7 Essential Time Management Tools for Educators

Que vous soyez enseignant, professeur, doyen, directeur ou même dans un rôle de soutien, comme l'administration, il semble que le fait d'être surchargé de travail, de manquer de temps et de n'avoir que peu ou pas d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée soit tout à fait normal pour ceux qui travaillent dans le secteur de l'éducation. Des solutions doivent être trouvées rapidement. Sinon, nous risquons de perdre une génération d'enseignants à cause du stress, de l'épuisement professionnel et du simple désengagement.

Le secteur de l'éducation est peut-être le plus touché, mais il n'est pas le seul, le stress au travail atteignant des niveaux record (https://www.stress.org/workplace-stress#:~:text=Highlighted%20statistics%20from%20the%20report,stress%20than%20a%20generation%20ago) dans tous les secteurs. Les organisations et les industries s'attaquent de front à ce problème, avec des programmes qui apprennent aux employés à réduire leur anxiété et à mieux gérer leur temps, complétés par de nombreuses applications et outils qui aident les travailleurs de tous bords à développer une meilleure relation avec le travail.

Par le passé, le secteur de l'éducation a été lent à adopter les nouvelles technologies de toutes sortes. Toutefois, les établissements d'enseignement ont commencé à prendre conscience des avantages potentiels de la technologie. La pandémie de COVID-19, qui a forcé un grand nombre d'écoles à passer du jour au lendemain à des cours en ligne, a exigé que le secteur commence enfin à embrasser l'edtech. Mais ce nouvel amour pour la technologie ne devrait pas se limiter aux outils pédagogiques, car il existe un nombre considérable d'applications et de solutions qui pourraient aider tous ceux qui travaillent dans le secteur de l'éducation à mieux gérer leur temps et à établir une relation plus saine et plus agréable avec leur carrière.

Voici sept des meilleurs outils pour vous aider à démarrer.

1. Toggl

Pour paraphraser le mathématicien britannique du XIXe siècle Lord Kelvin, "Si vous pouvez le mesurer, vous pouvez l'améliorer." C'est pourquoi les applications de suivi du temps comme Toggl sont le meilleur point de départ lorsqu'on cherche à améliorer la gestion du temps au sein de son établissement. Les utilisateurs peuvent consigner les heures qu'ils consacrent à chacun de leurs projets et même classer les projets en fonction de leur type, en utilisant une application mobile ou une version web.

2. Todoist

"Si vous ne planifiez pas, vous planifiez d'échouer", disait Benjamin Franklin et à peu près tous les entraîneurs sportifs de lycée de ces 50 dernières années. Cependant, il y a plus qu'un soupçon de vérité dans ce cliché. Une heure de planification vaut autant que 10 heures de travail sans but. Il est donc logique que les personnes qui dressent des listes de tâches et se fixent des objectifs (seuls 14 % des gens entrent dans cette catégorie, apparemment) aient beaucoup plus de succès que celles qui prennent la vie comme elle vient.

Si vous faites partie des planificateurs de la vie, il y a de fortes chances que votre vie soit organisée via un assortiment sans fin de carnets et de post-it, ou que vous ayez déjà opté pour une alternative numérique. Il existe de nombreuses options, mais nous aimons Todoist car son utilisation ne nécessite pas de diplôme de programmation et les applications web et mobile sont toutes deux organisées simplement. De plus, vous pouvez commencer par votre liste de tâches personnelle, puis créer des listes partagées avec les membres de votre famille (listes de courses ou de tâches ménagères, par exemple) ou vos collègues, si vous travaillez ensemble sur un projet et souhaitez rationaliser la planification sans avoir à apprendre les subtilités déconcertantes du logiciel Gantt.

3. Focus Keeper

Planifier des tâches est une chose, les faire cocher sur la liste des choses à faire en est une autre. Malheureusement, pour un trop grand nombre de personnes, la technologie est devenue plus un obstacle qu'une aide pour ce faire. Combien de fois avez-vous été en train de corriger une pile de papiers pour qu'un courriel, un commentaire Instagram ou une bulle de discussion apparaisse sur votre portable et attire votre attention ? Soudain, une demi-heure s'est écoulée et vous vous souvenez de ces papiers que vous étiez en train de corriger.

Selon les recherches, nous sommes distraits de la tâche principale sur laquelle nous travaillons toutes les 11 minutes. Une fois que nous sommes distraits, il peut nous falloir jusqu'à 25 minutes pour retrouver notre pleine productivité. L'employé moyen perd donc plus de deux heures par jour à cause des distractions. Si vous passez déjà six heures par jour à donner des cours, votre emploi du temps ne vous permet pas de passer autant de temps improductif sans empiéter sur votre temps privé.

Focus Keeper est basé sur la technique Pomodoro, qui part du principe que les gens travaillent plus efficacement par tranches de 25 minutes entrecoupées de pauses de cinq minutes. Si vous avez du pain sur la planche, activez Focus Keeper, désactivez les autres alertes et laissez l'application vous dire quand les 25 minutes sont écoulées, puis quand il est temps de se remettre au travail. Vous pouvez personnaliser la durée des sessions et des pauses si vous trouvez que votre cerveau bat à un rythme différent. La fonction de suivi vous permettra de savoir à quel moment vous avez été le plus efficace et vous pourrez commencer à adapter votre programme en conséquence.

4. Doodle

Les organisations sont construites sur une base de réunions et les écoles ne sont pas différentes. Qu'il s'agisse de conférences entre enseignants et parents, de tête-à-tête entre étudiants et professeurs, de réunions de professeurs, de réunions du bureau du doyen, d'appels de recrutement ou de toute autre réunion habituelle entre équipes, il est probable que vous passiez des heures par semaine en réunion. Et vous passez probablement tout autant de temps à essayer de les organiser en premier lieu.

Pour les enseignants, les assistants et le personnel de soutien, Doodle est une évidence, car il élimine tous les tracas et, surtout, le temps nécessaire à la planification des réunions (https://doodle.com/en/features/). Par exemple, les professeurs peuvent éviter de prendre des rendez-vous avec plusieurs étudiants en connectant leurs calendriers Google et Microsoft Office à leurs comptes Doodle. Ils peuvent également éviter d'envoyer des courriers électroniques et se contenter d'envoyer une URL Doodle personnalisée à leurs étudiants, aux autres membres du corps enseignant et aux administrateurs. La fonction de sondage/réunion de groupe est exceptionnellement puissante et permet de gagner du temps lorsqu'il s'agit de réunions impliquant un grand nombre de participants occupés, comme les réunions de professeurs. Vous vous demanderez comment vous avez pu vivre sans elle.

5. Google Drive

Même dans le monde hautement numérisé d'aujourd'hui, vous seriez surpris de voir combien d'enseignants et de départements ont encore une approche analogique de la préparation des cours et du partage des notes. Les étagères remplies de textes, les dossiers remplis de notes pédagogiques et les bureaux surchargés de devoirs imprimés sont encore monnaie courante.

Il devient difficile pour les élèves et les autres enseignants de trouver des documents lorsqu'ils en ont besoin. Il en résulte des appels téléphoniques ou des courriers électroniques supplémentaires pour tenter de localiser les documents, ce qui ne fait qu'alourdir la charge de travail d'éducateurs déjà surchargés.

L'utilisation d'outils tels que Google Drive ou Dropbox permet de partager des documents rapidement et facilement. Les élèves et les enseignants peuvent utiliser ces services basés sur le Web comme référentiel pour leurs notes, leurs supports et même leurs devoirs. L'accès est possible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et les notes ou textes importants ne seront plus jamais perdus.

6. Expensifier

Qu'il s'agisse d'universitaires qui voyagent beaucoup pour assister à des conférences ou donner des cours invités ou de recruteurs d'universités qui se présentent à des salons dans tout le pays, le personnel scolaire est responsable d'un grand nombre de notes de frais. Celles-ci doivent souvent être classées et traitées avant que les membres du corps enseignant puissent être remboursés. Pour beaucoup d'organisations, ce processus est long et laborieux.

En moyenne, chaque note de frais prend 20 minutes à remplir et coûte environ 50 € à traiter. Un rapport sur cinq contient des erreurs qu'il faut 18 minutes de plus pour corriger, ce qui représente une charge supplémentaire pour le service comptable. L'ensemble du processus est si problématique que plus de la moitié des employés déclarent avoir omis de réclamer des frais dans le passé, utilisant leur propre argent pour couvrir des frais qui ont été engagés pour représenter l'école. Ce n'est pas l'idéal.

Un logiciel de gestion des dépenses facile à utiliser et intuitif comme Expensify peut rapidement résoudre bon nombre de ces problèmes. Le personnel de l'école peut simplement prendre des photos des reçus et enregistrer les kilomètres en déplacement via l'application mobile, et l'image est scannée et traduite en données pertinentes, puis ajoutée à un rapport. Le logiciel reconnaît également les erreurs ou les doubles saisies. Cela rend une grande partie du processus en libre-service et réduit la charge de travail du service comptable.

7. Une application scolaire

Il en existe des centaines, destinées à des segments spécifiques du secteur de l'éducation, depuis les crèches et les écoles maternelles jusqu'aux universités. Certaines sont des plates-formes de gestion scolaire qui incluent tout, du traitement des paiements à la réservation des salles de classe, en passant par la gestion des documents et la programmation des heures d'arrivée des bus scolaires.

Quel que soit votre choix, la base de toute application scolaire doit être une communication plus facile. Il est essentiel que les enseignants puissent communiquer avec toute une classe (ou leurs parents) via l'application et qu'il soit facile de trouver des informations essentielles, telles que les dates de vacances, les modifications apportées à l'emploi du temps et les coordonnées d'autres services spécifiques. Cela évitera à toute l'école de passer des heures à répondre à des courriels et à des appels téléphoniques et permettra aux élèves d'être plus engagés et mieux informés.

Si vous souhaitez apprendre comment fonctionne Doodle et comment il peut vous aider à maîtriser la gestion du temps à l'école, contactez l'un de nos experts en planification.