Programmation facilitée : réservations, paiements et suivi

Gérer une entreprise, c'est déjà beaucoup. J'avais l'habitude de passer trop de temps à essayer d'organiser une réunion, d'envoyer des rappels et de relancer les clients qui n'avaient pas encore payé. En fin de compte, j'ai dû me demander si c'était vraiment la meilleure façon d'utiliser mon temps. Il s'est avéré que je n'avais pas besoin de continuer à faire tout cela manuellement.

Voici comment je me suis débarrassé des allers-retours et comment j'ai organisé les choses pour qu'elles fonctionnent tout simplement.

Les réservations sans les allers-retours

Le changement le plus important est intervenu lorsque j'ai cessé d'envoyer des courriels aux gens pour leur demander "Quand cela vous convient-il ?" et que j'ai commencé à leur envoyer une page de réservation.

Désormais, il me suffit de définir une fois mes heures disponibles, et mes clients réservent ce qui leur convient. Tout apparaît dans mon calendrier, sans qu'il soit nécessaire d'envoyer des messages supplémentaires ou de jongler avec les horaires. J'ai même ajouté quelques règles tampons pour garder de l'espace entre les appels, ce qui m'a évité de m'épuiser sur Zoom.

Grâce à la page de réservation, je n'ai pas à expliquer mes disponibilités à chaque fois. J'envoie un lien, ils choisissent une heure et c'est tout.

Soyez payé au fur et à mesure de vos réservations

L'étape suivante ? S'assurer d'être réellement payé. Avant, j'attendais que les factures arrivent (et, soyons honnêtes, j'oubliais parfois de les envoyer).

Désormais, lorsque quelqu'un réserve, le paiement fait partie du flux. Plus de rappels. Plus besoin de courir après. Ils réservent. Ils paient. Je me présente. Ce seul changement a rendu mes rentrées d'argent plus prévisibles - et ma journée de travail beaucoup moins frustrante.

Fixez-le une fois et laissez-le fonctionner

Après une réservation, il y a tout le suivi. Confirmations, rappels, courriels de remerciement - j'avais l'habitude d'envoyer tout cela à la main. Aujourd'hui, je les ai configurés pour qu'ils soient envoyés automatiquement. Chacun reçoit ce dont il a besoin sans que je n'intervienne. Je peux même ajouter des questions pour recueillir les informations dont j'ai besoin avant une réunion. Tout cela est intégré au processus d'inscription.

Et si je suis pressé ? Je crée un événement et je demande à Doodle de générer une description de la réunion pour moi. Parfois, je ne clique même pas deux fois - je tape juste ce dont j'ai besoin, et c'est fait. C'est comme si j'avais un assistant super rapide qui sait déjà ce que je veux.

Pourquoi cela est-il important lorsque vous êtes occupé à gérer une entreprise ?

Si vous travaillez en freelance, si vous dirigez une association à but non lucratif, si vous donnez des cours particuliers ou si vous gérez une équipe technique, votre agenda est votre bouée de sauvetage. Plus j'enlevais de tâches à mon agenda, plus je pouvais me concentrer sur mon travail. Pas sur l'administration. Pas à revérifier les horaires. Pas à réparer les erreurs.

Une fois que j'ai mis en place les bases - un logiciel gratuit de prise de rendez-vous qui gère les rappels et les paiements - j'ai commencé à retrouver du temps. Et pas dans le sens vague du terme "le temps, c'est de l'argent". Je veux parler des heures que je perdais chaque semaine dans l'administration.

L'outil tout-en-un pour les personnes occupées

J'utilise Doodle. Qu'il s'agisse d'organiser un sondage pour trouver la meilleure heure de réunion avec un conseil d'administration, de mettre en place des événements récurrents ou de permettre à de nouveaux clients de réserver et de payer en une seule fois, tout est prévu.

De plus, je peux commencer avec la version gratuite et évoluer ensuite. Si vous êtes prêt à arrêter de jongler avec les petites choses, Doodle vaut la peine d'être essayé.