Travail à distance prolongé (dans un monde de coronavirus) : 3 pièges majeurs et comment les éviter

Le travail à distance, le télétravail, le travail à domicile (ou quel que soit le nom que vous lui donnez) n'est pas un nouveau phénomène ou une nouvelle tendance. C'est un mode de vie dans un monde où les appareils et technologies numériques/mobiles régissent nos vies 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Vous pensez que j'exagère ? Détrompez-vous. Une étude de Global Workplace Analytics a révélé que le nombre de travailleurs à distance a augmenté de 140 % depuis 2005.

Si l'on considère les nombreux avantages - flexibilité accrue, productivité, autonomie, confiance et équilibre entre vie professionnelle et vie privée - il est logique que le travail à distance joue un rôle aussi important dans la satisfaction, l'engagement et la fidélisation des employés. Les données le confirment, puisque 80 % des employés déclarent qu'ils seraient plus fidèles s'ils disposaient d'options de travail plus flexibles, comme le travail à domicile. Faut-il s'étonner que le travail à distance soit l'un des avantages les plus lucratifs (et les plus efficaces) utilisés par les stratégies de recrutement et de fidélisation des talents des RH ?

Mais malgré tous ses avantages, le travail à distance présente quelques pièges qui peuvent nuire à la satisfaction, à la productivité, à la collaboration et à l'engagement des employés. Regardez où nous en sommes actuellement. Face à l'actuelle pandémie de coronavirus, qui a fait des ravages de près ou de loin (dans plus de 118 pays, et ce n'est pas fini), les entreprises des États-Unis, d'Europe et d'Asie font preuve de prudence en demandant à leurs employés de travailler à distance par mesure de précaution (dans certains cas, il s'agit d'une suggestion, mais pour beaucoup d'entre elles, c'est désormais une politique obligatoire pendant deux semaines à un mois). Et à juste titre, à mon avis. Il vaut mieux être sûr que désolé.

Vous vous souvenez des pièges que j'ai décrits plus haut ? Eh bien, ils seront désormais décuplés, c'est le moins que l'on puisse dire. En tant que membre des équipes de RH et de direction de votre entreprise, vous avez la possibilité d'informer, de communiquer et d'accompagner vos nouveaux travailleurs à distance dans ce nouveau paysage - et de leur donner les ressources et les outils nécessaires pour être aussi productifs, engagés et collaboratifs que possible.

Écueil n° 1 : l'isolement social peut engendrer la solitude.

Les employés ont besoin de contacts humains et d'interactions. L'un des grands avantages d'aller au bureau tous les jours est de nouer des relations avec ses collègues. Les employés de bureau s'assoient ensemble pour déjeuner (ou sortent ensemble au restaurant) ; ils partagent des histoires personnelles sur leurs expériences sociales, leurs familles et leurs amis ; ils se racontent des blagues ; et ils partagent même des photos et des vidéos de vacances, de sorties sociales et autres.

Que se passe-t-il donc lorsque vous supprimez ces interactions humaines régulières et significatives pendant une période prolongée ? À la lumière de la pandémie de coronavirus, Sundar Pichai, PDG de Google, ainsi que d'autres dirigeants d'entreprise dans le monde, ont demandé aux employés d'adopter dès maintenant la pratique de la "distanciation sociale" afin de préserver leur sécurité et leur santé. Et à juste titre.

Mais cela va inévitablement conduire à un sentiment de solitude. Ce constat est corroboré par les conclusions du rapport 2019 sur l'état du travail de Buffer, qui a révélé que 19 % des travailleurs à distance interrogés luttaient contre la solitude. Cela peut, à son tour, avoir des répercussions sur la santé mentale et le bien-être des employés. Considérez maintenant ceci : Selon une méta-analyse cosignée par Julianne Holt-Lunstad, PhD, professeur de psychologie et de neurosciences à l'université Brigham Young, la solitude et l'isolement social sont deux fois plus nocifs pour la santé physique et mentale que l'obésité.

Comment l'éviter :

• Faites plusieurs pauses] (https://doodle.com/en/resources/blog/productivity-vs-creativity-how-to-get-better-results-by-doing-less/)

• Déconnectez-vous (à la fois mentalement et numériquement) lorsque la journée de travail est terminée. Cela signifie activer la fonction "Ne pas déranger" sur vos appareils mobiles et les applications que vous utilisez régulièrement comme Slack.

• N'ayez pas peur d'organiser des réunions en ligne avec des collègues, juste pour prendre des nouvelles (sans but professionnel précis). Et gardez la caméra allumée lorsque vous utilisez des outils de vidéoconférence pour ces chats vidéo. Cela peut aider à combattre le sentiment de solitude et renforcer le besoin d'interactions humaines des employés.

• Lors d'une conversation franche avec l'un de nos employés, Ricardo Brito, j'ai appris que l'un de ses coéquipiers était basé à distance dans un autre pays. Ainsi, lors de leurs réunions régulières, ils font un effort concerté pour passer les 10 premières minutes à rattraper le temps perdu et à parler de l'actualité et de ce qui se passe dans leur vie. C'est un moyen formidable de réduire le sentiment de solitude qui surgit inévitablement lorsque les employés travaillent à distance pendant de longues périodes.

**Écueil n° 2 : il peut être difficile de rester concentré et productif lorsque les distractions sont omniprésentes.

Vous connaissez l'adage populaire : "Quand la souris n'est pas là, le chat joue." Cela peut être particulièrement vrai pour le travail à distance.

Dans un environnement domestique, les types et les quantités de distractions se multiplient de manière drastique par rapport à ce que l'on peut trouver dans les environnements de bureau. À la maison, la télévision n'est qu'à quelques pas (en fonction de la taille de la maison de l'employé et de l'espace désigné pour travailler).

Personne n'est assis à proximité pour demander des comptes aux employés. Il peut être tellement tentant de regarder des vidéos en ligne, de faire défiler Facebook et Instagram pour voir ce que font les amis et de passer des appels téléphoniques personnels avec les amis et la famille.

Vos employés sont humains et une grande partie de l'embauche de personnes intelligentes consiste à leur inspirer confiance pour qu'ils fassent un excellent travail et soient responsables de l'atteinte de leurs objectifs. Donc, au lieu de supprimer complètement le travail à distance (ou d'adopter une mentalité/approche de "Big Brother" pour les gérer), donnez-leur la technologie et les outils numériques nécessaires pour être aussi productifs que possible. Croyez-moi, ils vous en remercieront.

Comment l'éviter:

• Créez un programme et respectez-le. Acceptez d'abord les réunions qui sont critiques en termes de temps et d'impact. Ajoutez des réunions supplémentaires lorsqu'elles ont un sens pour vos projets et vos résultats.

• Encouragez vos employés à fixer des limites claires dans leurs calendriers. Ne leur envoyez pas de messages ou de demandes en dehors des heures de travail normales (même s'ils sont à la maison). Et veillez à ce que les managers soient conscients de ne pas programmer des réunions à des heures qui ne leur conviennent pas et qui empiètent sur leurs matinées ou leurs soirées. Vous seriez surpris de la fréquence à laquelle cela se produit, d'après notre récente enquête sur la vie professionnelle et la vie privée.

• Intégrez les outils de communication interne que vos employés utilisent déjà au quotidien, comme Slack, dans votre logiciel de planification. Par exemple, vos employés peuvent ajouter le Doodle Bot sur Slack afin de ne jamais avoir à quitter Slack pour programmer leur prochaine réunion. C'est pratique et efficace, non ? Très. De plus, cela les rendra responsables et ponctuels pour les réunions qu'ils ont programmées.

• Soyez stratégique dans la gestion de votre temps. Mettez en place le blocage du temps dans votre calendrier (pour vous concentrer sur des projets clés pendant des périodes déterminées et éviter les réunions inutiles).

Piège n° 3 : La distanciation sociale peut provoquer des malentendus et des ruptures de communication.

La communication efficace et engageante est un art. C'est déjà assez difficile à réaliser lorsque vos employés sont face à face (ou assis) avec des collègues, des coéquipiers, des clients, des partenaires et d'autres parties prenantes. Alors, si l'ensemble de votre personnel se met à travailler à distance pendant la pandémie de coronavirus, la communication sera encore plus difficile.

Il s'ensuivra probablement des malentendus, une mauvaise communication sur les attentes et les résultats du projet, voire des problèmes de performance. Cela peut conduire à des tensions et à de l'animosité entre collègues de travail. Cela donnera inévitablement aux employés davantage de raisons d'éviter, voire d'annuler, des réunions qui pourraient être nécessaires pour mener à bien des projets et obtenir des résultats commerciaux. Aucune entreprise ne souhaite ces résultats.

Comment l'éviter:

• Soyez attentif aux horaires des autres et arrivez à l'heure (ou quelques minutes en avance) aux réunions prévues.

• N'invitez pas tout le monde (et leur mère) aux réunions. Elon Musk a une règle essentielle pour organiser des réunions efficaces : si une personne n'apporte pas de valeur ajoutée, elle doit partir. Mieux encore, n'invitez pas les personnes qui n'apporteront pas de valeur ajoutée/contribueront directement.

• Si vous souhaitez que les réunions se déroulent sans heurts (et qu'elles débouchent sur les contributions et les actions souhaitées), veillez à poser les questions nécessaires aux participants avant la réunion.

Pour en savoir plus sur la façon dont le logiciel de planification Doodle peut aider vos employés (qu'ils travaillent dans un bureau ou à distance) à rester productifs, engagés et collaboratifs, consultez notre livre blanc "Success Stories ".