साइन अप नहीं किया था। कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन को एक ऐसा तंत्र चाहिए जो बैकएंड पर समन्वय की जटिलता को अवशोषित कर दे, ताकि सलाहकारों को केवल एक बार क्लिक करना पड़े।
देर से प्रतिक्रियाएँ समस्या को और बढ़ा देती हैं। एक ही व्यक्ति का टालमटोल डीन को कार्यक्रम स्थल की पुष्टि करने, पूर्व-पठन भेजने या वक्ता बुक करने से रोक सकता है। समयसीमा की याद दिलाए बिना, व्यस्त सलाहकार बस भूल जाते हैं। परिणाम यह होता है कि कार्यक्रम की समय-सारिणी दो सप्ताह से छह सप्ताह तक फैल जाती है, जिससे कर्मचारियों का समय और सद्भावना दोनों बर्बाद हो जाते हैं।
🛠 एक ग्रुप पोल इंजीनियरिंग डीन के लिए यह कैसे हल करता है
Doodle का ग्रुप पोल एक विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड के लिए सही उपकरण है क्योंकि यह समन्वय का बोझ उलट देता है। 15 सलाहकारों के आपस में बातचीत करने का इंतजार करने के बजाय, कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन चार या पांच संभावित तिथियाँ प्रस्तावित करता है, एक ही लिंक साझा करता है, और प्रत्येक सलाहकार बिना किसी पूर्व प्रतिक्रिया को पढ़े दो मिनट से भी कम समय में मतदान कर लेता है।
यहाँ टाइम-ज़ोन की स्वचालित पहचान अत्यंत महत्वपूर्ण है। एक विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड आमतौर पर कई महानगरीय क्षेत्रों से, और कभी-कभी अंतरराष्ट्रीय स्तर से भी सलाहकारों को आमंत्रित करता है। जब कोई सलाहकार ग्रुप पोल लिंक खोलता है, तो Doodle स्वचालित रूप से उनका स्थानीय टाइम-ज़ोन पहचानता है और प्रस्तावित स्लॉट्स को उनके स्थानीय समय में दिखाता है। डीन द्वारा पूर्वी समयानुसार सुबह 10:00 बजे प्रस्तावित स्लॉट बिना किसी मैन्युअल रूपांतरण के प्रशांत समयानुसार सुबह 7:00 बजे या जीएमटी के अनुसार दोपहर 3:00 बजे दिखाई देता है। इससे अनुसूचीकरण त्रुटियों के सबसे आम स्रोतों में से एक और प्रतिक्रिया न देने के सबसे आम बहानों में से एक दूर हो जाता है।
Doodle का ग्रुप पोल उन प्रतिभागियों को ईमेल रिमाइंडर भी भेजता है जिन्होंने अभी तक मतदान नहीं किया है, डीन द्वारा पोल बंद करने से पहले उन्हें याद दिलाता है। यह स्वयंसेवकों का प्रबंधन करने वाले कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। प्रत्येक उत्तर न देने वाले को व्यक्तिगत फॉलो-अप ईमेल भेजने के बजाय (जो समय लेता है और वरिष्ठ उद्योग जगत के लोगों के साथ अजीब लग सकता है), यह अनुस्मारक स्वचालित रूप से भेजा जाता है। जब तक डीन लाइव परिणाम डैशबोर्ड देखता है, तब तक अधिकांश सलाहकार मतदान कर चुके होते हैं और विजेता स्लॉट एक नज़र में दिखाई देता है।
Doodle का ग्रुप पोल सभी उत्तरदाताओं के RSVP की लाइव स्थिति ट्रैक करता है, ताकि कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन बिना स्प्रेडशीट खोले ही ठीक-ठीक देख सकें कि किसने मतदान किया है और किसने नहीं। एक बार कोरम पूरा हो जाने पर, डीन तारीख को लॉक कर देते हैं और विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड की बैठक की पुष्टि हो जाती है।
वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग करने वाले सलाहकारों के लिए, बैठक के निमंत्रण में गूगल मीट, ज़ूम, वेबएक्स, या माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के लिंक शामिल हो सकते हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि इंजीनियरिंग कॉलेज हाइब्रिड सत्रों के लिए किस प्लेटफ़ॉर्म को मानक के रूप में अपनाता है।
⚙️ एक कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन के लिए परिचालन विवरण
एक विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड के लिए ग्रुप पोल सेट करने में दस मिनट से भी कम समय लगता है। पोल बनाने के लिए कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन (या डीन की ओर से कार्यरत एक EA) को Doodle खाते की आवश्यकता होती है। यहाँ बताया गया है कि यह परिचालन प्रवाह व्यवहार में कैसे काम करता है।
वास्तविक समय-सीमाएँ प्रस्तावित करें। वरिष्ठ इंजीनियरों के सोमवार को सुबह 8:00 बजे या शुक्रवार को शाम 4:30 बजे विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड की बैठक में शामिल होने की संभावना कम है। मंगलवार से गुरुवार तक, मध्य-सुबह या दोपहर के शुरुआती समय में, दो या तीन लगातार सप्ताहों में चार से छह स्लॉट प्रस्तावित करें। अधिक संभावित तिथियाँ होने से ओवरलैप की संभावना बढ़ जाती है।
प्रतिक्रिया की समयसीमा निर्धारित करें। Doodle का ग्रुप पोल आपको एक कटऑफ निर्दिष्ट करने की सुविधा देता है। एक विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड के लिए, सलाहकारों को अपने ईए से जांच करने के लिए आमतौर पर दो सप्ताह का समय पर्याप्त होता है। समय सीमा निर्धारित करें, और बंद होने से पहले स्वचालित ईमेल रिमाइंडर भेजे जाएंगे।
अपना कैलेंडर कनेक्ट करें। Google Calendar, Microsoft Outlook और Apple Calendar सभी Doodle के साथ एकीकृत हैं। एक बार डीन विजेता स्लॉट की पुष्टि कर देता है, तो इसे अलग से प्रविष्टि किए बिना सीधे कैलेंडर में भेज दिया जा सकता है।
विवरण क्षेत्र का रणनीतिक रूप से उपयोग करें। पोल का विवरण वह पहली चीज़ है जिसे सलाहकार पढ़ते हैं। एक कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन को बैठक का उद्देश्य (उदाहरण के लिए, "Q3 curriculum alignment and ABET readiness review"), अनुमानित अवधि, और प्रारूप (कॉलेज में व्यक्तिगत रूप से, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के माध्यम से हाइब्रिड, या ज़ूम के माध्यम से पूरी तरह से दूरस्थ) शामिल करना चाहिए। पहले से अपेक्षाएँ निर्धारित करने से रिप्लाई-ऑल के माध्यम से स्पष्टीकरण के अनुरोध कम हो जाते हैं।
Premium ब्रांडिंग विकल्प। जो डीन पोल में इंजीनियरिंग कॉलेज का लोगो और प्राथमिक रंग दिखाना चाहते हैं, वे Doodle Premium खाते के साथ ऐसा कर सकते हैं। यह पोल के कार्य करने के लिए आवश्यक नहीं है, लेकिन यह उन सलाहकारों के बीच संस्थागत पहचान को मजबूत करता है जिन्हें बहुत सारे सामान्य शेड्यूलिंग लिंक मिलते हैं।
विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड के लिए तैयार-उपयोग ग्रुप पोल टेम्पलेट्स
इस परिदृश्य के लिए एक ग्रुप पोल एक ही क्लिक में लॉन्च करने के लिए नीचे दिए गए किसी भी टेम्पलेट का उपयोग करें। लिंक द्वारा शीर्षक और अवधि पहले से ही भर दी गई हैं। प्रत्येक कार्ड से विवरण कॉपी करें और लिंक खुलने के बाद Doodle पेज पर विवरण फ़ील्ड में पेस्ट करें।
Q3 curriculum alignment review
Pre-filled Group Poll, 90 min
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यह सत्र विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड को इंजीनियरिंग पाठ्यक्रम में प्रस्तावित परिवर्तनों की समीक्षा के लिए Q3 पाठ्यक्रम पंजीकरण से पहले एकत्रित करता है। कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन अद्यतन सीखने के परिणामों की समीक्षा करेंगे और उद्योग के अनुरूपता पर सलाहकारों से सुझाव मांगेंगे। कृपया 90 मिनट के कार्य सत्र के लिए सभी उपयुक्त तिथियाँ चुनें।
Annual ABET accreditation briefing
Pre-filled Group Poll, 60 min
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कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन वार्षिक ABET मान्यता स्थिति ब्रीफिंग के लिए विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड की बैठक बुला रहे हैं। हम सतत सुधार के निष्कर्षों और दस्तावेज़ीकरण में मौजूद अंतरालों पर चर्चा करेंगे। उद्योग सहभागिता प्रदर्शित करने के लिए सलाहकारों की उपस्थिति अनिवार्य है। कृपया 60 मिनट के सत्र के लिए अपनी उपलब्धता के सभी समय चिह्नित करें।
Industry capstone project kickoff
Pre-filled Group Poll, 60 min
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विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड को वसंत सत्र के कैपस्टोन प्रोजेक्ट की शुरुआत के लिए आमंत्रित किया गया है। कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन और विभागाध्यक्ष छात्र टीमों के कार्य आवंटन प्रस्तुत करेंगे और सलाहकार-मार्गदर्शन जोड़ी के अनुरोध करेंगे। कृपया सभी उपलब्ध 60 मिनट की समयावधियाँ चुनें ताकि हम अधिकतम सलाहकार भागीदारी के साथ सत्र की पुष्टि कर सकें।
Workforce readiness and hiring trends roundtable
Pre-filled Group Poll, 90 min
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यह गोलमेज विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड के सदस्यों से अनुरोध करता है कि वे वर्तमान भर्ती प्राथमिकताएँ, कौशल अंतराल और उभरती प्रौद्योगिकी की अपेक्षाएँ सीधे कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन और संकाय प्रमुखों के साथ साझा करें। यह बातचीत अगले शैक्षणिक वर्ष के लिए भर्ती और पाठ्यक्रम संबंधी निर्णयों को सीधे आकार देती है। इस 90 मिनट की चर्चा के लिए अपने अनुकूल सभी स्लॉट चिह्नित करें।
New advisor orientation and charter review
Pre-filled Group Poll, 30 min
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कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड में शामिल होने वाले नए सदस्यों के लिए एक संक्षिप्त परिचयात्मक सत्र निर्धारित कर रहे हैं। हम बोर्ड चार्टर, बैठक की आवृत्ति और शैक्षणिक वर्ष की अपेक्षाओं पर चर्चा करेंगे। मौजूदा बोर्ड सदस्य भी इसमें शामिल हो सकते हैं। कृपया इस 30 मिनट के परिचयात्मक सत्र के लिए अपनी उपलब्धता दर्ज करें।
✅ यूनिवर्सिटी प्रोग्राम एडवाइजरी बोर्ड के लिए Doodle का समर्थन
क्षमता | Doodle | टिप्पणियाँ |
|---|---|---|
1,000 प्रतिभागियों तक के लिए ग्रुप पोल | 🟩 | किसी भी विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड के आकार को कवर करता है |
सलाहकारों के लिए समय-क्षेत्र स्वचालित-पहचान | 🟩 | सलाहकार अपने स्थानीय समय में स्वचालित रूप से स्लॉट देखते हैं। |
देर से प्रतिक्रिया देने वालों के लिए ईमेल अनुस्मारक | 🟩 | स्वचालित; डीन को कोई मैनुअल फॉलो-अप करने की आवश्यकता नहीं। |
कैलेंडर सिंक (गूगल कैलेंडर, आउटलुक, एप्पल कैलेंडर) | 🟩 | पुष्टि की गई तारीख सीधे डीन के कैलेंडर में भेज दी जाती है। |
मतदान केंद्रों पर कॉलेज ब्रांडिंग (लोगो, प्राथमिक रंग) | ⚠️ | Premium के साथ उपलब्ध |
सह-होस्ट किए गए मतदान (डीन और विभागाध्यक्ष के लिए साझा प्रशासक) | आने वाला | मार्ग-नक्शे पर |
❓ अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
प्रश्न: क्या मेरे उद्योग सलाहकारों को ग्रुप पोल में मतदान करने के लिए Doodle खाते की आवश्यकता है? A: सलाहकारों को मतदान करने के लिए Doodle खाते की आवश्यकता नहीं है। केवल कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन (या उनके EA) को विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड का पोल बनाने और प्रबंधित करने के लिए खाते की आवश्यकता होती है। सलाहकार लिंक पर क्लिक करते हैं, अपने स्थानीय समय क्षेत्र में उम्मीदवारों के समय देखते हैं, और बिना पंजीकरण के अपनी प्राथमिकताएँ चुनते हैं।
प्रश्न: एक कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन को कितनी संभावित तिथियाँ प्रस्तावित करनी चाहिए? A: 15 या उससे अधिक सलाहकारों वाले एक विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड के लिए, दो या तीन सप्ताह में चार से छह उम्मीदवार स्लॉट देना पर्याप्त कवरेज प्रदान करता है ताकि सार्थक ओवरलैप मिल सके। तीन से कम स्लॉट प्रस्तावित करने पर बहुमत खिड़की न मिलने का जोखिम रहता है, खासकर जब सलाहकार विभिन्न समय क्षेत्रों में फैले हों।
प्रश्न: क्या कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन Doodle का उपयोग कर सकते हैं यदि सलाहकार विभिन्न देशों में हों? A: हाँ। Doodle का टाइम-ज़ोन स्वचालित पता लगाने वाला फीचर अंतरराष्ट्रीय सलाहकारों को स्वचालित रूप से संभालता है। विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड के प्रत्येक सदस्य को जब वह पोल लिंक खोलता है, तो प्रस्तावित समय उनके स्थानीय समय क्षेत्र में परिवर्तित दिखता है, इसलिए मतदान से पहले किसी भी सलाहकार को मैन्युअल टाइम-ज़ोन गणना करने की आवश्यकता नहीं होती।
प्रश्न: अगर किसी एक समय स्लॉट को स्पष्ट बहुमत नहीं मिलता तो क्या होगा? A: कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन ग्रुप पोल डैशबोर्ड में लाइव परिणामों की समीक्षा कर सकते हैं और सबसे अधिक "available" वोटों वाला स्लॉट पहचान सकते हैं। Doodle का फाइंड-टाइम व्यू सर्वोत्तम ओवरलैप को दृश्य रूप से उजागर करता है। यदि परिणाम तय करना बहुत करीबी हो, तो डीन पोल के माध्यम से सीधे सलाहकार बोर्ड को संदेश भेज सकते हैं या पोल बंद करके शीर्ष दो उम्मीदवारों के साथ फॉलो-अप शुरू कर सकते हैं।
👉 क्या आप अपने विश्वविद्यालय कार्यक्रम सलाहकार बोर्ड को सरल बनाना चाहते हैं?
ऊपर दिए गए टेम्पलेट्स का उपयोग करके दस मिनट से भी कम समय में अपना पहला ग्रुप पोल लॉन्च करें। कॉलेज के इंजीनियरिंग डीन को रिप्लाई-ऑल थ्रेड्स का पीछा करने में एक हफ्ता बर्बाद नहीं करना चाहिए, जबकि एक लिंक सभी 15 सलाहकारों के लिए सबसे उपयुक्त तारीख खोजकर स्वचालित रूप से रिमाइंडर भेज सकता है। आज ही इसे मुफ्त में आजमाएं।
