Guides pratiques

Comment organiser des ateliers et des cours avec des feuilles d'inscription ?

Temps de lecture : 3 minutes

Mise à jour : 7 juil. 2025

Two women are standing and talking on microphones in a workshop or seminar. One is asking questions to the moderator.

Une étude réalisée en 2024 par l'American Society for Training and Development a révélé que les listes manuscrites ou envoyées par courrier électronique laissent en moyenne 7 % des sièges vides parce que les participants ne finissent jamais de s'inscrire.

Le même rapport note que les programmes utilisant des feuilles numériques en direct collectent les paiements deux jours plus tôt en moyenne. Ces chiffres se vérifient lorsque j'aide les enseignants à mettre en place des feuilles d'inscription Doodle. Une fois que la liste est en ligne, les places se remplissent plus rapidement et l'organisateur récupère les heures perdues à trier le papier ou à courir après les réponses "peut-être".

Pourquoi une feuille d'inscription numérique change tout

Les experts de la Brookings Institution affirment que l'inscription est le premier point de confiance. Si le formulaire semble maladroit, l'abandon commence avant même que les apprenants n'atteignent la salle de classe. Une note de l'OCDE de 2024 ajoute que la rationalisation de l'inscription est directement liée à l'augmentation des taux d'achèvement des études dans quarante systèmes scolaires. En construisant un seul chemin fiable, vous collectez les noms, les détails du fuseau horaire et le consentement à la confidentialité des données en un seul mouvement.

Ne considérez pas le succès comme une action unique, mais comme un système. Ce sont ces dix éléments qui lui permettent d'aller de l'avant :

Feuilles d'inscription Doodle, Google Calendar, code QR, Excel, système de gestion de l'apprentissage, passerelle de paiement (Stripe), CRM, conformité GDPR, suivi des présences, et un dossier de stockage en nuage pour les reçus. Lorsque ces éléments communiquent entre eux, l'ensemble de l'événement se déroule sans qu'il y ait de problèmes de dernière minute avec les feuilles de calcul.

Cinq tactiques pour transformer une feuille blanche en un tableau de service complet

1. Passer de formulaires statiques à un suivi en direct des capacités

Les PDF statiques ne peuvent pas vous avertir lorsque la dernière place disparaît. Créez une feuille d'inscription Doodle, fixez une limite de places et observez l'évolution de la capacité en temps réel. Ajoutez une alerte qui vous envoie un courrier électronique lorsque la liste atteint 90 %. Les instructeurs du Centre de recherche sur l'apprentissage et l'enseignement de l'Université du Michigan ont constaté une réduction de 14 % du nombre de désistements lorsque les alertes de capacité en temps réel ont remplacé les comptages manuels.

2. Intégrer le paiement au moment de l'engagement

Des chercheurs de Brookings ont établi un lien entre les difficultés de paiement et près d'un tiers des absences aux ateliers. Les feuilles d'inscription Doodle sont connectées à Stripe, de sorte que les frais de scolarité sont réglés sur la même page que celle où est enregistré le nom de l'apprenant. Un reçu horodaté atterrit dans un dossier partagé sur le cloud, satisfaisant à la fois les équipes financières et les auditeurs de conformité GDPR. En supprimant l'écart entre "je suis intéressé" et "j'ai payé", vous protégez les revenus avant que l'enthousiasme ne s'estompe.

Étape	Méthode manuelle	Feuilles d'inscription Doodle
Nombre de places atteint	Vérifier manuellement la feuille de calcul	Alerte automatique par e-mail
Collecter les paiements	Factures séparées	Formulaire Stripe
Fichier vers LMS	Copier-coller des e-mails	Exportation en un clic

3. Utiliser des codes QR pour les inscriptions spontanées et les décisions tardives

Il arrive encore que des personnes passent devant une salle de classe et décident de s'y inscrire. Générez un code QR qui renvoie directement à la feuille d'inscription et affichez-le à la porte. L'article d'Edutopia intitulé " Boosting Participation with Micro-Choices " fait état d'une augmentation de 20 % des inscriptions sur place après que les organisateurs ont adopté des raccourcis QR. Comme le QR pointe vers votre feuille de présence, chaque personne qui se présente se retrouve dans la même liste et dans le même calendrier que ses pairs préinscrits.

4. Synchronisez la liste avec votre système de gestion de l'apprentissage

Taper les courriels dans le système de gestion de l'apprentissage entraîne des fautes de frappe qui empêchent la réinitialisation des mots de passe. Exportez la liste Doodle au format CSV, puis importez-la dans Moodle, Canvas ou un autre système de gestion de l'apprentissage. Le rapport de l' UNESCO sur l'état de préparation à l'éducation numérique en 2024 estime que l'importation automatisée des listes permet aux formateurs d'économiser deux heures par lancement de cours. Synchronisez une fois et le système de gestion de l'apprentissage peut envoyer des liens vers les syllabus et des rappels de dates limites sans clics supplémentaires.

Conseil de pro : lorsque votre atelier propose des laboratoires optionnels, créez chaque laboratoire comme son propre créneau à l'intérieur de la même feuille Doodle. Les apprenants choisissent leur laboratoire, reçoivent une invitation personnelle dans leur calendrier Google et vos chiffres s'équilibrent automatiquement.

5. Transmettre les données de fréquentation aux parties prenantes

Après les cours, exportez le registre des présences et envoyez-le dans un CRM tel que Salesforce. L'IBM Institute for Business Value - Skills Development Outlook 2025 indique que les programmes qui partagent des données concrètes obtiennent 40 % de réservations supplémentaires par rapport à ceux qui n'offrent qu'un retour d'information anecdotique. En bouclant la boucle des données, on prouve la valeur du programme et on favorise l'amélioration continue.

Questions fréquemment posées

Puis-je créer des événements ou des sessions qui se chevauchent dans un même lieu ou un même créneau horaire ? Oui. Avec Doodle, c'est possible. Contrairement à d'autres outils qui bloquent un créneau horaire dès que vous l'utilisez pour un lieu, Doodle vous permet de créer des sessions en même temps. Ainsi, si vous souhaitez organiser des ateliers au même endroit ou réutiliser un créneau horaire pour un autre groupe, aucun problème. C'est vous qui avez le contrôle, pas votre calendrier.

Quelle est la taille des classes sur un niveau gratuit ? Le niveau de base gère jusqu'à cent réponses. Pour les événements plus importants, passez à la version supérieure pour bénéficier d'un nombre illimité de places et d'analyses plus approfondies.

Si quelqu'un insiste pour payer en espèces, ajoutez une note de paiement manuel sur sa rangée. Le nombre de sièges reste exact et les équipes financières procèdent à un rapprochement ultérieur sans avoir à deviner.