Comment organiser des réunions de professeurs sans chaos

Lors de l'un de mes premiers emplois à l'université, j'ai été chargée d'organiser une réunion de professeurs dans quatre départements. Je me suis demandé si cela pouvait être difficile. En fait, c'était comme jouer à Tétris, sauf que chaque pièce était invisible et que la moitié des joueurs ne répondaient pas aux courriels.

Nous avons finalement réussi à le programmer... 11 jours plus tard. C'est à ce moment-là que j'ai appris que la planification n'est pas seulement une question de logistique, mais aussi une compétence en matière de leadership.

Voici comment j'aborde désormais la question de l'emploi du temps des professeurs de manière rapide, respectueuse et beaucoup moins frustrante.

1. Commencez par un sondage sur l'emploi du temps, et non par un courriel ouvert

La phrase "Quand êtes-vous libre ?" est peut-être la plus inefficace de l'enseignement supérieur. Les enseignants jonglent avec la recherche, l'enseignement, le conseil et le travail en comité - ne commencez donc pas par des suppositions.

Au lieu de cela, utilisez un sondage avec quatre à six options de temps forts, partagez un lien et laissez tout le monde voter. Une fois les résultats obtenus, retenez le meilleur choix et envoyez l'invitation au calendrier. Lors d'une récente planification départementale que j'ai soutenue, nous sommes passés de dix courriels à un sondage et à une heure confirmée en moins de 24 heures.

2. Fixer des attentes claires en matière de rsvp

Certains retards que j'ai constatés très tôt n'étaient pas dus à la programmation, mais à l'ambiguïté. Dans votre message initial, indiquez clairement quand vous avez besoin de réponses, ce qui se passe si quelqu'un ne répond pas, et si la participation est obligatoire ou facultative. Cela donne le ton et aide le corps enseignant à agir rapidement.

3. Programmation par lots pour les réunions récurrentes

Si vous organisez des réunions pour tout un semestre, ne le faites pas une par une. Envoyez un sondage unique avec plusieurs dates et précisez si l'objectif est de choisir un créneau hebdomadaire ou de confirmer quelques réunions individuelles à l'avance.

Les enseignants apprécient de connaître le rythme à l'avance. Et une fois qu'il est inscrit au calendrier, vous avez éliminé un casse-tête récurrent.

4. Construire en fonction des contraintes connues

Il n'est pas nécessaire d'avoir accès à l'agenda complet de tout le monde pour être prévenant. Proposez des options qui évitent les conflits courants tels que les blocs de cours, les réunions permanentes de la faculté ou les fêtes religieuses. Pensez également aux horaires hybrides ou aux trajets domicile-travail.

Ces petits gestes montrent que vous accordez de l'importance à leur temps - et se traduisent généralement par une meilleure participation.

5. Respectez le résultat et donnez suite

Une fois que les votes ont eu lieu, agissez rapidement. Envoyez une invitation au calendrier, incluez un lien vidéo si nécessaire et partagez l'ordre du jour ou les documents préparatoires. S'ils ne sont pas encore prêts, indiquez simplement quand les attendre.

Et remerciez toujours les participants pour leur contribution. Ils seront ainsi plus enclins à s'engager la prochaine fois.

La planification ne doit pas être un fardeau, ni un marathon d'une semaine dans la boîte de réception. Avec la bonne approche et des outils comme Doodle, la coordination entre les départements peut être efficace. Peut-être même facile.