La méthode GTD : Comment faire avancer les choses

Diriger une entreprise, gérer des clients, s'occuper de plusieurs projets et tout ce qui s'ensuit peut sembler insurmontable. Plus vous avez de tâches en tête, plus il est difficile de les exécuter efficacement.

David Allen, créateur de la méthode "Getting Things Done" (GTD), est célèbre pour avoir déclaré : "Il existe une relation inverse entre les choses que vous avez à l'esprit et celles que vous avez à faire". En d'autres termes, plus votre esprit est encombré, plus il est difficile de se concentrer. La méthode GTD est un système de gestion du temps simple mais efficace qui aide les professionnels à éliminer la surcharge mentale et à prendre des mesures organisées, sans stress.

Qu'est-ce que le système GTD ?

La méthode GTD (Getting Things Done) est un système de productivité qui aide les professionnels à gérer leurs tâches sans se laisser submerger.

David Allen a créé cette méthode en partant de l'idée que notre cerveau n'est pas fait pour stocker et organiser un flux incessant de tâches, d'idées et d'engagements. Au lieu de s'appuyer sur la mémoire, la méthode GTD encourage à tout capturer de l'extérieur, à organiser les tâches en catégories claires et à s'y atteler systématiquement.

Le cadre suit cinq étapes : capturer, clarifier, organiser, réfléchir et s'engager. Chaque étape a pour but de réduire l'encombrement mental et d'améliorer l'exécution. Au lieu de réagir aux tâches au fur et à mesure qu'elles se présentent, GTD permet aux professionnels de traiter les informations de manière structurée et de faire des choix intentionnels sur ce qu'il convient de faire ensuite.

Comment appliquer la méthode GTD : cinq étapes pour faire avancer les choses

1. Saisissez tout ce qui mérite votre attention. Au lieu de garder les tâches, les idées et les engagements dans votre tête, notez-les dans un endroit central. Que vous préfériez un carnet, une application de gestion des tâches ou des mémos vocaux, l'essentiel est de tout documenter dès qu'il vous vient à l'esprit.

2. Clarifiez ce qui doit être fait. Une fois que vous avez consigné vos tâches, passez-les en revue et décidez de ce qu'il convient d'en faire. Si une tâche requiert une attention immédiate et prend moins de deux minutes, accomplissez-la immédiatement. S'il s'agit d'une tâche que vous pouvez déléguer, confiez-la à quelqu'un d'autre. Si elle ne nécessite pas d'action immédiate mais qu'elle en nécessitera une plus tard, planifiez-la ou ajoutez-la à une liste de choses à faire. Si elle n'est pas du tout nécessaire, supprimez-la.

3. Organisez les tâches dans les bonnes catégories. Placez tout ce qui nécessite une action dans un système structuré. Les tâches qui doivent être achevées rapidement sont placées dans la liste des prochaines actions. Suivez séparément les projets qui nécessitent plusieurs étapes. Placez les éléments que vous attendez d'autres personnes dans une liste " En attente" et les idées à long terme dans une catégorie " Someday/Maybe".

4. Réfléchissez et revoyez votre système régulièrement. Pour rester sur la bonne voie, planifiez une révision hebdomadaire au cours de laquelle vous mettrez à jour vos listes, vérifierez les tâches déléguées et ajusterez les priorités. Cela permet d'éviter les tâches oubliées et de s'assurer que l'on travaille toujours sur ce qui est le plus important.

5. Engagez-vous dans des tâches en fonction de leur priorité et de leur contexte :au lieu de passer au hasard d'un projet à l'autre, utilisez vos listes de tâches pour décider sur quoi vous allez travailler ensuite. Classez les tâches par ordre de priorité en fonction des délais, de l'urgence et des ressources disponibles. Le système GTD vous aide à vous concentrer sur l'exécution plutôt que de vous sentir submergé par des pensées éparses.

Utiliser une liste de contrôle ou un organigramme pour rendre le système GTD opérationnel

Comprendre le système GTD n'est qu'une première étape - l'intégrer dans votre routine quotidienne est ce qui le rend efficace. Une simple liste de contrôle peut aider les professionnels à appliquer GTD de manière cohérente. La première étape consiste à rassembler toutes les tâches, idées et engagements en un seul endroit. Qu'il s'agisse d'un outil numérique ou d'un carnet de notes, l'essentiel est de tout noter dès que cela vous vient à l'esprit.

Une fois toutes les tâches saisies, il convient de les classer par catégories selon qu'elles nécessitent une action immédiate, une délégation, une planification ou qu'elles peuvent être purement et simplement éliminées.

Pour s'assurer que rien ne se perd dans le processus, il est utile de visualiser le flux de travail GTD à l'aide d'un simple organigramme. Les tâches entrent dans le système par la phase de capture et passent par la clarification, l'organisation et la réflexion avant d'être exécutées.

Si une tâche nécessite moins de deux minutes, il faut l'effectuer immédiatement. Si elle peut être déléguée, elle doit être confiée à la bonne personne et faire l'objet d'un suivi. Si elle nécessite plus de temps, elle doit être planifiée ou ajoutée à une liste de projets.

Outils et technologie GTD

L'application efficace de la méthode GTD nécessite les bons outils : les gestionnaires de tâches tels que Trello, Todoist, Notion ou Evernote peuvent faciliter le suivi des listes d'actions.

Un calendrier bien organisé permet également de gérer les réunions, les échéances et le calendrier des projets.

Pour ceux qui ont du mal à planifier, un outil comme Doodle simplifie le processus en éliminant les allers-retours. Avec les pages de réservation et les sondages de groupe, vous pouvez permettre aux clients, aux membres de l'équipe ou aux collaborateurs de planifier des réunions à des heures disponibles sans coordination manuelle. Vous pouvez combiner la planification et d'autres flux de travail avec la méthode GTD afin de gérer efficacement votre temps sans vous laisser distraire.

Il est temps de passer à l'action

La méthode GTD (Getting Things Done) est un moyen pratique pour ceux qui souhaitent organiser leur charge de travail et se concentrer sur l'exécution. L'application de la méthode GTD ne doit pas être compliquée.

Commencez par noter tout ce qui vous préoccupe, traitez chaque tâche de manière systématique et utilisez des outils qui soutiennent votre flux de travail. Et si la planification fait partie de votre travail quotidien, laissez Doodle s'occuper de la logistique pendant que vous vous concentrez sur l'exécution des tâches.