Dirige des thérapies de groupe et des ateliers avec des feuilles d'inscription.

En tant que thérapeute ou conseiller, tu dois trouver un équilibre entre les soins aux clients, l'établissement des dossiers et la sensibilisation. Ajoute une thérapie de groupe ou un atelier de fin de semaine et ton calendrier peut passer de plein à chaotique. Le suivi des RSVP dans des fils de courriels, la gestion de la capacité et l'envoi de rappels prennent du temps que tu préfèrerais utiliser pour le travail clinique.

Il existe une meilleure façon de gérer les groupes sans renoncer à tes soirées. Les feuilles d'inscription Doodle te permettent de fixer des plages horaires, de plafonner les places et de garder les détails des participants confidentiels. Les clients choisissent une place en quelques secondes. Tu obtiens des rappels automatiques et un calendrier sécurisé.

Dans ce guide, tu apprendras à planifier des groupes et des ateliers avec les feuilles d'inscription, du début à la fin. Tu verras des exemples réels tirés de la pratique privée et de l'orientation sur le campus. Tu apprendras également quand utiliser les sondages de groupe Doodle, la page de réservation ou le 1:1 pour la sélection et le paiement. À la fin, tu pourras lancer ton prochain groupe en toute confiance.

Le défi auquel sont confrontés les thérapeutes et les conseillers professionnels

Le travail de groupe comporte de nombreux éléments mobiles. L'établissement du calendrier à lui seul peut être une source de stress.

• Tu dois plafonner les places pour que les groupes soient sûrs et efficaces

• Tu dois protéger la confidentialité dans chaque message que tu envoies

• Tu dois gérer les salles, les liens de télésanté et les fuseaux horaires.

• Tu sélectionnes les participants pour vérifier qu'ils sont aptes à participer et prêts à le faire

• Tu réduis les absences grâce à des rappels clairs et à des dates limites.

• Tu évites les doubles réservations dans ton calendrier et dans celui de ton équipe.

• Tu collectes parfois les paiements pour les ateliers ou les sessions de formation continue.

Les feuilles de calcul, les chaînes de courriels avec réponse à tout et les notes autocollantes ne sont pas à l'échelle. Ils créent des erreurs et exposent les noms. Tu as besoin d'un processus d'inscription simple qui respecte la vie privée, reste synchronisé avec ton calendrier et fonctionne pour les clients sur n'importe quel appareil.

Pourquoi c'est important pour le thérapeute et le conseiller

Un processus d'inscription clair favorise les soins et les résultats.

• Moins d'heures d'administration signifie plus de séances avec les clients.

• Des listes de présence propres t'aident à planifier les interventions

• Le fait de commencer à l'heure permet d'instaurer la confiance et de réduire l'anxiété

• La messagerie privée protège la dignité et la sécurité

• Une gestion fiable de l'agenda permet à ta pratique de rester stable

• Une meilleure gestion du temps réduit l'épuisement professionnel pour toi et ton équipe

Les feuilles d'inscription Doodle te donnent une structure pour les thérapies de groupe et les ateliers. Tu choisis les créneaux horaires, tu fixes les limites de places et tu décides de ce que les participants voient. Doodle envoie des confirmations et des rappels, et ton calendrier Google, Outlook ou Apple connecté se met à jour au fur et à mesure que les plages horaires se remplissent.

Crée un processus d'inscription simple et sûr pour les groupes

Un bon flux d'inscription aide les clients à dire oui et leur montre à quoi s'attendre. Utilise les étapes suivantes pour mettre en place des feuilles d'inscription pour un groupe de thérapie ou un atelier.

1. Définis ton offre

   • Nomme ton groupe dans un langage clair que les clients comprennent.

   • Ajoute une courte description avec les objectifs, les personnes concernées et les règles de base.

   • Indique le format et le lieu, par exemple en personne, Zoom ou hybride.

2. Définis les plages horaires et la capacité

   • Crée des sessions hebdomadaires ou un atelier unique

   • Limite le nombre de places par session pour qu'il corresponde à ton plan clinique

   • Ajoute un temps tampon pour les notes et le changement de salle

3. Protège la confidentialité dès le départ

   • Dans Doodle Pro, active l'option Masquer les détails des participants pour que les noms ne soient pas visibles par les autres.

   • Ne demande que le prénom et l'adresse électronique dans le RSVP, réserve la sélection clinique pour le 1:1

4. Réduis les absences en fixant des limites claires

   • Fixe une date limite d'inscription, par exemple 24 heures avant la session.

   • Active les rappels automatiques avant chaque réunion.

5. Connecte les outils que tu utilises déjà

   • Synchronise ton calendrier pour que Doodle ne propose que des horaires réellement disponibles.

   • Ajoute un lien Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou Cisco Webex à chaque créneau.

   • Utilise une stratégie de marque personnalisée pour ajouter ton logo et tes couleurs.

6. Planifie l'accueil et l'ajustement

   • Utilise un lien Doodle 1:1 pour planifier un bref appel de sélection.

   • Si l'atelier est payant, collecte le paiement pour la projection ou consulte Stripe dans la page de réservation ou le 1:1.

Définir la capacité d'accueil de la bonne façon

La taille du groupe a un impact sur la sécurité et les résultats. Dans les feuilles d'inscription, fixe le nombre de places par créneau en fonction de ta méthode.

• Les groupes de compétences peuvent bien fonctionner avec 10 à 12 places.

• Les groupes de processus comptent souvent 6 à 8 personnes.

• Les ateliers peuvent atteindre 25 à 40 places avec un co-animateur.

Si tu t'attends à une forte demande, ajoute un deuxième créneau à une date ultérieure. Tu peux aussi créer un créneau textuel intitulé Rejoindre la liste d'attente et placer les participants sur les places libres au fur et à mesure qu'elles se présentent.

Garde les détails des participants confidentiels

La confidentialité commence dès l'inscription. Avec la fonction Cacher les détails des participants, tu es le seul à voir les noms. Dans ta description publique, évite de demander des renseignements personnels. Conserve les questions cliniques dans tes formulaires de dépistage 1:1 ou de DSE.

Inclure une brève note de consentement dans la description :

• La participation est volontaire.

• Règles du groupe sur le respect et la confidentialité

• Contacts en cas de crise si tu as besoin d'une aide immédiate

Ajoute des liens de télésanté sans courriels supplémentaires.

Ajoute ton lien vidéo à chaque créneau pour que les clients le reçoivent dans leur confirmation. Doodle fonctionne avec Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et Cisco Webex. Pour les groupes en personne, inclus le nom de la salle, l'accès au bâtiment et les conseils de stationnement.

Conseils pratiques pour les thérapeutes et les conseillers très occupés

Utilise ces conseils pour mettre en place des feuilles d'émargement qui fonctionnent dans la vraie vie.

Conseil 1 : Crée une feuille d'inscription par cohorte - Sépare un groupe de 8 semaines sur l'anxiété d'un groupe sur le deuil. Cela évite la confusion et simplifie la gestion du calendrier.

Conseil 2 : Offre deux ou trois options d'horaire - Ajoute le mardi à 18 h, le mercredi à midi et le samedi matin. Les clients choisissent le créneau qui convient à leurs horaires de travail et de famille.

Conseil 3 : Fixe une date limite d'inscription claire - Clôture les inscriptions 24 heures avant la première séance. Cela te donne le temps de revoir la liste des participants et d'envoyer les directives au groupe.

Conseil 4 : Utilise des rappels automatiques - Active les rappels 24 heures et 2 heures avant chaque session. Cela permet de réduire les absences et les arrivées tardives.

Conseil 5 : Garde les noms privés - Active l'option Masquer les détails des participants dans Doodle Pro pour protéger la confidentialité. Utilise les initiales dans tous les fichiers que tu exporteras.

Astuce 6 : Synchronise ton calendrier - Connecte ton calendrier Google, Outlook ou Apple. Doodle évitera les conflits et te proposera des horaires qui correspondent à ton emploi du temps réel.

Conseil 7 : Utilise le 1:1 pour la présélection - Relie un Doodle 1:1 pour un court appel de pré-groupe. Propose trois à cinq horaires et laisse Doodle s'occuper de la réservation et des confirmations.

Astuce 8 : Percevoir le paiement au moment voulu - Pour les ateliers payants ou les sessions de formation continue, utilise la page de réservation Doodle ou le 1:1 avec Stripe pour percevoir les frais au moment de la réservation. Choisis de payer maintenant ou de réserver avec un paiement ultérieur.

Conseil 9 : Ajoute des blocs tampons - Ajoute 15 minutes avant et après chaque créneau. Cela protège tes notes et favorise une bonne gestion du temps.

Conseil 10 : Partage les inscriptions en toute sécurité - Envoie des invitations par courriel directement depuis Doodle à un maximum de 1000 contacts, ou partage un lien avec des partenaires de référence. Pas d'exposition des noms des participants.

Conseil 11 : Utilise Zapier pour garder les systèmes synchronisés - Connecte Doodle à ton outil d'accueil ou de messagerie du DSE grâce à Zapier. Ajoute de nouvelles inscriptions à un segment sans saisie manuelle.

Conseil 12 : rédige rapidement des descriptions claires - Dans Doodle Pro, utilise des descriptions générées par l'IA, puis affine le ton et la longueur. Cela permet de gagner du temps tout en conservant ta voix clinique.

Erreurs courantes à éviter

Évite ces pièges lors de la mise en place de feuilles d'inscription pour les thérapies de groupe et les ateliers.

Des outils et des solutions qui simplifient la planification

Voici comment Doodle soutient les thérapeutes et les conseillers à chaque étape.

Exemples concrets dans le cadre de thérapies

Principaux enseignements

• Utilise les feuilles d'inscription pour définir des créneaux horaires clairs, des limites de places et des rappels pour les groupes et les ateliers.

• Protège la confidentialité en cachant les détails des participants et en gardant les renseignements personnels hors des champs publics.

• Connecte ton calendrier et tes outils vidéo pour que les clients obtiennent des heures et des liens précis.

• Utilise 1:1 pour la sélection et la page de réservation avec Stripe pour les événements payants.

• Les sondages de groupe t'aident à choisir les horaires avant de publier ta feuille d'inscription.

Commence avec une meilleure planification

Tu aides les clients à apporter des changements significatifs. Ton emploi du temps doit soutenir ce travail. Utilise les feuilles d'inscription Doodle pour fixer des créneaux horaires, plafonner les places et garder les noms privés. Ajoute des rappels, connecte ton calendrier et laisse Doodle s'occuper des confirmations pendant que tu te concentres sur les soins.

Crée ta première feuille d'inscription en quelques minutes. Si tu as également besoin de liens de dépistage ou d'une inscription payante, ajoute une Page de réservation ou 1:1 et connecte Stripe. Doodle fonctionne avec Google Calendar, Outlook et Apple Calendar, ainsi qu'avec Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et Cisco.

Prêt à simplifier ton planning ? Crée un Doodle et vois comment les thérapeutes et les conseillers économisent des heures chaque semaine.