5 raisons pour lesquelles le courrier électronique tue la productivité à l'école

Des journées de travail courtes, de longues vacances et un véritable impact sur la société. Comment ne pas aimer une carrière dans l'éducation ? Eh bien, beaucoup, semble-t-il. Il y a actuellement une pénurie généralisée d'enseignants qualifiés qui s'étend aux États-Unis (https://www.epi.org/publication/the-teacher-shortage-is-real-large-and-growing-and-worse-than-we-thought-the-first-report-in-the-perfect-storm-in-the-teacher-labor-market-series/), de l'autre côté de l'Atlantique au Royaume-Uni, et même en Europe continentale.

Là où il n'y a pas de pénurie actuellement, dans les postes administratifs ou de direction, les titulaires sont vieillissants. Le secteur ne parvient pas à attirer les jeunes talents en nombre suffisant pour les remplacer.

L'une des principales raisons de cette situation est que l'enseignement est aujourd'hui perçu comme une profession très stressante, à juste titre. Des recherches menées par la National Foundation for Educational Research ont révélé que les enseignants souffrent plus de stress lié au travail que toute autre profession, avec des niveaux élevés de burnout qui poussent un nombre inquiétant d'enseignants à quitter leur emploi. Ces chiffres sont moins importants dans les postes administratifs et de soutien, mais restent plus élevés que dans les emplois de bureau équivalents dans d'autres secteurs.

La plupart des enseignants citent trois raisons principales pour expliquer les niveaux de stress époustouflants qu'ils ressentent au quotidien : le comportement des élèves, le fait d'être constamment esclave des évaluations et le manque de temps.

La technologie est censée être l'un des principaux moyens d'aborder la gestion du temps, en utilisant des outils pour accroître notre productivité et notre efficacité et en éliminant les mauvais comportements répétitifs qui peuvent être automatisés. Mais, en réalité, ce n'est pas le cas pour de nombreuses professions, y compris dans le secteur de l'éducation, où la dérive numérique a vu la technologie devenir le maître plutôt que le serviteur des enseignants et administrateurs. Cela n'est nulle part plus évident que dans la relation avec le courrier électronique.

Raison 1 : le monstre du courrier électronique est en pleine expansion.

L'un des principaux problèmes auxquels les enseignants sont confrontés est le simple manque de temps. Après avoir été debout et avoir travaillé pendant environ six heures par jour, ils doivent ensuite s'acquitter d'une longue liste de tâches administratives, de la planification à la notation et, bien sûr, à l'envoi d'e-mails.

Bien que le courrier électronique existe depuis plus de 40 ans et soit largement utilisé depuis 20 ans, sa popularité ne montre aucun signe de ralentissement. Le nombre d'utilisateurs d'e-mails, de comptes de messagerie et d'e-mails envoyés augmente encore chaque année. Un peu plus de 200 milliards d'e-mails ont été envoyés en 2015 et ce chiffre est passé à près de 350 milliards en 2019. Selon Statista, ce chiffre devrait augmenter. à plus de 347 milliards d'emails quotidiens en 2022.

L'employé moyen passe 13 heures par semaine à lire et à répondre à des courriels. Pour les enseignants, cela représente 650 heures supplémentaires par an consacrées à des tâches de faible valeur qui ne sont pas liées à la planification des cours, à la correction des copies ou à l'enseignement proprement dit. Ces chiffres sont problématiques pour toutes les industries et tous les secteurs. Pour un secteur de l'éducation confronté à des pénuries marquées dues principalement à des problèmes de stress et de gestion du temps, le temps passé sur les e-mails pourrait être la goutte d'eau qui fait déborder le vase.

Raison 2 : le problème du spam

Commençons par la bonne nouvelle. Nous ne sommes plus en 2009. Si nous étions en 2009, vous pourriez vous attendre à ce qu'un pourcentage colossal de 94 % de vos e-mails reçus soit constitué de spam. Grâce à l'amélioration de la sécurité et des bloqueurs, ce chiffre est descendu à 67 %, ce qui est tout de même assez élevé. Et c'est la mauvaise nouvelle.

Seul un tiers des messages qui arrivent dans la boîte de réception moyenne sont pertinents et importants. Cela signifie que les éducateurs perdent beaucoup de temps à faire le tri entre ce qui est important et ce qui ne l'est pas. La situation est encore pire si l'on inverse l'équation. Les taux d'ouverture des e-mails oscillent généralement entre 30 et 35 %. Lorsque les écoles envoient des messages importants aux élèves et aux parents par e-mail, deux tiers d'entre eux ne les ouvrent même pas, et encore moins les lisent attentivement. Toutes ces excuses du type "je ne savais pas que l'excursion avait lieu aujourd'hui" prennent soudain tout leur sens.

C'est également la raison pour laquelle l'e-mail est une méthode imparfaite pour partager des documents ou du matériel pédagogique avec les élèves pendant un cours. Lorsque tous les "C'est dans votre dossier spam ?", "Il a rebondi - pouvez-vous épeler votre nom à nouveau ?" et "Non, s'il vous plaît, ne répondez pas à tous" seront terminés, le cours sera lui aussi terminé.

Raison 3 : Vous ne pouvez pas vous éteindre si vous ne pouvez pas vous éteindre.

Autrefois, si le courrier avait été distribué et que vous aviez quitté votre classe ou votre bureau, vous n'étiez pas joignable avant le lendemain. Une époque plus simple où, sans doute pas une coïncidence, il y avait beaucoup moins de pénuries d'enseignants qualifiés.

L'appareil mobile a changé la donne et, bien que le fait de transporter toute cette puissance informatique dans nos poches présente de nombreux avantages, la frontière entre le travail et la maison s'est estompée pour tous les employés, mais surtout pour les éducateurs. Lorsque la journée d'enseignement est terminée, toutes les questions des élèves ou des parents d'élèves commencent.

Plus de 80 % des employés consultent leur courrier électronique en dehors des heures de travail normales, ces données étant représentatives des employés du secteur de l'éducation. Plus de la moitié des enseignants admettent consulter et répondre à des courriels pendant leurs vacances de Noël, créant ainsi une culture stressante et insoutenable. Le résultat est un secteur de l'éducation toujours joignable mais jamais capable d'être pleinement présent et une culture dans laquelle le cri le plus fort est traité en premier.

Raison 4 : un secteur sous pression

Vous passez cinq à six heures à donner des cours - qui nécessitent tous une préparation - puis vous devez faire face à une batterie de devoirs qui doivent être revus et notés. Pendant ce temps, votre boîte de réception déborde des mini-drames, des excuses, des questions, des exigences, des espoirs et des rêves de vos élèves ou de leurs parents, qui sont tous les éléments les plus cruciaux de leur monde à ce moment-là. Et puis, quand vous arrivez aux vacances, vous ne pouvez plus l'éteindre. Faut-il s'étonner que les éducateurs soient stressés ?

Si vous êtes déjà au point de rupture, le courrier électronique n'est pas votre ami. Des chercheurs de l'université d'Irvine et de l'armée américaine (https://news.uci.edu/2012/05/03/jettisoning-work-email-reduces-stress/) ont découvert que le simple fait de recevoir des e-mails a un impact mesurable sur le niveau de stress et la capacité à se concentrer. Il a également un effet négatif sur l'efficacité et la productivité, car les personnes qui reçoivent des e-mails ont tendance à changer de fenêtre deux fois plus souvent que celles qui n'ont pas d'onglet ou de client de messagerie ouvert. À cela s'ajoute le fait que il faut plus d'une minute pour qu'une personne moyenne retrouve son niveau de productivité antérieur après avoir fini de lire, de supprimer ou de répondre à un courriel, quelle que soit l'importance de ce courriel.

Les enseignants et les chargés de cours débordés ne peuvent tout simplement pas se permettre de perdre du temps ou de la productivité à cause du courrier électronique.

Raison 5 : il n'y a pas de règles pour le courrier électronique.

Compte tenu de l'omniprésence de l'e-mail, il est quelque peu étrange que les organisations et les institutions réfléchissent rarement aux règles et aux directives relatives à son utilisation, qu'il s'agisse d'e-mails entre membres du personnel ou de correspondance entre professeurs et étudiants.

Si des directives plus strictes étaient mises en place, la règle numéro un serait bien entendu la suivante : ARRÊTEZ DE METTRE TOUT LE MONDE EN COPIE.

Supposons que les écoles reconnaissent et admettent que les enseignants et les employés sont surchargés de travail et surstressés et que, même si le courrier électronique est un mal nécessaire, il aggrave le problème. Dans ce cas, elles peuvent commencer à trouver des solutions. Même de petits changements, comme demander à tous les employés de limiter le nombre de copies conformes, ne pas envoyer de courriels inutiles comme "Merci", ou n'inclure que les destinataires les plus nécessaires, peuvent aider à réduire le stress lié aux courriels.

Comme le courrier électronique est différé et non conflictuel, il est souvent utilisé comme un bouclier derrière lequel se cacher lorsque les gens veulent faire des remarques ou des plaintes difficiles. Cependant, ces conversations sont rarement bien comprises ou résolues par courrier électronique et conduisent à un jeu sans fin de "qu'est-ce qu'il voulait dire quand il a dit...", les destinataires essayant de déduire le ton et le sens de chaque ligne, qu'ils soient présents ou non.

Cette même barrière invisible que constitue le courrier électronique peut entraîner des erreurs de communication et avoir un impact sur la nature des relations. Les élèves qui sont respectueux en face à face peuvent adopter un ton plus détendu ou plus intime lorsqu'ils communiquent par courrier électronique, les enseignants tombant parfois dans le même piège. Les parents de jeunes élèves peuvent également avoir l'impression d'avoir plus facilement accès aux enseignants, en envoyant des courriels dans des situations où ils ne prendraient pas le téléphone et n'appelleraient pas ou ne planifieraient pas une réunion en face à face.

Conseils pour retrouver la productivité

Il s'avère que le simple fait de limiter les e-mails ne résout pas ce problème. Tout le monde veut utiliser le courrier électronique quand il est utile, sans devenir l'esclave d'une boîte de réception de plus en plus encombrante. Alors comment les écoles peuvent-elles réduire le temps, le stress et la productivité liés à l'e-mail ?

Consultez notre étude de cas sur l'UC Davis pour voir comment Doodle aide ses chercheurs de laboratoire à automatiser les tâches administratives afin qu'ils puissent se concentrer sur leurs recherches scientifiques.